Konferensteman är viktiga för ett lyckat möte och kan göra skillnaden mellan ett tråkigt evenemang och ett energigivande, minnesvärt program. År efter år kan det vara en kamp att komma på något nytt som kommer att få gensvar hos ditt team. Ditt konventstema representerar den centrala idén och det budskap du vill förmedla.
En bra premiss ger en fokuspunkt eller mittpunkt från vilken allt annat byggs upp, inklusive keynotes, breakout-sessioner, rumsinredning, mat, mottagningar samt incitament och priser för deltagarna.
4 steg för att definiera konferensteman
#1 – Skapa en tydlig uppmaning till handling. Vilket budskap vill du förmedla och vilken åtgärd vill du att deltagarna ska vidta? Bestäm ditt centrala budskap så att alla inblandade vet vad du förväntar dig under och efter konferensen. Detta är själva kärnan i att välja ett gediget tema med bestående effekt.
#2 – Gå igenom Chips lista över beprövade teman. Chip har sammanställt den här listan med teman för kvalitetsförsäljningsmöten för att hjälpa till att brainstorma idéer för ditt evenemang. Du kan också utgå från aktuella händelser, filmer, TV, sport, musik, historia eller teman om framgång och vinst.
#3 – Var konsekvent med image och varumärke. Se till att dina konferensteman stämmer överens med ditt företags image eller varumärke. Håll titeln enkel så att alla finner den lätt att relatera till och använda. Mindre är mer, så tvinga inte in för mycket i ett program.
#4 – Integrera ditt mötestema. Tillämpa de valda konferenstemana på alla delar av mötet och även därefter. Börja med inbjudningar, material, skyltning, PowerPoint-mall, utmärkelser, gåvor, måltider och mottagningar. Välj talare som har förmågan att integrera temat sömlöst i sitt program. Sammanfläta alla incitament, tävlingar och priser som kommer att användas under hela året för att ge ditt konventstema ben att stå på.
Förbered talarna tidigt i planeringsstadiet
Se till att helt och hållet kommunicera dina teman för försäljningskonferenser eller ledarskapskonferenser till alla mötespresentatörer så att de kan förmedla evenemangets huvudbudskap. Upprepningen från varje talare förstärker mötets uppmaning till handling så att det fortsätter att påverka deltagarna efter att konferensen är över.
Giv dina konferensteman ben
Det är en enorm utmaning att komma på spännande motiverande mötesteman år efter år. När du har valt ditt konferenstema vill du ta dig tid att på ett kreativt sätt sammanfoga element för varje del av mötet. Följ den här listan med steg för att fullt ut integrera varje aspekt för att få största möjliga effekt på deltagarna:
- Välj ett färgschema
- Skapa en logotyp och en PowerPoint-mall för presentatörerna
- Förtydliga ledningsgruppens nyckelbudskap och vad som ska temat innebär för alla presentatörer
- Inspelning av presentatörernas nyckelbudskap för nedladdning via mp3 eller CD/DVD för att förstärka budskapen
- Sänd ut inbjudningar per post, e-post, med ljud- och videoklipp
- Binda samman alla särskilda evenemang, måltider och upplevelser med ditt tema
- Beställ temarelaterade specialartiklar för annonsering, t.ex. skjortor, väskor, T-shirts, hattar, pennor, USB-minnen osv. och placera dem på hotellrummen
- Förse personalen med skjortor med temalogo så att de sticker ut
- Skapa ett uppföljningsprogram med en enkät för att se till att rätt budskap har nått fram
.