Hur man skriver och uppdaterar sin personalhandbok för 2021

Uppdaterad 17 februari 2021

Arbetshandböcker 2021: En bra personalhandbok är ett värdefullt verktyg. Många företagare förbiser dock vikten av en välskriven handbok för anställda.

Är din handbok ett användbart verktyg för ditt företag? Ja, en bra handbok för anställda kommer att göra det:

• Skapa förväntningar för nyanställda
• Kodifiera, organisera och uppdatera företagets policyer
• Förenkla onboarding
• Hjälpa nyanställda att lyckas
• Göra utbildning och verkställighet enklare
• Skydda dig från problem med efterlevnad

I den här artikeln gör vi en djupdykning i handböcker för anställda: vad, varför och hur. För att hjälpa dig att hitta det du behöver har vi organiserat den här guiden i fem avsnitt:

1. Vad är en handbok för anställda?
2. Vad är du juridiskt skyldig att inkludera i din handbok för anställda?
3. Exempel på handböcker som kan inspirera dig
4. Utmaningen att hålla handböcker uppdaterade
5. 20 anledningar till att du kan behöva uppdatera din personalhandbok

Vad är en personalhandbok?

I det här avsnittet förklarar vi hur viktigt det är med en bra personalhandbok. För det första är den viktig för en smidig verksamhet. Den bör vara den främsta auktoriteten när det gäller policyer. För det andra är den avgörande för mer än utbildning av nyanställda. Den är det första stället att leta efter juridiska förtydliganden, till exempel. För det tredje kan du använda den för att visa upp din företagskultur.

Vad behöver jag för en handbok för anställda?

När vi nu har diskuterat dess betydelse, vad behöver du skriva i din handbok?

Egentligen i stort sett allt. Det är trots allt en bruksanvisning för nyanställda, chefer och ledare. Om du startar från grunden kan du förvisso räkna med att göra flera utkast. Ta god tid på dig och få input från alla.

Ett HRMS (Human Resources Management System) gör det faktiskt lättare.

Nu kan vi dyka in. De flesta stora företag tar upp följande i sin handbok:

• Företagspolicy
• Lön/förmåner
• Anställningsvillkor
• Löneavdrag
• Disciplin
• Betald ledighet
• Affärsresor
• Övertid
• Nediskriminering
• Intressekonflikter
• COVID-19-relaterade smittskyddsåtgärder
• Intellektuell egendom
• Retaliering
• Telearbete
• Uppförandekod
• Tids- och Närvaro
• Etik
• Dräktkod
• Säkerhet
• Mobila enheter
• Sociala medier
• Cannabis

Väsentligt, en handbok för anställda bör vara ett levande dokument. Se därför över den ofta och uppdatera den när det behövs. Till exempel när en ny lag antas. Proaktiva uppdateringar förebygger nämligen problem. Företag som skapade en policy för sociala medier för 20 år sedan sparade till exempel mycket krångel. På samma sätt undvek företag som utbildade sina rekryterande chefer i olagliga intervjufrågor stämningar. Dessutom hade de som tog upp sexuella trakasserier ett försprång.

Vad måste du enligt lag ha med i din nya handbok för anställda?

Nu när vi har diskuterat ”vad”, låt oss diskutera ”varför”. Varför behöver du en handbok? Krävs det dessutom enligt lagen? Det federala arbetsmarknadsdepartementet kräver faktiskt inte att du ska ha en handbok i sig självt. De kräver dock att du informerar de anställda om deras rättigheter. Därför avstår en del arbetsgivare från en handbok för skyltar på arbetsplatsen. Under introduktionen delar de ut en hög med papper. Smarta arbetsgivare har de skyltar som krävs på arbetsplatsen plus en bra handbok för anställda.

Hur orsakar en ofullständig handbok problem? Tänk på den här situationen som beskrivs på Reddit:

Jag visste inte att jag skulle anmäla mig till sjukförsäkringen före mina tre månader. Jag fick aldrig veta detta, jag antog bara att jag inte kunde göra det förrän mina tre månader inträffade. Jag började snoka runt och fick reda på att jag skulle göra det i förväg tydligen. Finns det något jag kan göra? Jag skulle verkligen behöva sjukförsäkringen. Reddit

Statliga, federala, lokala och fackliga lagar på arbetsplatsen

Innan du börjar skriva en ny handbok (eller uppdatera en) ska du förstå att det är många lagar på arbetsplatsen som spelar in. Om du har anställda i mer än en stad eller delstat behöver du till exempel platsspecifika avsnitt.

At-Will Employment Clause

”At-will” innebär att endera parten kan avsluta arbetsförhållandet när som helst. I alla stater utom Montana antar du detta avtal som standard. Om du har anställda i Montana ska du därför se till att du skriver ut detta.

Genomförd anställning och anti- trakasserier

Equal Employee Opportunity Commission (EEOC) reglerar detta. Se till att du beskriver oacceptabelt beteende i detalj. Berätta dessutom för dina anställda vad de ska göra om de utsätts för trakasserier eller ser det hända med en kollega. Dessutom ska du beskriva vad du kommer att göra om en anställd hävdar trakasserier.

Federal Medical Leave Act (FMLA)

Inte bara på FMLA-affischen måste informationen ges i skriftlig form. Om en anställd behöver ta ledigt kan han eller hon därför se din handbok för detaljerade instruktioner.

Occupational Safety and Health Administration (OSHA)

För att få en säker arbetsplats måste dina anställda känna till din säkerhetspolicy. Hur gör du detta? För det första, lär ut dessa på många olika sätt. Använd personlig utbildning. Och glöm inte affischerna så att de anställda håller dem i fokus. Framför allt ska du presentera dem i handboken på första dagen. När allt kommer omkring vill du att dina nyanställda ska förstå ditt engagemang för säkerhet.

Policy för en drogfri arbetsplats

Drogenfriheten på arbetsplatsen från 1988 upphörde 2010. Din delstat kan dock ha ett liknande program. Därför är det en bra idé att ha en policy för drogmissbruk oavsett om det är en lag i din stat eller inte. Om du gör drogtester, till exempel, får din policy inte diskriminera. Summa summarum, se till att du känner till lagarna och förklara dem i din handbok.

Slutlön och outnyttjad PTO

Frågor som rör anställningens upphörande kan omfattas av en federal eller delstatlig lag beroende på var du bor. På grund av detta bör du prata med ditt juridiska team. Vissa stater kräver till exempel att arbetsgivare betalar ut outnyttjad PTO.

COBRA

Din handbok bör beskriva vad som händer när en anställd slutar eller sägs upp. Om du erbjuder sjukvårdsförmåner har tidigare anställda rätt att anmäla sig till COBRA. (COBRA är en akronym för Federal Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act. Den ger bland annat fortsatt sjukförsäkring efter uppsägning. I praktisk användning hänvisar det till den förmånsplan som företaget erbjuder enligt COBRA). Tidigare anställda som ansöker om COBRA behöver anmälningsblanketter. Om du har ett HRMS bör du därför inkludera en länk till dessa blanketter i din handbok.

Tid och närvaro

Håll dig i minnet att lönelagstiftningen är kopplad till de anställdas tidredovisning. Därför är det viktigt att veta hur man spårar timmarna. Din handbok bör förklara hur de anställda stämplar in för skift. Inkludera till exempel regler för måltider och raster, PTO, minimilön, övertid och rättvis arbetsvecka.

Allmänt om ansvarsfriskrivning

Det kan finnas många dokument som flyter omkring. Skydda dig mot föråldrade eller dåligt skrivna policyer som skapades före gällande lagar. Ange tydligt att handboken ersätter alla andra regler. Detta ger dig också ett visst skydd mot informella eller ”antagna” policyer. Båda kan strida mot officiella riktlinjer eller lagar. Skydda dig åtminstone genom att ange att riktlinjerna kan komma att ändras.

Anställdas godkännande och avtal

HRMS med e-underskrift förenklar utbildningen av anställda. Anställda kan läsa policyn i digital form. Sedan skriver de under att de förstår och kommer att följa dem. Anställda, chefer och administrativ personal kan snabbt söka i databasen efter vilket formulär som helst. Elektroniska dokument förenklar rapporteringen.

Exempel på handböcker för anställda som kan inspirera dig

Nu när vi har diskuterat vad som måste göras, låt oss gå igenom några exempel på handböcker för anställda. Se hur dessa personalavdelningar har gjort sin personalhandbok levande. The Motley Fool Employee Handbook Vi är särskilt stolta över att kalla oss ”Foolish” – med stort F. Vi går tillbaka till Shakespeare. Det är vårt visitkort att vara respektlös. Att instruera och roa. Och att säga sanningen. Så våra kärnvärden kan helt enkelt sammanfattas med ”Be Foolish”. Motley Fool Employee Handbook

Tesla Employee Anti-Handbook ”Vem som helst på Tesla kan och bör prata med vem som helst enligt vad de tror är det snabbaste sättet att lösa ett problem till förmån för hela företaget. Du kan prata med din chef. Du kan också prata med din chefs chef. Och du kan prata direkt med en vice vd på en annan avdelning. Dessutom kan du prata med Elon – du kan prata med vem som helst utan någon annans tillåtelse.” Tesla Employee Anti-Handbook

Trello Employee Handbook Nyanställda på Trello får en handbok organiserad i en Trello-tavla. Komplett med charmiga bilder på bedårande hundar och katter. Du kan se den här.

Utmaningen att hålla handböcker uppdaterade

Det krävs ett kontinuerligt arbete för att hålla personalhandboken uppdaterad. Detta gäller särskilt för små företag utan en HR-chef. För det första har den person som har uppdraget inte alltid tid att arbeta med de små detaljerna. I vissa företag är det en fruktad uppgift att skriva och uppdatera handboken. Som ett resultat av detta är ingen ivrig att ta ansvar och ansvaret skickas runt och runt. För det andra sänker tryckkostnaderna de snäva budgetarna. Detta är olyckligt. Små företag behöver trots allt en bra handbok lika mycket som större företag.

Problem med föråldrade handböcker för anställda

I det här avsnittet kommer vi att tala om problem med föråldrade handböcker. En föråldrad handbok kan göra mer skada än nytta. Särskilt om policyn inte är förenlig med kraven. En ofullständig handbok orsakar förvirring. Dessutom kan det vara särskilt problematiskt för nyanställda.

Tänk på det här exemplet: Vad händer om en nyanställd antar att sjukvårdsförmånerna börjar gälla omedelbart? Anta att ditt företag har en karenstid på 60 dagar. Den anställde avslutar sin tidigare försäkring innan de nya förmånerna börjar gälla. Sedan drabbas den nyanställde av en större sjukvårdskostnad. Du kommer att få en arg anställd med ett berg av medicinska räkningar.

Det är inget sätt att börja ett nytt jobb på. Här är ett bättre scenario: I handboken förklaras väntetiden tydligt. Nyanställda får en länk till personalhandboken via e-post så snart de accepterar jobberbjudandet. Uppmuntra den nyanställde i e-postmeddelandet att läsa handboken snart. Särskilt avsnittet om förmånsregler. HR kan använda HRMS för att övervaka framstegen och påminna den nyanställde om att avsluta den. När de har läst den skriver den nyanställde under för att bekräfta att de förstår och går med på att följa reglerna.

Varför du kanske behöver flera versioner av handboken

Om du har anställda i många delstater kan du behöva ett separat avsnitt för varje delstat. Prata med din affärsjurist eller delstatens arbetsmarknadsdepartement. Om du till exempel är baserad i Kalifornien kan du behöva ett separat avsnitt för arbetstagare i vissa städer. Kalifornien antog också nyligen en ny lag om utbildning mot trakasserier. Dessutom har delstaten New York utökat kvalificerad ledighet utöver den federala lagen.

Din handbok representerar ditt företag

När din personalhandbok är föråldrad reflekterar den dåligt på ditt företag. Som ett resultat av detta ignorerar ganska snart alla den. De anställda måste fråga sin chef eller HR-personal varje gång de har en fråga. Felaktig information och informella policyer sprids i arbetsstyrkan.

20 anledningar till att du kan behöva uppdatera din personalhandbok

I det här kapitlet diskuterar vi 20 specifika anledningar till att du kan behöva uppdatera din personalhandbok.

Compliance

Att hålla din personalhandbok uppdaterad är inte bara en fråga om bekvämlighet. Det är nödvändigt för att uppfylla de rättsliga kraven. Det är viktigt att komma ihåg att den kan och kommer att användas som ett juridiskt dokument. Du kommer att hållas till de standarder som du dokumenterar. Om du inte har uppdaterat din handbok för koronavirus nödsjukledighet och utökad FMLA är det dags nu.

När du upprättar dina riktlinjer för efterlevnad, tänk på hur du ska utbilda dina anställda och dokumentera deras förståelse och samtycke till att följa reglerna. Miljontals amerikanska företag vänder sig till Learning Management Systems (LMS) för prisvärd och effektiv utbildning av anställda i efterlevnad.

Legalisering av marijuana

Det finns dessutom många delstater som har legaliserat cannabis. Cannabis är dock fortfarande olagligt på federal nivå. Därför råder det förvirring om vad detta innebär på lokal nivå. Om din stat har legaliserat marijuana är det helt klart dags att uppdatera din handbok för anställda. Detta kan till exempel påverka dina riktlinjer för drogtester. Att upptäcka THC i ett drogtest i en stat som har legaliserat fritidsbruk av hasch kanske inte innebär ett brott. Däremot kan ditt företag anpassa sig till federala lagar.

Fair Scheduling, Overtime and FMLA Updates

Säkerligen ändras lagar hela tiden. Nyligen har det till exempel skett betydande förändringar av lagar som rör schemaläggning. Detta gäller bland annat övertid och betald ledighet (PTO). Den bästa metoden är att ge en HR-chef i uppdrag att följa upp förändringar i arbetslagstiftningen. Se dessutom till att prata med din advokat och ditt löneföretag för att få hjälp på detta område.

Förändringar i delstaternas diskrimineringslagar

När vi talar om lagar har till exempel över 20 delstater för närvarande särskilda lagar som rör diskriminering. Dessutom överväger många stater att införa nya. Eftersom lagarna utvecklas är det viktigt att hålla takten i din handbok för anställda. Många företag har förresten antagit en policy som är strängare än de federala myndigheterna.

Ny plats

Om ditt företag har öppnat en ny plats är det dags att uppdatera din handbok för anställda. De anställda bör kunna hitta den officiella adressen till din nya lokal. Du bör också kommunicera syfte och funktion, så att de anställda vet vilka delar av ditt företag som är ansvariga för frågor som dyker upp. Handboken är det bästa stället att lista officiella adresser, platsfunktioner och kontaktuppgifter.

Att erbjuda en ny produkt eller tjänst

Alla anställda bör förstå ditt produkt- eller tjänsteutbud. När nya produkter kommer ut, lägg till dem i produktdelen av din personalhandbok. Ange även produkter eller tjänster som inte längre erbjuds. Ta inte bara bort dem, utan ange att de har upphört att existera. Anställda behöver en officiell metod för produkttillgänglighet.

Nya anställningstyper

Du kan definiera arbetsroller och anställningstyper för att klargöra rätten till förmåner. Du kan till exempel ha oberoende entreprenörer, säsongsarbetare, vikarier eller personer som inte är bosatta i landet. Ange särskilda överväganden eller undantag vid behov. Till exempel kan nya oberoende entreprenörer inte vara berättigade till en viss förmån.

Policy för sociala medier

Användningen av sociala medier fortsätter att utvecklas i takt med att nya plattformar dyker upp. Vissa generationer använder sociala medier som sitt primära sätt att kommunicera. Visst kan sociala medier vara ett kraftfullt sätt att kommunicera, marknadsföra och marknadsföra. De kan också vara en belastning för produktiviteten. Tydliggör därför din policy för personlig och företagsanvändning av sociala medier. Var särskilt specifik när det gäller konsekvenserna av överträdelser.

Ökad medvetenhet om sexuella trakasserier och juridiska konsekvenser

Indessutom har medvetenheten om sexuella trakasserier på arbetsplatsen ökat under de senaste åren. Offentliga fall, aktivism och kvällsnyheter har fått alla att tänka på det. Nu är det perfekta tillfället att uppdatera er handbok för anställda med riktlinjer för sexuella trakasserier. Om inte en uppdatering, kanske ett förtydligande. Det kan hjälpa de anställda att bättre förstå er policy. Anställda kommer att ha frågor efter att ha sett nyhetsartiklar och hört talas om allvarliga konsekvenser. Se till att din handbok för anställda är tydlig och kortfattad när det gäller sexuella trakasserier.

Retaliation

Retaliation från arbetsgivarens sida är numera den vanligaste anklagelsen som lämnas in till EEOC. Vedergällning är när en arbetsgivare straffar en anställd för en skyddad åtgärd. Till exempel att man visselblåst eller lämnat in ett klagomål. Se över dina riktlinjer. Försäkra dina anställda om att de kan ta upp frågor. Förklara dessutom förfarandena för att rapportera problem. Om din handbok innehåller instruktioner är det mindre troligt att du hamnar i en rörig situation. Detta kommer att hjälpa din personal att hantera problem på ett standardiserat sätt.

Intervjupolicy

Många delstater har förbjudit frågor om lönehistorik under intervjuer. Din ledning och ditt rekryteringsteam måste verkligen känna till detta. Överträdelser kan leda till kostsamma tvister. Det är också en bra tidpunkt att tänka på medarbetarnas engagemang. Det räcker inte att uppdatera din personalhandbok med nya lagar. Du måste också se till att de anställda verkligen engagerar sig i innehållet.

Telearbete

Har ditt företag börjat tillåta distansarbete? Det är uppenbart att det är dags att uppdatera din handbok av många skäl. Ett av de viktigaste är dina regler för tid och närvaro. Telearbete kräver nämligen en egen uppsättning regler. Viktigast av allt är att beskriva när du förväntar dig att fjärranställda ska vara på jobbet. Förklara rutiner för registrering av tid och närvaro. Uppdatera på samma sätt policyer om raster och flexibel tid.

Kontroller av brottslig bakgrund

Det finns nya delstatliga lagar om bakgrundskontroller. Detta är ett område att hålla ett öga på, särskilt om du rutinmässigt gör bakgrundskontroller av brottslig bakgrund. Uppdatera därför din personalhandbok så att den innehåller instruktioner, sekretesspolicy och godtagbar praxis. Se dessutom till att dina chefer är uppdaterade. Om det här inte fungerar kan du nämligen hamna i hetluften om du inte gör det. Prata dessutom med din juridiska rådgivare för att få veta hur din stat hanterar dem.

Lagar om måltider och raster på statlig nivå

Se över och uppdatera dina lagar om måltider och raster ofta. Eftersom underlåtenhet att kommunicera dessa till dina anställda kan leda till böter. Det är definitivt ett viktigt område att hålla koll på.

Rättsliga förtydliganden

Om ditt företag har ”oskrivna eller ”antagna” policyer befinner du dig på tunn rättslig grund. De är definitivt inte policyer i juridisk mening och kommer inte att kunna försvaras. Följaktligen kan de underminera integriteten hos hela din handbok för anställda.

Till exempel, finns det tvetydigt språk? Eller underförstådda omständigheter? Om så är fallet öppnar du dörren för tolkning. Visst kan tolkningen gå åt en miljon olika håll. Ta dig tid att gå igenom din personalhandbok för att hitta tvetydigt språk. Uppdatera den för att klargöra din ståndpunkt. Lämna ingen sten ogjord (eller oredigerad). När de anställda har en hävstång finns det faktiskt utrymme för tvister.

Jämlika policyer

Din handbok för anställda bör innehålla rättvisa policyer. Särskilt de som definierar interaktioner mellan ledning, anställda och företaget. Se faktiskt över din personalhandbok för att se till att dina policyer är rättvisa. På samma sätt bör du se till att cheferna förstår principerna. Du undergräver din personalhandbok om en chef visar favorisering. Se därför över din handbok och revidera alla områden som inte är tydliga. Framför allt ska du se till att alla policyer är lika och upprätthålls på ett rättvist sätt.

Molnåtkomst

Har du nytta av molnåtkomst för din handbok för anställda? Om inte är detta ett perfekt tillfälle att börja. Molnbaserade personalhandböcker är lätta att komma åt och tillgängliga alltid och var som helst. Dessutom kan du uppdatera dem i realtid vid behov. Det blir inte bättre än så. Som ett resultat av detta behöver du inte skriva ut den på nytt eller dela ut ytterligare avsnitt.

Jobbrollidentifiering

Dina anställda ska alltid kunna se uppdaterade jobbroller. Därför bör varje arbetsroll innehålla grundläggande ansvarsområden och förväntningar. I ett molnbaserat system kan du ge tillgång vid behov. På så sätt kan endast anställda med den rollen se dem.

Streamline Onboarding

Som diskuterats tidigare förbättrar molnbaserade handböcker onboarding. Din handbok för anställda är det bästa sättet att ställa upp förväntningar. Ge följaktligen nyanställda tillgång till din handbok omedelbart. Sedan kan du läsa av framstegen i ditt HRMS.

Växlingsmilstolpar

Du kanske nyligen har blivit föremål för reglerna för ”stora arbetsgivare”. Dessa är federala i de flesta fall och är främst relaterade till diskrimineringslagar och Affordable Care Act (ACA). Dina skyldigheter beror dock på hur många anställda du har. För det första måste du, om du har minst en anställd, ge lika lön för lika arbete till manliga och kvinnliga anställda. (Det bör du göra ändå.) För det andra, om du har 15-19 anställda omfattas du av de lagar som förbjuder diskriminering. Baserat på ras, hudfärg, religion, kön (inklusive graviditet, sexuell läggning eller könsidentitet). Plus nationellt ursprung, funktionshinder och genetisk information (inklusive medicinsk familjehistoria). Dessutom omfattas du av lagen som kräver att arbetsgivare ska ge lika lön för lika arbete.

WorkforceHub för personalhandböcker

Slutningsvis vill vi presentera dig för Swipeclocks HRMS WorkforceHub. WorkforceHub hjälper dig att hantera din handbok för anställda på ett effektivt sätt. För mer information, boka en demo idag.

• Författare
• Renoverade inlägg

Innehållsstrateg och företagsbloggare (2000+ inlägg). Hennes arbete har presenterats på G2:s Learning Hub, Human Resources Today, CloserIQ, Better Buys och över 500 företagswebbplatser. Hon spelar bluegrassmandolin och tycker om att vandra i den röda klippan i södra Utah. Connect with me on LinkedIn

Senaste inlägg av Liz Strikwerda (se alla)

• Varför strukturerade intervjuer är kritiska – 25 mars 2021
• Best HRMS For Small Business – 18 mars 2021
• Hur minskar biometriska tidsklockor lönekostnaderna? – 11 mars 2021