Positiv ton: Det är hur du säger det

av Leigh Geraghty

När de tillfrågas om sina utmaningar när det gäller att skriva om affärer, säger många av deltagarna i våra seminarier att de har problem med tonen i sitt meddelande. Tonen är hur man beskriver den känslomässiga kvaliteten på skrivandet. Den återspeglar skribentens inställning till läsaren och påverkar hur läsaren kommer att reagera. Författare tenderar att anstränga sig mycket för att låta kompetenta och professionella, men är inte alltid säkra på hur man skapar en positiv ton.

Tre val för ton

När det gäller ton har du tre valmöjligheter: positiv, negativ eller neutral.

Positiv ton: Positiv ton är alltid det bästa valet. Det handlar inte bara om att vara trevlig – en positiv ton är tydligare och hjälper oss att få saker gjorda eftersom formuleringen är enklare och det används färre ord. Genom att formulera meddelanden på ett positivt sätt uppmuntrar du människor att köpa dina idéer och skapar goda relationer för framtiden. Positiv ton är en trovärdighetsbyggare.

Negativ ton: Negativ ton tenderar att få läsaren att känna sig arg och defensiv och kan skada din professionella image. Även om meningar som innehåller negativa uttryck kan leda till följsamhet, resulterar de sällan i ett lyckligt samarbete. Negativ ton kan också göra ditt budskap svårt att förstå och komma ihåg.

Negativ ton: Neutral ton är frånvaron av positivt eller negativt språkbruk. Neutral ton har inga känslor – bara fakta. Även om detta kan tyckas oskyldigt så innebär neutral ton en risk för att tolkas negativt, beroende på läsarens humör. Faktum är att neutral ton kan verka kall eller till och med kylig.

I affärstexter är en positiv ton alltid det bästa valet – även när budskapet är negativt. Skriv alltid med fokus på att försöka hjälpa läsaren och bygga upp relationen, även om du är irriterad.

Hur man skapar en positiv ton

Tonen förmedlas genom ditt val av ord och fraser, din synvinkel och hur du sätter ihop ord och fraser. Här är några tips för att skriva i en positiv ton:

1. Undervik att använda negativa utlösande ord som t.ex:

argue bad but careless complain dangerous debut defect

försening svårt tvivel ansträngning fel underlåtenhet fel hur som helst

ansvar misstag märkt måste inte inte naturligt problem

förkasta tråkigt nog bör stanna förskräckligt lyckligtvis spill felaktigt

1. Använd istället dessa positiva ord:

.

nytta bonus blankt klart

lätt effektivt energi säkra

snabbt fokuserat nu när du vill

kraftfullt enkelt starkt

1. Använd den positiva formen av meningen. I stället för ”Glöm inte att boka ett mötesrum” ska du leverera budskapet på ett positivt sätt: ”

1. Istället för att fokusera på problemet, fokusera på lösningen eller åtgärden. Ändra till exempel ”Jag är ledsen att vi inte kan diskutera ett tak för försäljningspriserna eftersom den viktigaste beslutsfattaren inte är tillgänglig förrän på måndag” till ”Vi kan diskutera ett tak för försäljningspriserna på måndag, när den viktigaste beslutsfattaren är tillgänglig.”

1. Undervik långa förklaringar och fokusera på lösningen. I stället för ”Jag kommer att vara bortrest från den 13 februari till den 18 februari och kommer inte att kunna träffa dig förrän efter det”, säg bara ”Jag kan träffa dig efter den 18 februari.”

1. Använd antonymer för att ta bort ordet ”inte”. Till exempel:

Istället för Han tog inte emot hjälp. Kontoret kommer inte att vara öppet. De var inte närvarande.

Använd Han avböjde hjälp. Kontoret kommer att vara stängt. De var frånvarande.

Ton är närvarande i all skriftlig kommunikation, oavsett om det är ett val eller en olycka. Genom att välja en positiv ton kommer du att bygga och upprätthålla positiva relationer, ge en professionell bild och lättare nå dina mål.

Den 9 januari 2017 / Karriärcoachning, E-postskrivning, Möteskunskap, Presentationsförmåga, Skrivkunskap