Hi there!

Pennsylvania Payroll Taxes and Laws

Om du är arbetsgivare i Pennsylvania finns det många löneskatter och lagar som du behöver känna till. Lokala inkomstskatter, federala löneskatter och lagar om sjukfrånvaro är bara några av de saker du behöver hålla koll på.

Låter det som mycket? Genom att använda ett automatiserat lönesystem eller anlita en erfaren löneräknare kan du underlätta inlärningsprocessen när det gäller Pennsylvanias löneskatter och lagar.

Löneskatter i Pennsylvania

Pennsylvania har många lager av statliga löneskatter. En betalas av både arbetstagare och arbetsgivare och resten betalas av arbetstagarna.

Skatter som betalas av både anställda och arbetsgivare

Pennsylvania Unemployment Compensation

I Pennsylvania betalar både du och dina anställdaUnemployment Compensation(UC) tax.

Arbetsgivardelen av UC-skatten betalas på de första 10 000 dollar av varje anställds inkomster varje år. Skattesatsen är specifik för ditt företag, och du får ett formulär UC-657 i slutet av varje kalenderår med din skattesats för följande år. 2019 års skattesatser varierar mellan 2,3905 % och 11,0333 %.

Nya arbetsgivare i Pennsylvania betalar den nya arbetsgivarens UC-skattesats de första två eller tre åren innan deras skattesats kan justeras. De som arbetar inom byggbranschen betalar en UC-sats på 10,2238 % 2019 medan nya arbetsgivare som inte arbetar inom byggbranschen betalar en skattesats på 3,6890 %.

För den anställdas del av UC-skatten måste du hålla inne 0,06 % från de anställdas löner. Till skillnad från arbetsgivardelen finns det ingen lönegräns för arbetstagardelen. Varje dollar som den anställde tjänar omfattas av UC-skatten.

Skatter som betalas av anställda

Statlig inkomstskatt

På samma sätt finns det ingen lönegräns när det gäller statlig inkomstskatt. Hur mycket du drar av dina anställdas löner kan dock bero på var de bor.

För de flesta anställda som arbetar i Pennsylvania måste du hålla inne 3,07 % av deras löner för statlig inkomstskatt. Detta är 2019 års skattesats oavsett den anställdes inkomst eller status för skattedeklaration.

Om en anställd är bosatt i Indiana, Maryland, New Jersey, Ohio, Virginia eller West Virginia behöver du dock inte innehålla inkomstskatten från Pennsylvania. Istället måste du innehålla den andra delstatens inkomstskatt och betala den skatten till den andra delstaten.

För att hjälpa dig att ta reda på vilken delstats inkomstskatt som ska innehållas, låt alla nyanställda fylla iEmployee’s Nonwithholding Application Certificate (Form REV-419 EX). Nuvarande anställda bör också fylla i formuläret igen när de flyttar.

Behåll en kopia för dina handlingar. Du kan också vara skyldig att lämna in en kopia till Pennsylvania Department of Revenue i vissa situationer (seResponsibilities of Employer).

Pennsylvania local taxes

Förutom statlig inkomstskatt kan anställda som bor eller arbetar i Pennsylvania också behöva betala lokala löneskatter.

Pennsylvaniens lokala skatter kan vara förvirrande, men att låta dina anställda fylla i formuläret Residency Certification Form hjälper dig. Det ger dig den information du behöver för att bestämma rätt skattesumma som ska innehållas.

Löneskatt i Philadelphia

Från och med den 1 juli 2019 måste du till exempel innehålla 3,8712 % av lönen för anställda som bor i Philadelphia. Denna Philadelphia Wage Tax krävs av alla invånare i Philadelphia, oavsett var de arbetar.

Omvänt gäller att om dina anställda arbetar i Philadelphia men är bosatta någon annanstans, måste du innehålla den skattesats som gäller för personer som inte är bosatta i Philadelphia, dvs. 3,4481 %.

Local Earned Income Tax (EIT)

Företag med anställda som arbetar i Pennsylvania är också skyldiga att hålla inne den tillämpliga lokala inkomstskatten från de anställdas löner och överföra skatten till lämplig lokal skattemyndighet.

För att fastställa källskattesatsen för EIT måste du jämföra dina anställdas EIT-avgift för bostadsadressen med EIT-avgiften för deras arbetsplats. Den högre av de två skattesatserna samlas in, men källskatten betalas alltid till skatteuppbördsmannen för arbetsplatsen.

Låter det lite komplicerat?Använd det här statliga verktyget för att hitta den lämpliga lokala inkomstskattesatsen för var och en av dina anställda.

Lokal skatt på tjänster

Det finns också en lokal skatt på tjänster (Local Services Tax, LST).

Det är en schablonskatt, vilket innebär att alla betalar samma belopp oavsett inkomst. Det årliga beloppet fördelas vanligen proportionellt efter antalet löneperioder under året och betalas kvartalsvis till lämplig skatteuppbördsmyndighet. (Undantaget är för LST på 10 dollar eller mindre. Dessa små belopp kan innehållas och betalas i en enda betalning i början av året eller när en nyanställd börjar).

För att hitta vilka LST som gäller för dina anställda och var skatterna ska betalas in kan du ange deras arbets- och hemadress här.

Skolkortsskatter

Okej, ytterligare en lokal skatt att gå igenom.

Vissa skoldistrikt i Pennsylvania har infört en inkomstskatt för sina invånare. Du kan använda samelocal tax rate finderför att ta reda på vilka skoldistriktsskatter som gäller för dina anställda.

I vissa fall kan både en stad och ett skoldistrikt införa en arbetsinkomstskatt för samma anställd. I dessa fall ska du använda sökaren för lokala skattesatser för att avgöra hur mycket skatt du ska betala till staden och hur mycket du ska betala till skoldistriktet.

Federala löneskatter att inkludera

Samma som Pennsylvanias löneskatter delas federala löneskatter mellan arbetsgivare och arbetstagare.

Arbetsgivare och anställda betalar båda: FICA

Federal Insurance Contributions Act (FICA) taxcontains both Medicare tax and Social Security tax. År 2019 är den totala skatten 15,3 %.

Så här är den uppdelad:

• För socialförsäkringsskatten bidrar arbetsgivare och arbetstagare med vardera 6,2 % av lönen upp till 132 900 dollar.
• För Medicare-skatten bidrar de med vardera 1,45 % av lönen. Det finns inget lönetak för Medicare-skatten.

Arbetsgivarna betalar: FUTA

Under 2019 är den federala arbetslöshetsskatten (FUTA) 6 % på de första 7 000 dollar av varje anställds lön varje år.

De flesta arbetsgivare är dock berättigade till en mycket lägre skattesats på 0,6 %. Om du betalar din statliga arbetslöshetsskatt i tid får du sannolikt en federal skattekredit på 5,4 %. Det gör att din effektiva FUTA-sats blir 0,6 % och sänker din maximala betalning per anställd.

Anställda betalar: federal inkomstskatt och Additional Medicare tax

Federal inkomstskatt innehålls från de anställdas lönecheckar baserat på deras val av källsortering på derasForm W-4. Se till att varje anställd fyller i en W-4 när de anställs.

Slutligt införs ytterligare Medicare-skatt för anställda som tjänar mer än ett visst belopp (varierar beroende på deklarationsstatus). Skattesatsen för 2019 är 0,9 % och innehålls från anställdas inkomster som överstiger 200 000 dollar per år.

Pennsylvania lönespecifika regler att känna till

Förmedling av lönekuvert

Alla arbetsgivare måste tillhandahålla lönekuvert med detaljer:

• Antalet timmar som den anställde arbetade,
• Vad lönesatsen var,
• Bruttolönen,
• Ett eventuellt skatteavdrag,
• Ett eventuellt annat godkänt avdrag (i förekommande fall), och
• Start- och slutdatum för löneperioden som lönekuvertet avser.

Sjuklön

Statsövergripande: Det finns ingen lag i Pennsylvania som kräver att arbetsgivare ska ge sjuklön om inte arbetsgivaren har en policy eller ett avtal om att betala ut dessa förmåner.

Philadelphia: Enligt Philadelphias stads förordning om främjande av hälsosamma familjer och arbetsplatser måste arbetsgivare med anställda som arbetar i Philadelphia ge en timmes sjuklön för varje 40 timmars arbete.

Om du har tio eller fler anställda måste detta vara betald sjuktid. Arbetsgivare med färre än tio anställda måste tillhandahålla obetald sjuktid i samma omfattning.

Övertidsersättning

Du måste betala icke undantagsanställda anställda 1,5 gånger deras timlön för alla arbetade timmar utöver 40 timmar i veckan.

Och övertid måste betalas som lön – du kan inte erbjuda kompensationsledighet (”comp time”) i stället för att betala övertid.

Allmänna lönebestämmelser i Pennsylvania att känna till

Se till att ha följande viktiga regler i åtanke:

• Rapportering av nyanställda: Arbetsgivare måste rapportera nyanställda till PennsylvaniasCommonwealth Workforce Development System inom 20 dagar efter anställning eller återanställning.
• Meddelande till nyanställda: När en nyanställd anställs måste du meddela när och var han eller hon ska hämta ut sin lönecheck. Du måste också informera dem om deras lönesats och beloppet för eventuella extraförmåner eller lönetillägg som ska betalas för deras räkning (t.ex. fackföreningsavgifter).
• Betalning för jourtid: Beroende på situationen kan du behöva betala anställda för jourtid. Se Pennsylvania’s Department of Labor & Industry’s swebsite för mer information.
• Betalning av oberoende entreprenörer: Om du betalar en entreprenör som inte bor i Pennsylvania minst 5 000 US-dollar per år måste du hålla inne 3,07 % statlig inkomstskatt från deras betalningar.
• Skicka sista lönecheck: När en anställd säger upp sig, får sparken eller sägs upp har du fram till nästa ordinarie lönedatum på dig att ge honom eller henne den sista lönechecken.