Tack vare teknikens intåg är den tid då människor använde bläck för att skriva under på papper för länge sedan förbi. Vi har nu elektroniska signaturer, även kallade e-signaturer eller maskinskrivna signaturer. Det faktum att dessa signaturer blir tidsstämplade, är säkra, spårbara och sparar både tid och pengar har gjort dem till en favorit i näringslivet.
Enligt statistiken har transaktioner som görs med hjälp av elektroniska signaturer skjutit i höjden till 754 miljoner dollar inom de senaste fem åren från 89 miljoner dollar.
Även om maskinskrivna signaturer har hjälpt till att snabba upp och förbättra affärer i ungefär 20 år nu, är det inte många som förstår dem. Den här artikeln kommer att ge en inblick i innebörden av maskinskrivna signaturer och om de är lagliga eller inte.
Men om man följer den juridiska definitionen innebär en maskinskriven signatur en elektronisk process, symbol eller ljud som associeras eller knyts logiskt till en handling ett kontrakt. Baserat på innebörden från juridiklexikonet är det ett sätt att avtala elektroniskt utan att använda papper.
Men det är inte alla maskinskrivna signaturer som är lagliga. Den måste uppfylla vissa kvalifikationer för att betraktas som laglig, vilket innebär att den bevisar att ditt kontrakt är legitimt. Precis som många andra kanske du kämpar med att ta reda på om maskinskrivna signaturer är juridiskt bindande eller inte. Lyckligtvis är de det, men lagen om deras legalitet skiljer sig åt mellan olika länder.
Lagstiftningen om maskinskrivna signaturer
Enligt USA:s lag om elektroniska signaturer och registerföreningar (Electronic Signature and Records Association Act) blir en elektronisk signatur fullt laglig först när alla parter är överens om att använda den. Dessutom bör varje delstat, baserat på Uniform Electronic Transactions Act, ha en översikt över hur elektroniska signaturer ska användas. Detta gäller även för Europeiska unionen.
Men även om det finns lagstiftning i olika stater och länder är det klokt att göra detaljerade efterforskningar på nätet och undersöka vidare. Alternativt kan du söka tjänster av juridiska rådgivare för detaljer och förtydliganden. I USA används maskinskrivna signaturer för att skapa lagstiftning. Du kan också presentera en e-signatur i domstol som bevis.
I Storbritannien accepterades maskinskrivna signaturer enligt landets lag genom Electronic Signatures Regulations år 2002. Enligt denna lag är det inte ett måste för ett avtal att bestå av en skriftlig underskrift. För att ett avtal ska vara giltigt räcker det med att alla parter är överens och förstår avtalet grundligt. Därför utgör en maskinskriven signatur ett bevis på att alla inblandade parter har kommit överens om villkoren.
I EU accepterades maskinskrivna signaturer som juridiskt bindande genom ett ramdirektiv för elektroniska signaturer. Enligt detta direktiv kan en elektronisk signatur inte avvisas enbart på grund av att den skapades elektroniskt.
Hur du gör dina maskinskrivna signaturer juridiskt giltiga
Att använda maskinskrivna signaturer i ditt företag är lagligt och accepterat. Men för att den ska vara juridiskt giltig måste du följa följande regler:
- Bevisa att undertecknaren ville skriva under genom att tillhandahålla alternativ som ”Avbryt”.
- Bevisa att undertecknaren ville genomföra sin verksamhet elektroniskt. Se till att du får samtycke från undertecknaren innan du skriver under att denne accepterar att använda en maskinskriven signatur i dina affärstransaktioner eller kontrakt. Det bästa sättet är också att ge möjlighet att skriva under på papper och låta undertecknaren välja.”
- Ge en bestämd egenskap för undertecknarens maskinskrivna signatur. Registrera ett e-postspår, mobiltelefonnummer, tidsstämpel och IP-adress. Ett identifieringssystem, t.ex. tvåstegsidentifiering för undertecknarna, kan användas. Undertecknaren kanske ser det som ett extra steg, men det bidrar till att förbättra undertecknarens standard för tillskrivning.
- Säkerställ att du kopplar eller associerar signaturen med det undertecknade dokumentet.
Om du uppfyller alla ovanstående krav, kommer alla dina maskinskrivna signaturer att betecknas som juridiskt bindande. Men det finns fall där maskinskrivna signaturer inte räknas. Undrar du varför? Tänk på följande.
När typade signaturer anses olämpliga?
I fall av viktiga ceremonier och dokument som dödsattester eller födelseattester, skilsmässor och adoptioner beaktas inte typade signaturer. En notarie eller flera vittnen krävs. Skrivna signaturer avvisas också om undertecknarna inte är datorkunniga.
Förståelse av skrivna signaturer
Det råder ingen tvekan om att skrivna signaturer har förbättrat affärsverksamheterna och bidragit till att påskynda affärstransaktioner. För att din e-signatur ska erkännas som juridiskt bindande måste du uppfylla de villkor som förklaras ovan. Men för vissa särskilda dokument och tillfällen räknas inte maskinskrivna signaturer.