Så, du ska ha en fest! Och du har räknat ut att många fester behöver saker (bord, stolar, tallrikar, servetter). Det finns två sätt att skaffa dessa saker: 1) köpa dem 2) hyra dem. (Nummer 3, ”Låna dem av någon du känner som redan har köpt dem”, är kanske också värt att nämna, men det är ett specifikt scenario som vi inte ska ta upp i dag). Frågan som du nu har i åtanke är – hur tar du reda på om du ska hyra eller köpa? Och vilken typ av saker talar vi om exakt?
De flesta människor har bara hyrt lägenheter och bilar före sina bröllop. Men sanningen är att många, många, många, många bröllop inbegriper minst en hyresbeställning. (Jag har faktiskt svårt att komma på ett enda bröllop som jag har genomfört och som inte innehöll hyrda saker.) Om ni anlitar en cateringfirma med full service finns det en god chans att de kommer att hyra saker till ert bröllop, och om ni använder självhushåll eller endast cateringfirmor med matservice finns det en god chans att ni kanske inte har tänkt på det ännu, men att ni kommer att vilja göra en hyresbeställning någon gång under planeringen.
Så låt oss säga att ni är ett av de ovannämnda paren som kommer att behöva hyra något till ert bröllop. De flesta bröllop som vi genomför innebär åtminstone följande: bord, dukar (kallas draperier i branschen), servetter, stolar, tallrikar (ofta middag, sallad och tårta), gafflar, knivar och glas (vatten, vin, öl, stenar efter behov). Mindre universella men ändå relativt vanliga föremål kan vara terrassvärmare, cocktailbord, bordsnummerställ, brödkorgar, dryckesautomater och badkar, loungemöbler och belysning.
Om du befinner dig i en storstad finns det många uthyrningsföretag som står till din förfogande, och det finns en del skillnader mellan dem. Du kanske blir förvånad över att veta att den största skillnaden mellan dem för de flesta saker inte är priset, utan kvaliteten på deras artiklar. De flesta av de uthyrningsföretag som vi arbetar med har extremt liknande priser på de flesta uthyrningsartiklar, men jag vet av erfarenhet att vissa av dem tenderar att skicka sängkläder som är för korta, eller fläckiga, eller bara generellt sett inte är av lika hög kvalitet som de från andra företag. Om du inte har någon cateringfirma, planerare eller annat proffs att fråga kan det vara värt att gå förbi några utställningslokaler för att titta på kvaliteten på deras artiklar personligen.
Andra viktiga skillnader mellan uthyrningsföretag är leveransfönster och avgifter, minsta beställningsmängd, om tallrikar/glas/silvervaror måste returneras skrapade, sköljda eller tvättade (vilket är helt olika mycket arbete) och viljan att samarbeta med dig utan att du behöver upprätta ett professionellt konto. Om du sköter dina uthyrningsbeställningar själv är det förmodligen värt att ringa några olika företag för att ställa dessa frågor och få igång en allmän offert.
Nu kan vi prata siffror. I San Francisco Bay Area brukar standardhyror vara följande:
- Plattor: 55 cent per styck
- Gafflar/knivar/skedar: 55 cent per styck
- Glas (vin/vatten/sten): 60 cent per styck
- 60″ runda bordsdraperier: 13 dollar per styck
- 60″ runda bord: 9,50 dollar per styck
- Plastiska fällbara stolar: 1 dollar.65 per styck
- Fällstolar i trä: 3,60 dollar per styck
- Chiavari-stolar: 9 dollar per styck
(Observera att alla siffror är ungefärliga.)
Kulle du kunna köpa dessa saker för samma belopp? Min bästa väns trettioårsfest var i juli, och han insisterade på att folk skulle dricka ur riktiga glas (…personlig egenhet), så under de två dagarna innan köpte vi alla glasen i secondhandbutiker för i genomsnitt cirka 50 cent styck. De passade inte ihop och vi hade ett per person, så vi lät folk skriva sina namn på dem med en Sharpie. Men det var en fest på ett industriellt loft, och de var jättebra. Vi hade inte heller riktigt tid eller transportresurser för att hantera hyrglasögon (de flesta uthyrningsföretag har ett minsta beställningsbelopp för leverans).
Du kan säkert göra samma sak för ditt bröllop, om det är okej för dig att spendera tid på att leta igenom secondhandbutiker och om du har utrymme för att förvara dem. För, vänner, förvaring är en av de smutsiga hemligheterna med bröllop – det är mycket saker, och om de inte bor i ett hyreslager måste de förmodligen bo i ditt hus. Har du en källare/garage/ett extra sovrum som du är okej med att bröllopssaker tas över med bröllopssaker under några månader före bröllopet? Rad. Om inte är detta förmodligen ytterligare en anledning att hyra. Något annat att tänka på när man tittar på hyra kontra köp är tvätt och städning. Hyrda tallrikar kommer att vara tvättade och hyrda sängkläder kommer att vara strykta. Du kan också i allmänhet lämna tillbaka dem otvättade. Men om du köper dessa saker? De kommer att behöva tvättas både före och efter bröllopet, så se till att du har arbetskraft för att hantera det. (Alla som har gjort det kan berätta att det inte är någon liten uppgift att tvätta 220 tallrikar, inte ens med en diskmaskin.)
Några andra allmänna saker att notera om uthyrning:
- Har du någonsin funderat på varför de flesta bröllop har golvlånga dukar? Standardbord för evenemang/uthyrning är… fula, även när de inte är sönderslagna. Man måste i stort sett täcka upp den skiten. (se ovan)
- Bomullslinne och polyesterlinne kostar nästan alltid lika mycket. Bomull är alltid mycket, mycket snyggare, så begär det om du kan (och se till att begära det från din cateringfirma om de sköter din hyresbeställning).
- Om du inte har någon som tvättar glas under hela evenemanget måste du antingen beställa massor av glas (tänk: tre glas per gäst), eller komma på ett system som verkligen får folk att bara använda ett glas. (Jag rekommenderar en blandning av namnbrickor och en tydlig skylt i baren som ber folk att hålla kvar och återanvända sina glas!)
- Beställ alltid cirka tio extra tallrikar/gafflar/knivar/servetter. Det kan hända att en eller två kommer upp med en flisor, att en gäst tappar en, eller att du inser att du glömt att inkludera dina leverantörer i huvudräkningen (och de behöver äta från något!).
- Om du ska servera tårta, glöm inte bort en extra uppsättning tallrikar och gafflar för att servera den på!
- Om du inte är säker på exakt hur många gäster du kommer att ha (t.ex, om du gör din beställning innan du har fått in svaren), gör din första hyresbeställning för det höga beloppet. De allra flesta uthyrningsföretag låter dig ändra din beställning utan straffavgift fram till cirka tre dagar före leverans, vilket innebär att det inte är något problem om du behöver släppa två dukar. Men om du behöver lägga till två i sista minuten? Det finns en chans att de kommer att vara helt slut på din favoritfärg.
- Generellt sett kommer du att betala en fast leverans- och hämtningsavgift, oavsett hur många artiklar som ingår i beställningen. På grund av detta är det bäst om du bara kan ha en hyresbeställning, så om du vill hyra specialartiklar, prata med din cateringfirma eller lokal för att se om de lägger en hyresbeställning och du kan lägga till på deras befintliga beställning. (Observera: De flesta cateringföretag äger faktiskt inte hela uppsättningar av tallrikar/glas/linne; de hyr dem för varje evenemang. Se: Förvaring.) Detta gör det också enklare på retursidan. Med två beställningar måste du se till att saker och ting separeras på lämpligt sätt och inte skickas tillbaka till fel företag.
- Se till att läsa igenom din hyresbeställning noggrant en vecka före evenemanget. Och låt kanske någon annan också läsa den noggrant. Du vill inse att de satt fel hämtningstid på beställningen innan du har suttit i en timme i slutet av kvällen och väntat på att lastbilen ska dyka upp. (Låt oss bara säga: personlig erfarenhet.)