Hur man skriver arbetsinstruktioner

GLUU GUIDES

Mer än nio av tio arbetsplatsolyckor beror på mänskliga fel. Dessa leder till allvarliga skador och kostar branschen miljarder dollar varje år. Ändå skulle mycket av detta kunna undvikas med bättre och tydligare arbetsinstruktioner. Den här guiden visar hur man skriver arbetsinstruktioner – eller standardrutiner.

Att veta hur man skriver arbetsinstruktioner eller standardrutiner på ett tydligt och kortfattat sätt för dina kollegor säkerställer att de vet exakt hur deras olika uppgifter ska utföras. Det minskar riskerna eftersom sannolikheten för att saker och ting ska gå fel minskar. Det förbättrar också effektiviteten; arbetsinstruktioner säkerställer att det allra bästa sättet att utföra ett arbete är tydligt och känt för dem som utför det.

Denna omfattande guide visar dig hur du skriver arbetsinstruktioner som dina kollegor kan förstå och dra nytta av. Kom ihåg vad Einstein sa:

När vi talar om enkelhet: Om du är typen som lär dig saker lättare genom ett visuellt eller hörbart format kan du kolla in vår video nedan om var arbetsinstruktionerna började och varför de är viktiga:

Vad är skillnaden mellan arbetsinstruktioner, arbetsguider, SOP:er och så vidare?

Arbetsinstruktioner kallas också för arbetsguider, Standard Operating Procedures (SOP:er), arbetshjälpmedel eller användarhandböcker, beroende på situationen. I vilket fall som helst är syftet med arbetsinstruktionerna att tydligt förklara hur en viss arbetsuppgift utförs. De liknar de stegvisa instruktioner som vi får när vi lär oss att köra bil: kontrollera att växelspaken är i neutralläge, starta tändningen, tryck på kopplingen, lägg i första växeln och så vidare.

Det viktiga är att arbetsinstruktioner inte ska förväxlas med processer eller processkartor. Låt oss snabbt titta på var arbetsinstruktioner passar in i våra övergripande processdokumentationsnivåer:

1. En processhierarki visar din övergripande processarkitektur och hur den stöder din verksamhet. (Läs mer om detta i vår guide för att skapa processhierarkier)
2. En process är en kedja av aktiviteter som omvandlar input till output. (Intresserad? Läs vår guide om enkel processkartläggning)
3. En procedur beskriver hur man utför en process – sekvens och vem som gör vad. I Gluu kombinerar vi process och förfarande i ett enda, enkelt format (eftersom folk förväxlar dem hela tiden).
4. En arbetsinstruktion – eller arbetsguide, arbetshjälp eller standardförfarande – beskriver i detalj hur en aktivitet inom en process (eller ett förfarande) utförs.

Din arbetsinstruktion bör därför vara en del av en övergripande plan för processförbättring.

Med detta klargörande går vi vidare till ämnet om hur man skriver arbetsinstruktioner. (En sak till: För att få klarhet i all BPM-jargong se vår BPM-ordlista)

Varför är Standard Operating Procedures viktiga?

De minskar konsekvenserna när nyckelpersoner slutar

Arbetsinstruktioner, eller SOP:er, bygger upp och bevarar kunskapen inom ett företag. När ”hur saker och ting görs” överförs muntligt finns det utrymme för tolkning och mänskliga fel. Och kunskapen om hur man mest effektivt utför en uppgift går förlorad när nämnda anställd lämnar företaget och tar kunskapen med sig. Goda arbetsinstruktioner undviker allt detta.

Arbetsinstruktioner minskar riskerna

De minskar riskerna eftersom det säkraste sättet att utföra ett arbete är tydligt och känt av de personer som har betydelse.

Underviker fel och ”skuldbeläggande”

Klarhet undviker fel. Det är framför allt viktigt att undvika ”skuldbeläggande”. När saker och ting går fel är tendensen att skylla på eller hålla människor ansvariga, vilket är naturligt. Men om detta sker ofta kan det påverka personalens moral. Med tydliga arbetsinstruktioner minimeras detta problem.

Spara tid

Diagrammet nedan visar Gluus egen forskning om avkastningen på investeringar när man skriver arbetsinstruktioner. Poängen är att din initiala investering i tid betalas tillbaka när arbetsinstruktionen har använts bara tre gånger. Detta avser endast tidsbesparing – vi har inte ens nämnt värdet av att undvika fel och omarbetning. Detta kallas också för ”standardarbete” inom Lean:

Hur ser en bra instruktion ut?

Arbetsinstruktioner bör klargöra kristallklart hur de anställda utför sina uppgifter. Det ska inte finnas något utrymme för tolkning. De får inte vara vaga. Du vill minimera risken för att de förvirrar dina anställda. Det innebär att dina instruktioner bör vara så korta och enkla som möjligt. Internet är fullt av roliga exempel på dåligt skrivna instruktioner och andra som har roliga dubbla betydelser. Här följer några grundregler för att hjälpa dig på traven:

#1 den är tydlig

Som George Orwell sa…

”Bra skrivande är som en fönsterruta”.

Man ser rakt igenom den och fattar genast innebörden. Varje anställd ska kunna förstå dina arbetsinstruktioner. Undvik ord med flera stavelser, komplicerade meningar, jargong, akronymer, för många tekniska termer (utan att förklara dem) och onödigt svammel.

Skriv dina arbetsinstruktioner på ett sätt som gör dem lätta att förstå för varje anställd som utför uppgiften. Använd den aktiva rösten för att hjälpa din läsare, vilket hänvisar till meningsstrukturen subjekt, verb, substantiv. Till exempel, mannen (subjektet) drack (verb) sin öl (substantiv), inte hans öl mannen drack.

#2 den är tillgänglig

Det är bra att ha arbetsinstruktioner, men vad tjänar de till om de bara är tillgängliga på kontoret när de anställda som behöver dem befinner sig på fabriksgolvet? De personer som utför arbetet ska ha enkel tillgång till dess arbetsinstruktion när och var de behöver den. Resor eller arbetspapper?

(Det är här ett verktyg som Gluu kan hjälpa dig att få rätt instruktion, i rätt format, i händerna på rätt anställd vid rätt tidpunkt).

#3 den är trovärdig

Medarbetarna måste se arbetsinstruktionerna som trovärdiga, hjälpsamma och korrekta. Annars är de bara ännu en trevlig idé som ingen bryr sig om. Rådfråga den mest erfarna medarbetaren som utför en uppgift och be honom eller henne förklara hur arbetet utförs. Se till att dina instruktioner stämmer överens med verkligheten.

(Återigen kan ett verktyg som Gluu hjälpa dig att involvera rätt personer och samarbeta för att hålla den uppdaterad allteftersom du lär dig och utvecklas).

#4 den är konsekvent

Arbetsinstruktioner bör följa en enda stil. Konsekvens när det gäller terminologi, layout, media och metod gör dem lättare att följa och smälta. Även när det gäller konsistens bör de följa de anställdas färdigheter.

(Gluu hjälper dig att säkerställa ett enhetligt format i hela organisationen.)

#5 den är kort och enkel

Vi berörde detta ovan, men det är verkligen en viktig punkt. Som Albert Einstein sa: ”Om du inte kan förklara det enkelt förstår du det inte tillräckligt bra”. Ta dig tid att förstå det ordentligt. På så sätt undviker du misstag senare. Att skriva en arbetsinstruktion handlar inte om att låta smart. Tänk i stället på språket i bruksanvisningen för din tv. Eller ännu bättre, titta på språket i en barnbok. Försök att hålla det så kort och enkelt som möjligt.

#6 det är visuellt

Vi lever i en visuell kultur. Många av oss är mer bekväma med visuella medier än med att läsa böcker och tidningar. För att tillgodose detta bör du försöka använda bilder, ritningar och videor när det är möjligt i dina arbetsinstruktioner. Tänk på vem det är som kommer att konsumera dina arbetsinstruktioner och försök att förbereda dem därefter.

(Med Gluu kan du lägga till och visa bilder och videoklipp direkt på de surfplattor eller telefoner som används av personalen i första linjen.)

#7 den skrivs av dem som vet

Den person som har störst erfarenhet av hur uppgiften ska utföras bör vara den som skriver arbetsinstruktionen. Ge inte uppgiften att skriva arbetsinstruktionerna till en person som inte är 100 % insatt i arbetet. Du kan inte förvänta dig att en operatör ska veta hur man skriver arbetsinstruktioner till sin fulla potential när denne ännu inte är helt insatt i rollen. Detta innebär att det aldrig kan vara en person som skriver ditt företags arbetsinstruktioner om det inte är litet. Vi frågade ett antal branschexperter om varför delaktighet är nyckeln och du kan se deras svar i den här artikeln här.

(Gluu låter dig delegera ägandet till de personer som vet – oavsett var de befinner sig.)

Så, med dessa grundregler klara, hur skriver du egentligen den? Det är vad nästa avsnitt handlar om.

7 steg för tydliga arbetsinstruktioner

Har du någonsin köpt en omonterad möbel, kommit hem och försökt följa monteringsanvisningarna och blivit helt förvirrad? Om ja, är du inte ensam. Det har hänt många av oss. Av denna anledning är bra tekniska skribenter mycket eftertraktade. Teknisk skrivning är ett stort ämne och ligger utanför ramen för den här artikeln, men här är sju steg för att förbättra dina arbetsinstruktioner:

STEG 1

Skriv en tydlig titel

Vad ingår i en inledning? Tja, ganska mycket faktiskt. Det är avgörande att få den här delen rätt. Se därför till att du gör följande:

• Ge en kontext: förklara kortfattat vilken process uppgiften ingår i
• Identifiera ägarna: förklara kortfattat vem processägaren är och vem uppgiftsägaren är
• Ange utfallet: förklara kortfattat vad utfallet eller syftet med uppgiften är
• Tidningen måste hänvisa till uppgiften: Ett bra exempel kan vara ”hur man desinficerar händerna”.

STEG 2

Beskriv syftet – varför

Vad är syftet med din arbetsinstruktion? Varför förbereder du den? Att ställa varför-frågor hjälper dig att ta ett steg tillbaka och tänka på vad du försöker uppnå. Svaret på varför är inte bara det resultat som du redan har identifierat. Att fråga varför handlar om att fördjupa din förståelse innan du hoppar in i detaljerna. Läs mer om värdet av frågorna varför här.

Så ett tydligt syfte med ”hur man desinficerar händerna” skulle vara ”Undvik att sprida bakterier så att andra riskerar att bli sjuka.”

STEG 3

Beskriv hur man gör

Först och främst måste du räkna upp de material som krävs för att utföra arbetet. För att underlätta läsningen är det bäst att lista dessa i punktform och att skilja mellan material som tillhandahålls och material som inte tillhandahålls. Ordna din punktlista logiskt. Till exempel när det gäller desinfektion av händerna:

• Hushållstvål
• Vätskande antimikrobiell tvål i en dispenser
• Rinnande vatten
• Handdukar

Inkludera alla relevanta eller användbara referenser direkt i texten som naturliga hyperlänkar. Det gör det lätt för din läsare att förtydliga saker.

För att beskriva hur till exempel anställda ska desinficera sina händer måste du först välja ett format för att förklara detta. Det finns tre grundläggande alternativ. Kokboksformatet, beslutstabellen och flödesschemat. Du kan välja olika format för olika arbetsuppgifter, kanske beroende på deras komplexitet. Kom här ihåg att många människor är visuella inlärare så tabeller och flödesscheman, kanske med bilder, kan vara det bästa tillvägagångssättet.

STEG 4

Format för enkel läsning

Tänk på ditt arbetsinstruktionsdokument som ett pedagogiskt verktyg. Sätt dig in i läsarens situation och fundera på vad som skulle hjälpa honom eller henne att smälta dokumentet.

1. Välj hur du ska formatera dokumentet och håll dig till det. Om du praktiserar Lean finns här ett exempel på ett format som du kan överväga att använda.
2. Bryt ner alla steg i en sifferföljd. Om det finns fler än 10 steg, dela upp de olika ämnena. Ett steg beskriver en åtgärd som inte tar mer än 15 sekunder att utföra.
3. Använd bilder eller ritningar. Se till att bilden passar till texten. Hänvisa till bilden i texten. Placera bilderna på vänster sida av pappret och behåll texten på höger sida.
4. Förstärk viktig information genom att använda versaler, fetstil eller kursiv text.
5. Förvandla vilken lista som helst till en punktlista eller numrerad lista.

Verktyg, till exempel Gluu’s funktion för arbetsinstruktioner i vår produkt Understand, har inbyggd formatering som gör det enkelt att säkerställa enhetlighet överallt. Det är t.ex. användbart att formatera risker på samma sätt så att folk snabbt lär sig att upptäcka dem:

STEG 5

Förnyelse och förenkling

Nyckelregeln för bra skrivande är korthet. Kort, enkel och tydlig.

1. Använd korta och enkla meningar. Meningar bör inte vara längre än 15 ord och bör vara utan klausuler.
2. Använd korta och enkla ord. Ord med flera stavelser låter hjärnor men gör läsaren långsammare. Gör det enkelt för dem och föreställ dig att du skriver för en femåring.
3. Undervik akronymer, och om du måste använda ett så stava det första gången och sätt akronymen inom parentes bredvid. Använd akronymen från och med då.
4. Inkludera en lista över förkortningar som läsaren kan hänvisa till.
5. Beslut vilket ord eller vilken term du ska använda för att beskriva något och håll dig till det. Använd inte olika ord för samma sak. Om du till exempel använder termen ”hushållstvål” så använd bara den i hela dokumentet.

Som diskuterats ovan, använd aktiva meningar, inte passiva:

Korrekt: Torka händerna ordentligt.

Fel: Dina händer ska torkas ordentligt.

STEG 6

Lägg till referenser

Det är alltid bra att ange källor och förslag till vidare läsning och lärande. Lägg antingen till fotnoter eller ha en bilaga i slutet av dokumentet.

STEG 7

Testa med en kollega!

För att försäkra dig om att dina arbetsinstruktioner är lätta att förstå och följa ber du en kollega att utföra uppgiften genom att följa den. På så sätt får du veta om vissa delar eller förklaringar är förvirrande eller behöver förtydligas ytterligare.

1. Bjud en lämplig kollega att läsa utkastet till din arbetsinstruktion och ge dig feedback på den. Stämmer arbetsinstruktionen överens med hur uppgiften utförs i verkligheten? Är den förvirrande? Vad skulle kunna vara tydligare?
2. Beordra kollegan att utföra uppgiften genom att följa utkastet till arbetsinstruktion. Hjälp honom eller henne INTE eller ge ytterligare förklaringar. Observera.
3. Gör anteckningar om vad som bör läggas till eller ändras på din kopia av arbetsinstruktionen.

Exempel på ett beprövat SOP-format

Lean.org har några användbara mallar för att skriva Standard Work Job Instructions. Dessa är mestadels för mer avancerade fabriksinställningar:

Källa: https://www.lean.org/Search/Documents/53.pdf

Din checklista för arbetsinstruktioner

För att sammanfatta och förenkla finns här en checklista som du kan ha till hands när du planerar hur du ska skriva din nästa arbetsinstruktion.

• Identifierad process som uppgiften är en del av
• Identifierat syftet med uppgiften
• Förstått uppgiftens omfattning
• Namngivna personer som är ansvariga för uppgiften
• Angivna verktyg som krävs för uppgiften
• Nämnde. eventuella säkerhetskrav
• Väljde ett lämpligt och användbart format
• Använde användbara visuella hjälpmedel
• Kontrollerade att språket var enkelt och att meningarna var korta
• Förhindrade onödig jargong och tekniska termer
• Testades på en kollega.

Nu är det dags att omsätta det i praktiken!

Som vi ofta säger är det viktigt att komma ihåg att

”Perfekt är det godas fiende.”

Börja bara och lär dig och förbättra dig allteftersom. En idé är att informera dina kollegor om vad du gör och be dem påpeka eventuella misstag eller förbiseenden. På så sätt kan du se till att din arbetsinstruktion tas emot väl. Här på Gluu tror vi på att skriva arbetsinstruktioner inom ett integrerat system för att hantera affärsprocesser.

Hittade du detta användbart?
Om så är fallet så skulle vi verkligen uppskatta om du delar med dig:

…eller om du känner dig redo, kolla in vår funktion för arbetsinstruktioner så att du kan komma igång med dina egna arbetsinstruktioner redan nu.