Vi har blivit vana vid att tro att hårt arbete bara innebär långa arbetsdagar. Men spelar det någon roll hur mycket du arbetar om du inte levererar bra resultat? De flesta av oss har hört klyschan ”arbeta smartare, inte hårdare”, men vi gör ofta lite för att ta hänsyn till dess visdom.
Arbeta smartare innebär att få de bästa resultaten med minsta möjliga slöseri med tid och energi. Det kräver att vi tar ett steg tillbaka för att tänka igenom hur vi arbetar, inte bara hur mycket arbete vi utför eller hur många timmar vi loggar in på det. Om du arbetar effektivt under samma antal timmar som du arbetar nu, hur mycket mer skulle du då kunna åstadkomma? Prova att tillämpa dessa fem tekniker och se.
Prioritera uppgifter
Prioritera arbetsprojekt utifrån arbetsmängden och de planerade förfallodagarna. Ge tillräckligt med tid för varje projekt, men ställ in en timer för dig själv som en utmaning för att få arbetet gjort snabbare. Hoppa inte fram och tillbaka mellan olika uppgifter. Fokusera på en i taget med hjälp av en produktivitetsteknik som kallas ”chunking” och tillåt dig själv att vara uppslukad av att göra ett bra arbete. När timern går av, ta en paus och växla över till en annan typ av uppgift för att hålla dig engagerad.
Håll en ren arbetsyta
Om du vill arbeta snabbare är det bra att ha allting tillgängligt och organiserat. Ju mer tid du letar efter filer – eller ännu värre, högar på skrivbordet – desto mer distraherad blir du. En ren arbetsyta hjälper dig också att rensa tankarna. Håll ordning på ditt skrivbord och ett rent datorskrivbord så att du kan komma igång med uppgiften. Ägna lite tid varje dag åt att lägga undan ditt arbete och städa upp, så att din arbetsplats är redo för ditt bästa arbete när du kommer tillbaka.
Minimera distraktioner
När du arbetar med projekt, försök att minimera alla distraktioner. Sänk ringsignalen på din mobiltelefon och förvara den utom synhåll. Stäng av alla andra ljud, till exempel tv-program eller musik som inte hjälper dig att fokusera på ditt arbete. Upprätta förväntningar med dina arbetskamrater och stäng din dörr för att undvika störningar. Undvik inte att umgås med dina kollegor, men håll det till rasterna så att du inte hoppar in och ut ur arbetsläget.
Undvik sysslolöshet
Det är lätt att dras till uppgifter som du snabbt kan bocka av från listan. Särskilt när du tillbringar hela dagen med att känna dig distraherad och improduktiv, låter det ganska trevligt att göra några meningslösa arbetsuppgifter. Men ofta hjälper dessa uppgifter dig inte att leverera bra resultat. Sätt av en begränsad tid varje dag för att bocka av nödvändiga sysslor, men spara dina bästa timmar för dina viktigaste uppgifter.
Dela upp stora projekt
Ett stort projekt kan kännas för överväldigande att ta itu med. Du fortsätter att skjuta det längst ner i högen, trots att du vet att det är viktigt. Istället för att undvika det kan du försöka dela upp det stora projektet i en rad små uppgifter. Välj ut några som du kan slutföra under veckan och planera in dem i ditt arbete. Känslan av att du gör framsteg mot ett stort mål kommer att inspirera dig i dina andra uppgifter.
Smart arbete
När det gäller att arbeta produktivt innebär den grad av ansträngning du lägger ner på ett projekt inte alltid att en kvalitetsprodukt blir resultatet. Om uppgifter tar för lång tid på grund av att du är trött, distraherad eller oorganiserad är det ett tydligt tecken på att du arbetar för hårt.
Att vara en effektiv och produktiv arbetare innebär att du måste prioritera ditt arbete och avsätta tillräckligt med tid för att göra det på rätt sätt. Att praktisera goda arbetsvanor garanterar positiva och konsekventa resultat. Det viktigaste steget du kan ta för att arbeta mer effektivt är att göra upp en plan som du kan följa varje dag.