Även om traditionella faxapparater snabbt ersätts av e-post och internetfaxtjänster är det fortfarande viktigt att veta hur man använder detta arbetsredskap på arbetsplatsen. Här är några grundläggande instruktioner för att skicka och ta emot ett fax.
Sända ett fax:
Anvisning
Anvisning
- Säkerställ att faxmaskinen är inkopplad i en strömkälla och även inkopplad i ett fungerande telefonjack.
- Sätt igång faxmaskinen.
- Få tag på faxnumret till målfaxmaskinen.
- Samla ihop de dokument du vill skicka och lägg dem i den ordning du vill att de ska tas emot.
- Fyll ett separat papper, ett så kallat försättsblad, med mottagarens namn, faxnummer/telefonnummer, ditt namn, ditt telefonnummer, ett kort meddelande och antal sidor (inklusive försättsblad).
- Lägg dokumenten med framsidan uppåt i faxmaskinens inmatningsfack med försättsbladet ovanpå
- Skriv mottagarens faxnummer (anvisningar för uppringning av internationella samtal)
- Dryck på knappen ”fax” eller ”skicka”, beroende på den aktuella faxmaskinsmodellen
Nu kommer faxmaskinen att skanna var och en av dokumentsidorna i sitt minne. När alla sidor har skannats hör du en serie faxtoner. Dessa toner signalerar ”handshake” mellan den sändande och den mottagande faxmaskinen och upprättar en kommunikationslänk. Vänta några minuter medan faxet skickas. Om faxmaskinen har en liten bildskärm kan du leta efter en bekräftelse på att faxet gick igenom. Vissa faxapparater skriver också ut en kort bekräftelserapport.
Så här tar du emot ett fax:
- Säkerställ att faxapparaten är inkopplad, påslagen och ansluten till ett fungerande telefonuttag. Detta telefonuttag kan antingen vara din vanliga telefonlinje eller en dedikerad faxlinje. Det viktiga är att avsändaren har rätt nummer.
- Se till att faxmaskinen har tillräckligt med bläck i tonerkassetten. Tonerkassetter har vanligtvis någon form av indikator när tonern är låg. De flesta moderna faxapparater ger också en varning när tonern är låg.
- Säkerställ att det finns tillräckligt med skrivarpapper i faxapparatens pappersfack. Fläkta upp pappret (kör tummen längs botten och separera de enskilda sidorna) för att undvika pappersstopp i maskinen.
- Om det finns en telefon på faxmaskinen ringer telefonen. Svara inte.
- Vänta på ”handshake”-tonerna som visar att faxmaskinen pratar med avsändarens maskin.
- Faxmaskinen börjar automatiskt skriva ut varje sida i faxet.
- Kontrollera försättsbladet för att se att du har fått lika många sidor som skickades.
- Om det är ett viktigt dokument är det kontorsetikett att ringa eller skicka e-post till avsändaren för att bekräfta att du tagit emot faxet.
På nästa sida ska vi prata om hur man löser vanliga problem med faxapparater.