Introduktion för nyanställda plus en checklista för att hålla dig på rätt spår

Introduktion för nyanställda är den första officiella erfarenheten som nyanställda har av sina arbetsgivare efter att de har kommit med i teamet. Den ska ge en bra introduktion till företagets kultur, den anställdes arbetsuppgifter och en möjlighet att fylla i alla nödvändiga papper. Vi rekommenderar att du använder en checklista för att se till att du ger den bästa möjliga upplevelsen.

Vi har tagit fram en checklista för introduktion av nya anställda för att hjälpa dig att komma ihåg grundläggande uppgifter som löne- och efterlevnadspapper, kontorsinredning och säkerhetsbrickor, och den viktigaste uppgiften – att få den nyanställde att känna sig välkommen.

Ladda ner checklistan för introduktion av nyanställda som PDF eller DOC

En checklista för introduktion av nyanställda hjälper ditt företag att hålla koll på uppgifterna för introduktion av nyanställda för att se till att du får en bra start för dina nyanställda. Den innehåller pappersarbete för nyanställda som I-9- och W-4-blanketter som måste fyllas i. Den innehåller också uppgifter som att ställa in IT-system och förbereda den anställdes arbetsplats.

Du bör åtminstone inkludera följande i din introduktionsprocess för nyanställda:

• Introduktion mellan anställd och chef
• Företagsinformation (bakgrund, uppdrag, värderingar)
• Träning på jobbet
• Tid för att underteckna papper för nyanställda
• Granskning av säkerhetsrutiner
• Förmånspaket
• Gång genom arbetsplatsen (i förekommande fall)

Vår checklista för introduktion av nyanställda kan laddas ner, och du kan ändra den så att den passar ditt företags behov. På så sätt kan du se till att du inte missar något viktigt pappersarbete som krävs för nyanställda under introduktionsprocessen. Den innehåller alla grundläggande uppgifter för orientering av nyanställda, t.ex. introduktioner som måste göras, pappersarbete som måste fyllas i och tidsramar.

Du måste ändra mallen för att inkludera saker som är relevanta för ditt företag, t.ex. rundturer på kontoret, parkeringspass, beställning av uniformer eller stegen för att skaffa foton för en anställningsbricka eller ett pressmeddelande. Genom att ladda ner vår mall slipper du skapa en egen checklista från grunden.

Onboarding och orientering under processen för nyanställda

När du har slutfört processen med att anställa anställda, går du vidare till nästa steg: orientering och onboarding. Processen för nyanställda börjar långt innan den anställdes första dag. Den börjar när en anställd har accepterat ditt erbjudande och fortsätter under hela det första året med onboarding och utbildning. Det tar vanligtvis cirka åtta månader innan en nyanställd är fullt produktiv.

En gedigen introduktion som en del av din introduktionsprocess för nyanställda säkerställer att tiden inte går till spillo och att den anställde troligen stannar kvar. Se bilden nedan för de grundläggande stegen i processen för nyanställda, och lägg märke till att introduktionen börjar på den anställdes första dag.

Processen för nyanställda illustreras i fem steg

Alla dessa steg ingår i checklistan för nyanställda ovan. Vi kommer att gå in mer i detalj på några av uppgifterna nedan så att du får en bra känsla för vad du ska göra och när du ska göra det.

Dag ett: Välkommen och orientering

Dag ett är den dag då du måste göra två viktiga saker med varje nyanställd. Den första uppgiften – pappersarbete för nyanställda – är den mest brådskande men inte den viktigaste. Det viktigaste är att få den nyanställde att känna sig välkommen. I slutet av den första dagen vill du att den nyanställde ska vara övertygad om att han eller hon har fattat ett bra beslut genom att gå med i ditt företag.

Ditt jobb på dag ett är att inspirera och motivera honom eller henne att komma tillbaka på dag två. Du kan göra detta genom att se till att allt pappersarbete är korrekt utfört (mest brådskande) och se till att de känner sig välkomna i ditt företag (viktigast).

Aktiviteter som du kan överväga att göra under den första introduktionsveckan är:

• Planera in enskilda möten med de nyckelpersoner som den nyanställde kommer att arbeta med
• Ange fusklappar, till exempel företagets telefonlista, kontorskarta, eller instruktioner för röstbrevlådan
• Förse dem med en lista över vem som gör vad på deras avdelning om de skulle ha frågor
• Ge dem en kopia av organisationsschemat och förklara hur företaget är uppbyggt
• Visa dem var affischerna om arbetsrätt finns och erbjud dig att svara på frågor
• Förse dem med en rundvandring i byggnaden så att de vet var konferensrummen finns, kopieringsmaskiner och nödutgångar finns
• Beskriv vilken utbildning de kommer att få och när/var den kommer att äga rum
• Säkerställ att de vet var de kan hitta bruksanvisningar, dokument och referensmaterial
• Föreslå att de får skugga en kollega så att de får se hur en dag i en arbetskamrats liv ser ut
• Säkerställ att de har alla de verktyg som de behöver för sitt arbete: En dator, VPN, brickor, nycklar, webbadresser och ID-handlingar
• Orientiera dem om företagets uppdrag, vision, värderingar och strategiska plan
• Planera in tid med deras handledare för att gå igenom deras arbetsbeskrivning och svara på frågor

Ansätt olika teammedlemmar, chefer och kollegor för att hjälpa till med ovanstående uppgifter. Även om du inte har ett formellt mentorprogram kan du välja en kollega som ska kolla in den nyanställde varje dag under de första veckorna. Den personen kan vara en resurs för den nyanställde att ställa frågor om både arbetsrelaterade och icke-arbetsrelaterade saker, t.ex. hur man skickar ett fax och var man ska äta lunch.

HR Tips: För att hjälpa den nya medarbetaren att känna sig välkommen och se till att han eller hon inte får kalla fötter, kan du överväga att be en kollega att bjuda in honom eller henne på lunch varje dag den första veckan. Den första dagen kan du till och med täcka kostnaden för lunchen om deras chef eller kollegiala mentor bjuder ut dem. Använd den första veckan till att hjälpa din nyanställda att bygga upp relationer med sina medarbetare, så att de börjar känna lojalitet mot ditt företag och sitt team.

Nyanställningspapper

Papper för nyanställda är den del av personaladministrationen som är mest skrämmande för nya företagare. Att ha en checklista hjälper till så att du inte glömmer något viktigt. Här är en lista över alla dokument och blanketter som den anställde kan behöva fylla i, granska och/eller skriva under. Med hjälp av länkarna nedan hittar du artiklar, mallar eller instruktioner för vart och ett av dessa dokument för att göra onboarding enklare att hantera.

• I-9: Används för att verifiera anställningsbehörighet. Be den anställde att ta med sig legitimation första dagen.
• W-4: Används för att samla in de anställdas skatteavdrag. Det kan finnas en delstatsskatteversion av W-4 som också måste fyllas i.
• Handbok för anställda: Be den anställde läsa igenom och underteckna personalhandboken.
• Andra företagspolicyer: Policyer som är unika för ditt företag och som inte täcks av din handbok för anställda; exempel är policyer för sexuella trakasserier, mammaledighet och ledighetspolicy.
• Anställning på eget bevåg:
• Formulär för direktinbetalning: Se till att den anställde förstår din policy för anställning på eget bevåg: Använd den här blanketten för att samla in bankinformation för anställdas löner om du erbjuder direktinbetalning.
• Anställdas datablad med kontaktuppgifter för nödsituationer: I händelse av en nödsituation.
• Undertecknat erbjudande: Begär ett undertecknat exemplar om du inte redan har fått det.

HR Tips: Överväg att fördela genomgången av pappersarbetet under de första dagarna i stället för att ge den nyanställde en hög med dokument och gå därifrån. Överväg att gå igenom varje punkt med den nyanställde för att förhindra att han eller hon blir överväldigad. Till exempel kan du slutföra löne- och I-9-dokumentationen på dag ett, dokumentationen om förmåner på dag två, policyer på dag tre, handboken på dag fyra etc.

Om mer än en nyanställd börjar samma dag kan du planera in tid med dem tillsammans för att gå igenom viktiga policyer, till exempel för att undvika sexuella trakasserier, eller gå igenom hela handboken för anställda, så att de får möjlighet att ställa frågor. Poster som inte används direkt, som t.ex. formuläret för anställdas utgifter, kan vänta och gås igenom när den anställde planerar sin första affärsresa.

Hjälp till den nyanställde att känna sig välkommen

Som nämnts är detta den mer värdefulla delen av den nyanställdes introduktionsupplevelse, eftersom det hjälper den anställde att känna sig välkommen. De kan träffa sitt team, få reda på sina chefers prioriteringar, förstå företagets uppdrag och känna sig som en del av företaget.

En nyanställd kan också känna sig vilsen när det gäller hur han eller hon passar in i verksamhetens helhetsbild. Med Pingboard kan du skapa ett organisationsschema som du kan dela med alla dina anställda så att de kan se var deras arbete passar in i företaget. Det är gratis för upp till 50 anställda, uppdateras automatiskt genom att integreras med ADP, BambooHR, Google G Suite och andra HR-program, och förvandlar ditt organisationsschema till en sökbar medarbetardatabas som är tillgänglig via Pingboard-appen.

Visit Pingboard

Onboarding-Första veckan på jobbet

Den första veckan på jobbet är nervpirrande för de flesta nyanställda. Det är ditt jobb att få dem att känna sig välkomna, uppmuntra dem att de kommer att kunna lära sig dina processer, ditt system och din kultur och se till att de har en person som kan hjälpa dem med frågor under de första dagarna.

Vem ska göra onboarding är en fråga som många arbetsgivare har. Även om HR har en viktig roll visar det sig att nyanställda vill ha en blandning av olika personer inblandade. Ledningen är den viktigaste. Det är ingen överraskning att de anställda vill veta vad ledarna i verksamheten förväntar sig av dem i sitt nya jobb. Så företagsledare bör överväga att planera in tid med de nyanställda.

33 % av de nyanställda föredrar att ledningsgruppen genomför introduktionen. Källa: Om du vill lära dig mer om onboarding kan du läsa vår steg-för-steg-guide om hur du tar emot dina nya medarbetare.

Frequently Asked Questions (FAQs) About New Employee Orientation

Vad är skillnaden mellan orientering och onboarding?

Orientering av anställda och onboarding är båda mycket lika varandra, men orienteringen sker när den anställde börjar jobba – för vissa företag varar den en dag och för andra är den en vecka eller mer. Den är vanligtvis strukturerad – ibland hålls den i klassformat – och består av att välkomna och presentera dem för företaget samt att fylla i nödvändiga papper, t.ex. för löner eller förmåner.

Onboarding är mer av en pågående process för att få den anställde att komma igång med processerna och hjälpa dem att bli mer engagerade; den fortsätter vanligtvis tills arbetstagaren är mer etablerad inom företaget.

Kan jag genomföra flera introduktioner för anställda på en gång?

Du kan genomföra flera introduktioner på en gång; faktum är att du bör sträva efter att göra det när det är möjligt. Det sparar tid från att behöva genomföra samma session flera gånger och ger också nyanställda möjlighet att få kontakt med personer som är nya på företaget. Så länge du följer ett strukturerat format som fungerar för alla befattningar (du kan alltid ordna separata minisessioner för specifik utbildning) bör det fungera bra.

Vilka ämnen bör tas upp i ett introduktionsprogram för anställda?

Du bör ge ett varmt välkomnande och gå igenom information om företagets rutiner (säkerhetsrelaterade och icke-säkerhetsrelaterade uppgifter), förmåner och ersättning, pappersarbete för nyanställda, betald ledighet, utbildning, byggnadens utformning och så vidare. Du måste anpassa programmet till ditt företag, men detta är allmän information som kan tillämpas på alla företag.

Bottom Line

Medarbetarna är en tillgång för ditt företag om de kan utföra det arbete som du har anställt dem för. För att säkerställa detta bör du se till att dina nyanställda får en bra start. Vår checklista för orientering av nyanställda gör mer än att se till att du hanterar allt pappersarbete för nyanställda. Om den används kommer den att bidra till att minska omsättningen, engagera dina nyanställda och minska den tid det tar för dina nyanställda att bli produktiva.