När det är dags för en företagsägare att fylla i företagsskatteblanketter kan det bli lite förvirrande när man försöker förstå hur man hanterar utrustning och förnödenheter som köpts i affärssyfte. Dessa två typer av inköp beaktas på olika sätt i bokförings- och skattehänseende.
Vissa inköp, särskilt inköp av mindre belopp, kan kostnadsföras, medan andra inköp, vanligen utrustning, måste skrivas av (spridas ut över tiden).
För det första bör du notera att dessa inköp endast är avsedda för företagsändamål, inte för personligt bruk.
Förnödenheter, till exempel skrivarpapper, får inte användas för personligt bruk. Även om detta inte verkar vara en viktig distinktion kan det vid en IRS-revision visa sig att dessa inköp inte är avdragsgilla om du inte kan bevisa att de använts som en företagskostnad.
Företagsutrustning som kan användas för både personliga och affärsmässiga ändamål kallas listad egendom. Du kanske kan dra av en viss procentsats av kostnaden för företagsutrustning om du kan bevisa hur mycket den används i verksamheten.
Använd ditt företagskreditkort eller bankkonto när du köper företagsutrustning och förnödenheter. Enbart inköpsmetoden bevisar dock inte att de används som en företagskostnad.
Utgiftsberäkning kontra avskrivning
Det viktigaste att komma ihåg när det gäller skillnaden mellan företagsförnödenheter och företagsutrustning är att förnödenheter är kortsiktiga eller omsättningstillgångar och utrustning är långfristiga tillgångar.
Anslutningstillgångar är tillgångar som förbrukas inom ett år (mer eller mindre), medan långfristiga tillgångar förbrukas under flera år. Ja, kopieringspapper kan ligga på en hylla i över ett år, men detta är bara en allmän riktlinje för kategorisering av tillgångar för skatteändamål.
Dra av utgifter för förnödenheter
Då förnödenheter antas förbrukas inom ett år efter inköpet, anges kostnaden för förnödenheter som omsättningstillgångar som en utgift i företagets resultaträkning (P&L) och dras av som ett avdrag i företagsbeskattningen under det år då de köptes.
Avskriva utrustningskostnad
Då utrustning kan användas under en längre tidsperiod, kategoriseras värdet av denna utrustning som en långfristig tillgång i balansräkningen, och kostnaden skrivs av över tiden (tas som ett avdrag i steg över utrustningens livslängd).
Skatteverket har olika benämningar för att göra avdrag och avskrivningar. I stället för ”dra av” säger de ”expensing”, vilket innebär att man tar ett avdrag för en utgift. I stället för ”avskrivning” säger de ”kapitalisering”, vilket innebär att kostnaden för kapitaltillgångar som utrustning fördelas över tiden.
Vad är affärsmaterial?
Företagsförnödenheter är artiklar som köps in och vanligtvis förbrukas under året. De vanligaste typerna av företagsförnödenheter är kontorsförnödenheter, inklusive häftapparater, klisterlappar, markeringspennor och förnödenheter som används för att driva kopiatorer, skrivare och andra kontorsmaskiner.
Om du köper förnödenheter som ska användas i produkter som du tillverkar eller säljer, inklusive förpacknings- och fraktförnödenheter, hanteras dessa förnödenheter på ett annat sätt i bokförings- och skattehänseende.
Förnödenheter för tillverkning, frakt och förpackning av produkter räknas som lager och ingår i beräkningen av kostnaden för sålda varor. I slutet av året görs en inventering av dessa förnödenheter som en del av denna beräkning.
För bokföringsändamål betraktas företagsförnödenheter som omsättningstillgångar. Inköp av företagsförnödenheter dras av på din företagsskattedeklaration i avsnittet ”Utgifter” eller ”Avdrag”.
Företagsutrustning är materiell egendom som används i ett företag. Utrustning anses vara mer permanent och långvarigare än förnödenheter, som förbrukas snabbt. Utrustning omfattar maskiner, möbler, inventarier, fordon, datorer, elektroniska apparater och kontorsmaskiner. Utrustning omfattar inte mark eller byggnader som ägs av ett företag.
Köpet av utrustning redovisas inte som en utgift under ett år, utan utgiften fördelas över utrustningens livslängd. Detta kallas för avskrivning. Ur bokföringssynpunkt betraktas utrustning som kapitaltillgångar eller anläggningstillgångar, som används av företaget för att göra vinst.
Vinster eller förluster vid försäljning av kapitaltillgångar, inklusive utrustning, hanteras på ett annat sätt, både ur skattemässig och bokföringsmässig synvinkel, än ett företags ordinarie inkomster från försäljning. Vinsten eller förlusten vid försäljningen är föremål för kapitalvinstskatt, som beskattas med en annan skattesats än inkomst. Skattesatsen beror på hur länge tillgången har sålts, men är vanligtvis inte högre än 15 %. Du måste redovisa kapitalvinster i din skattedeklaration på schema D.
Nytt sätt att dra av billigare utrustning
Samtidigt som företagsutrustning, liksom annan företagsegendom, vanligtvis måste skrivas av, kan du under vissa omständigheter dra av hela kostnaden för företagsutrustning. Detta avdrag kallas de minimis safe harbor, vilket innebär att det är ett undantag för små belopp. Här är kraven:
Om ditt företag har vad IRS kallar ett ”tillämpligt bokslut” kan du göra ett avdrag för företagsskatt det år du köpte utrustningen för belopp som betalats för företagsutrustning upp till 5 000 US-dollar per artikel, med en faktura.
Om ditt företag inte har ett tillämpligt bokslut kan du göra ett avdrag för företagsskatt på 2 500 dollar per artikel, med faktura, det år du köpte utrustningen.
Du måste också meddela IRS på din skattedeklaration att du gör detta avdrag.
Skattefrågor är alltid komplicerade, och avskrivning och kapitalvinster står högst upp på listan. Den här artikeln är en allmän översikt, inte skatte- eller juridisk rådgivning. Ta hjälp av en skatteexpert för avskrivning av utrustning eller rapportering av kapitalvinstskatter.