Utnyttja A3-mallen för problemlösning för att effektivt lösa problem

Vi har nyligen undersökt hur visuellt tänkande kan användas på Conceptboard, så nu tar vi ett steg längre och tittar på hur visuellt tänkande kan användas för att gemensamt lösa problem med hjälp av en metodik som Toyota var pionjär på och som idag används över hela världen av utövare av lean sigma: A3-mallen för problemlösning.

Visuellt tänkande är ett utmärkt sätt att frigöra kreativ potential. Vår hjärnas kapacitet att lagra visuella element är enorm, så när du börjar tänka visuellt kan du utnyttja en omfattande resurs som känns utan ansträngning. Och vågar vi säga det, roligt!

Samma sak gäller när man löser problem i teamet, vilket gör det möjligt att kollektivt utnyttja hela teamets kunskaper, erfarenheter och idéer. Genom att ta tillvara på denna kollektiva kunskap för att dra fram dem för du teamet samman i en gemensam upplevelse. Att visuellt kartlägga problem ger oss chansen att se alla möjligheter, i stället för att blint fokusera på det mest uppenbara eller vanligaste. Detta hjälper oss att identifiera grundorsaken till problemet, inte bara symtomen.

Upptäck visuellt samarbete

Samarbeta sömlöst mellan team och tidszoner med Conceptboards kollaborativa digitala whiteboard

Läs mer →

För att utforska alternativa brainstormingtekniker kan du kolla in de här 15 brainstormingteknikerna och mallarna som du kan använda i samarbete med ditt team.

Mallen för A3-problemlösning för att driva ständiga förbättringar

Det finns hundratals sätt att lösa problem, från tankekartläggning till designtänkande eller kartläggning av kundresan. Men A3-mallens enkla effektivitet är svår att överträffa.

Grunden för A3-mallen för problemlösning är att kollektivt kartlägga ett flödesschema för att bryta ner komplexa processer och belysa bristerna i systemet. Därefter måste grupperna göra om diagrammet och lyfta fram de viktigaste förändringarna som de måste göra för att förbättra systemet. Sedan skapar de en plan för hur de ska genomföra dessa förändringar. Det är ett enkelt sätt att få alla på samma sida för att visuellt lösa problem. Team på distans eller på samma plats kan enkelt samarbeta i realtid på en A3-mall med hjälp av Conceptboards enkla mall med ett rektangulärt utrymme indelat i fyra kvadranter.

För att komma igång bokar du en mötestid (minst en timme) för teamet och skickar dem en länk till samarbetstavlan. Genomför sedan problemlösningssessionen i fyra enkla steg:

1. Detaljera problemet som ni försöker lösa i kvadranten högst upp till vänster.
2. I nästa kvadrant nedanför illustrerar ni i teamet problemet som ett system, inklusive steg och länkar. Ni kan göra detta med hjälp av pennan, klisterlappar, grafik eller bilder. Prata sedan om varje steg som en grupp och ge varje steg ett allmänt omdöme om hur väl det fungerar. Detta bör resultera i en referensram för systemets nuvarande tillstånd.
3. I den tredje kvadranten ska ni, återigen i grupp, rita en visuell karta över måltillståndet: det vill säga hur det ideala systemet skulle se ut. Ni kan lyfta fram fokusområden där ni vill försöka göra saker och ting annorlunda och vad de avsedda resultaten kommer att vara.
4. Genom att jämföra dessa två visuella kartor bör ni nu kunna bedöma vilka åtgärder som måste vidtas för att uppnå måltillståndet. Lista dessa i den sista kvadranten.
   För att se till att listan är genomförbar, ange vem som kommer att göra VAD och när.

När du har färdigställt de fyra kvadranterna och en åtgärdslista, se till att du skickar länken till den delade filen till alla intressenter eller involverade gruppmedlemmar. Du kan också exportera den i PDF-format och skriva ut den på ett A3-ark när du har fyllt i den.

A3-metodiken är extremt kraftfull eftersom den gör det möjligt att sammanfatta olika synpunkter i ett hanterbart tillvägagångssätt. Detta kommer att skapa en gemensam förståelse för problemet, liksom de effekter det har på olika avdelningar inom företaget. Om du vill lära dig mer om hur kollektivt visuellt tänkande kan användas kan du titta på detta fantastiska TED-talk av Tom Wujec.

Känn dig fri att utforska Conceptboards kostnadsfria bibliotek med mallar som kommer att spara tid och pengar i planeringsprocessen, så att du kan fokusera på den större bilden.