Paystub Excel-mall

Alla anställda tycker om att få sin lön, men lönekuvertet som följer med pengarna är också viktigt. Denna Paystub Excel Mall ger detaljer om deras lön från löneperioden. Och även om lönekuvert inte är obligatoriska enligt federala bestämmelser kräver över hälften av delstaterna att lönekuvertet registreras. Av dessa kräver elva stater att arbetsgivare ska tillhandahålla en fysisk kopia av en lönesedel, istället för en digital kopia.

Men även om du inte driver ditt företag i någon av dessa stater kräver Fair Labor Standards Act att du för noggranna register över arbetade timmar och utbetalningar. Lagen innehåller faktiskt en förteckning över fjorton olika grundläggande register som arbetsgivaren måste föra för varje arbetstagare som inte är undantagen.

Dessa register är den information som vanligtvis finns på en lönesedel. Så även om du inte ger dina anställda en kopia av dem måste du ändå föra en bokföring. Det betyder att du behöver ett system för att spåra arbetsgivarens löner, avdrag och arbetade timmar.

Den här Excel-lönekalkylatorn kan hjälpa dig att effektivisera registerhållningen med en enkel databas. Och om du vill skapa lönekuvert för att skriva ut dem och ge dem till dina anställda finns det en enkel metod för att göra det.

Men även om Excel i första hand är ett kalkylblad har det också möjlighet att användas som en enkel databas. Nyckeln till att få den här Excel-mallen för medarbetardatabas att fungera ordentligt ligger i dessa databasfunktioner. Sedan använder lönekuvertet VLOOKUP för att hämta data från databasen.

Mallens innehåll

När du laddar ner ZIP-filen för den här Excel-mallen för medarbetardatabas får du två olika kalkylblad:

• PayStub Excel-mall med databas efter medarbetarnamn
• PayStub Excel-mall med databas efter medarbetar-id

Båda dessa kalkylblad innehåller flera arbetsblad. I varje nedladdningsmall för lönesedlar hittar du:

• Anvisningar för användning,
• En inställningsblankett för att anpassa mallen,
• En lönedatabas för anställda för att skriva in uppgifter om anställda och
• En lönesedelsmall så att du kan skriva ut lönesedlar för varje anställd

Den enda skillnaden mellan de två filerna är på lönesedelsmallen. De är nästan identiska i användningen, men en viktig skillnad skiljer dem åt.

I Excelmall för löneunderlag med databas efter anställningsnamn skapar du lönesedlar för anställda baserat på den anställdes namn.

I Excelmall för löneunderlag med databas efter anställningsnummer skapar du dem med hjälp av den anställdes ID-nummer.

Du måste själv avgöra vilken som är mest meningsfull för ditt system för hantering av anställdas databaser. När du har bestämt dig kan du börja anpassa mallen och ta den i bruk.

Anvisningar

På baksidan av varje mall hittar du ett arbetsblad med anvisningar för användning. Dessa arbetsblad innehåller en förenklad version av dessa skriftliga anvisningar.

Det finns korta anvisningar för arbetsbladet för uppställning, arbetsboken för lönebesked och arbetsbladet för databas. Du hittar också några användbara anteckningar om alla tre, så att du kan använda arbetsbladen mer effektivt.

Lönesedelsmallen levereras med exempeluppgifter för att göra det lättare för dig att se hur mallen fungerar och hur du kan skapa lönesedlar med hjälp av dina egna uppgifter. Ta bara bort exempeldata för att skapa ett tomt formulär.

När du har laddat ner och packat upp mallen kan du snabbt skanna dessa anvisningar. På så sätt får du en bättre uppfattning om vad du ska göra för att förbereda dina anställdas lönekuvert.

Mallinställning

När du har läst arbetsbladet Hur man använder kan du navigera till sidan Inställning. Det är här du anpassar datum, titlar och kategorier.

Lönesedelsmallen täcker en tolvmånadersperiod, med en lönecheck varje månad. Du kan justera månadsnamnen och överföringsdatumen för att uppfylla ditt företags behov. Överföringsdatumet är det datum då ditt företag skickar pengarna till dina anställda. Detta är vanligtvis en till tre arbetsdagar innan pengarna läggs till på dina anställdas bankkonton med en direktinbetalning.

I det andra avsnittet kan du spåra löner och avdrag. Den här databasen kan spåra upp till åtta av dessa.

I kolumnen ”Salary Titles” kan du dokumentera vilka inkomster och avdrag som behöver redovisas. I kolumnen ”Salary Category” använder du sedan rullgardinsmenyn för att ange om varje särskild lönetitel är en förtjänst eller ett avdrag.

Alla ändringar som du gör i inställningsformuläret kommer att återspeglas i Excel-databasen och i generatorn för de anställdas lönekuvert.

Employee Salary Database

När du väl har de rätta månaderna, överföringsdatumen, lönetitlarna och lönekategorierna har du slutfört den inledande inställningsprocessen. Nu kan du börja arbeta med personaldatabasen.

En översikt

När du först öppnar databasen kan det vara lite överväldigande. Eftersom det här formuläret är avsett för att spåra de anställdas löner under ett helt år finns det tolv olika månadsavsnitt för att registrera löner. Det finns också ett avsnitt för att lägga till grundläggande information om varje anställd. Här är en inzoomad bild av en del av denna massiva databas.

Denna mall har plats för 50 anställda. Du kan lägga till ytterligare rader, men du måste göra det före den sista raden i databasen. På så sätt läggs formlerna automatiskt till också.

Om du inte behöver 50 rader kan du också ta bort rader från databasen. Följ anvisningarna i det här inlägget för att infoga eller ta bort rader:

Insätt eller ta bort rader och kolumner

Frys paneler så att du alltid kan se kolumn- och radrubriker

Då det här kalkylbladet är så stort kan det vara bra att frysa paneler. Detta låser de rader och kolumner som du väljer, så att de alltid är synliga, även när du bläddrar. Att frysa rutorna kan bidra till att påskynda din datainmatning, eftersom du inte behöver försöka komma ihåg vad varje cell är till för eller scrolla tillbaka till rubrikerna.

För att låsa rutor följer du anvisningarna i den här artikeln:

Freeze Panes to Lock Rows and Columns

Coloured Headings

För att hjälpa dig att hålla dig organiserad och särskilja varje sektion av databasen, finns det färger på rubrikraden. Avsnittet i lila är till för att registrera information om anställda. Sedan alternerar varje månad mellan gröngrön och brun, så att du lätt kan se var varje månad slutar och nästa börjar.

Minimera och maximera månadsgrupper

För att göra Excel-kalkylbladet mer lättillgängligt kan du också minimera de månader som du inte använder. Ovanför varje månadsgrupp, i kolumnrubrikraden, finns plus (+) och minus (-) tecken. Du klickar på dessa för att expandera eller minimera varje grupp.

Hur man använder

När du har fryst rutorna och minimerat de månader som du inte arbetar med är du redo att börja skriva in information i den lila delen av formuläret.

För varje anställd registrerar du:

• Anställdas ID
• Namn
• Titel
• Avdelning
• Direktorat/Manager
• Banknamn
• Banknamn
• Bankontonamn
• Bankkontonummer

Du ska vara försiktig när du skriver in denna information, för att säkerställa en exakt inmatning av uppgifterna.

Nästan kan du navigera till månadsgruppen för den aktuella månaden. Här anger du alla siffror för dina anställdas löner och förmåner. Det finns en kolumn för varje lön och avdrag som du inkluderade på sidan Inställningar. Om du behöver göra ändringar i dessa kolumnrubriker ändrar du dem på sidan Inställningar. På så sätt återspeglas ändringarna i hela databasen och inte bara i den aktuella månaden.

När du har angett alla uppgifter för löneperioden kan du börja generera de anställdas lönebesked.

Lönebesked

Arbetsbladet för lönebesked är utformat för att användas som en mall för lönebesked och gör det möjligt att skriva ut ett skräddarsytt anställdas lönebesked för varje medlem i ditt team.

Så här ser mallen för lönekuvertet ut:

Du vill uppdatera cellen där det står ”The Spreadsheet Page” (sidan för kalkylbladet) i det övre vänstra hörnet för att visa ditt företagsnamn. Du kan skriva in det direkt eller ladda upp en logotyp.

När du ändrar den cellen är lönekuvertet redo att användas. Den hämtar all löneinformation som du har angett för den här medarbetaren och skapar en konfidentiell löneblankett.

Detta inkluderar:

• Lön (lön, måltider, transport, friskvårdsbidrag etc.),
• Avdrag (försäkringar, skatt etc.).),
• Bruttolön (mallen använder fast lön, inte timlön),
• Nettolön,
• Löneperiod (standard är månadsvis men du kan anpassa mallen så att den passar till löneperiod varannan vecka om det behövs),
• Överföringsdatum (datum då direkt insättning av lönen gjordes),
• Bankuppgifter och
• Positionsuppgifter (titel, avdelning och chef).

Du måste generera en separat lönesedel för varje anställd och skriva ut dem en i taget. Detta är en enkel process som endast kräver en manuell inmatning.

För att börja skriva ut lönekuvert måste du veta vilken version av arbetsboken för lönebearbetning du använder.

Generera en löneblankett efter anställningsnamn

Om du använder Excel-mallen för löneblanketter med databas efter anställningsnamn kommer du att se en drop-down-pil bredvid fältet för anställningsnamn:

Du väljer helt enkelt rätt anställd från drop-down-alternativen, och all övrig information om personen fylls i automatiskt. Sedan är formuläret redo att skrivas ut.

Därefter väljer du ett nytt namn och skriver ut nästa lönesedel. Du upprepar denna val- och utskriftsprocess för varje anställd i företaget.

Generera en löneblankett efter anställdas ID-nummer

Om du använder Excel-mallen för löneblanketter med databas efter anställdas ID ser du en rullgardins-pil bredvid fältet för anställdas ID:

Du väljer helt enkelt det anställdas ID-nummer som du vill visa, och skriver sedan ut blanketten. Du kan göra detta för varje anställd.

Lägg till anställdas löneinformation varje månad

När du är klar med att skriva ut lönekuvert för varje anställd kan du minimera den månad du just avslutat. När det sedan är dags att köra lönemallen igen kan du maximera nästa månad.

För att förbereda löneutbetalningen varje månad måste du:

• Uppdatera alla anställdas person- eller betalningsuppgifter,
• uppdatera löneperioden,
• lägga till nya anställda,
• införa alla avdrag och utgifter,
• genererar en lönebricka för varje anställd,
• utskriva en lönebricka för varje anställd.

Du kan enkelt gå tillbaka och besvara frågor om de anställdas löner genom att spara ett helt års uppgifter i denna enda databas. Du kommer att ha den information du behöver lättillgänglig.

Håll formuläret konfidentiellt

Då detta är ett officiellt register över de anställdas löner måste du hålla din databas säker. Det är inte något du vill att vem som helst ska göra ändringar i.

För att säkerställa att inga obehöriga ändringar görs kan du överväga att skydda dokumentet med ett lösenord och ge endast din lönepersonal tillgång till det. Om du vill skapa ett skyddat arbetsblad följer du anvisningarna i det här inlägget:

Skydda ett arbetsblad

Om du skyddar ett arbetsblad förhindrar du att folk gör ändringar. Men de kommer fortfarande att kunna öppna filen och visa konfidentiell information. För att hindra obehörig personal från att öppna arbetsbladet kan du skydda Excel-dokumentet på filnivå.

Beroende på vilket tekniskt system du har inrättat kan du överväga att:

• Kryptera filen,
• Kräva ett lösenord för att öppna filen, eller
• Begränsad åtkomst till filen med behörigheter för hantering av informationsrättigheter.

För mer information om säkerhet för Excel-kalkylblad kan du läsa det här inlägget:

Skydd och säkerhet i Excel

Spåra dina anställdas löner

När du har fått dina skydd inställda har du ett konfidentiellt sätt att spåra anställdas löner. Detta hjälper dig att följa statliga och lokala arbetslagar och registrera löneuppgifter för varje anställd.

Varje år kan du påbörja en ny mall och ge de anställda en chans att uppdatera sin betalningsinformation. Sedan kan du börja använda mallen för att generera lönekuvert för varje person på lönelistan.