Vad är en inköpsorder?

I upphandling finns det termer som är lika men ändå tillräckligt olika för att skapa förvirring. En vanlig källa till förvirring är skillnaden mellan en inköpsrekvisition och en inköpsorder. Att förstå skillnaden mellan dessa två viktiga dokument är viktigt för ett smidigt arbetsflöde inom ditt företag.

Vad är en inköpsrekvisition?

En inköpsrekvisition är ett formellt dokument som används när en anställd behöver köpa eller beställa något på uppdrag av sin organisation. Dokumentet informerar avdelningscheferna eller inköpspersonalen om beslutet så att inköpsavdelningen kan påbörja processen med att köpa de begärda produkterna eller tjänsterna. Ekonomiavdelningen använder också inköpsrekvisitionen för att samordna rapporteringen med redovisningsavdelningen.

Hur en inköpsrekvisition skiljer sig från en inköpsorder

Inköpsorder (PO), å andra sidan, utfärdas när en inköpsrekvisition har godkänts. PO fungerar som det juridiskt bindande dokumentet som skickas till leverantören med en begäran om varor eller tjänster.

”När ett inköpsbehov uppstår skapar den person eller avdelning som behöver det en inköpsrekvisition och skickar den till rätt team för godkännande. När den är godkänd kan rekvisitionen omvandlas till en beställning.”

Varför din organisation måste använda inköpsrekvisitioner i inköpsprocessen

I alla företag finns det alltid ett affärsbehov av något, vare sig det handlar om grundläggande kontorsmaterial eller förbrukningsvaror, utrustning, råvaror eller tjänster.

Om avdelningscheferna tillåts lägga beställningar direkt hos leverantörerna finns det en ökad risk för bedrägerier. För att förhindra detta problem arbetar många företag med en inköpsavdelning som ansvarar för att hitta och granska leverantörer och övervaka hela beställningsprocessen, från inköpsrekvisition till beställning, till mottagande av varor och sedan överlämna allt till leverantörsreskontra för betalning av fakturor. Upphandlingsavdelningen skapar ett arbetsflöde för att säkerställa förebyggande av bedrägerier, vilket sparar pengar åt företaget i det långa loppet och gör att upphandlingen fortsätter att skapa mervärde för företaget.

Inköpsrekvisitionsblanketten är ett internt dokument. Med det här dokumentet beställer inte inköpsavdelningen varor direkt från leverantörer utan initierar istället en formell process. Rekvisitionen kommer från den avdelning där varorna eller tjänsterna ska användas och går sedan igenom en godkännandeprocess – baserat på behov, tillgänglig budget och så vidare. Denna process är det som ger företaget intern kontroll över inköpsprocessen. Om godkännandeprocessen följs korrekt och inköpsrekvisitionen godkänns fortsätter processen med att omvandla rekvisitionen till en officiell inköpsorder som skickas till leverantören. Om den nekas av någon anledning blir rekvisitionen inte en officiell beställning och inga pengar byter ägare.

Till exempel kan IT-avdelningen vara intresserad av att köpa ny serverutrustning för att förbättra säkerheten och göra deras arbete lite enklare. Antingen chefen för IT-avdelningen eller den utsedda inköpspersonalen använder inköpsrekvisitionsformuläret för att göra en formell begäran om servrarna. Därefter skickas den till den nödvändiga personalen för godkännande. När det är godkänt lägger inköpet en beställning hos serverleverantören.

Det samma gäller när basmaterialet börjar ta slut. En avdelningschef fyller i en inköpsbegäran för att ange vilka material som behövs och i vilken mängd. De kan även föreslå leverantören där materialen ska köpas. Den skickas till inköpsavdelningen, som sedan går igenom begäran och godkänner den, ändrar den eller förnekar den. Om begäran ändras eller avslås måste de motivera varför detta beslut fattades. Om det godkänns får avdelningen klartecken för att skapa en inköpsorder och formellt begära in artiklarna från leverantören.

Köpförfrågningar startar inköpsprocessen

Avdelningar i en organisation kommer att behöva saker från tid till annan, och det här dokumentet kommer att starta processen. Inköpsteamet kommer att agera på grundval av dokumentet för att fatta sina beslut. Om det uppstår problem fungerar dokumentet som bevis för kommunikationen.

Pappersspår håller alla ansvariga

Om det inte finns ett ordentligt system för kontroller och balanser har alla anställda möjlighet att delta i bedrägerier – att beställa saker på företagets bekostnad för personligt bruk. Den formella inköpsprocessen förhindrar detta och säkerställer både noggrannhet och behov. Avdelningscheferna tittar på det innan de skickar det till inköpsavdelningen för att formalisera beställningen hos leverantören.

Detta är viktigt i revisionssyfte eftersom du kan se vem som begär vad, vem som godkänner vad och när, för att se till att det inte finns några problem med överlager eller onödiga artiklar. Dokumenten kan alltid refereras för att fastställa fakta om ett problem uppstår.

Företaget är skyddat

Med hjälp av inköpsrekvisitioner finns det mindre risk för bedrägerier. Det är inte troligt att det uppstår en situation där anställda samarbetar med leverantörer för att stjäla från företaget. Företagets tillgångar skyddas också eftersom rekvisitionen är ett bevis på att tillgångarna har beställts. Dokumentet kan följas upp för att säkerställa att leveransen har skett. Genom att använda en inköpsrekvisition blir det lättare att spåra tillgångarna om det någonsin uppstår ett problem.

Om du tar dig tid att centralisera ditt inköpssystem och kräver att alla anställda använder formella rekvisitionsdokument för att begära de saker de behöver, blir arbetsflödet effektivare och det är lättare att hantera det på ett effektivt sätt. Inköpare gynnas också eftersom de kan bunta inköp tillsammans och utnyttja förmånligare villkor med leverantörer.

PLANERGY gör det enklare för vem som helst i ditt team att skapa en rekvisition och skicka den genom godkännande. När den har godkänts omvandlas rekvisitionen till en PO och får ett inköpsordernummer som är kopplat till den ursprungliga inköpsbegäran, som sedan enkelt överförs till en faktura för betalning. Alla dokument är länkade så att du kan se ett objekts utveckling genom arbetsflödet, och verifieringsspåret visar vem som gjorde vilka åtgärder och när.

Tyvärr kan en inköpsrekvisition tyckas vara ”bara ett dokument”, men den har en viktig plats i en organisations upphandlingsprocess. Den fungerar som ett kontrollverktyg, hjälper till att förebygga bedrägerier och säkerställer att alla inköp är godkända.