Guide för organisationsplanering: Typer av planer, steg och exempel

Organisationsplanering är som att kartlägga företagets väg på en karta. Du måste veta i vilken riktning du är på väg för att förbli konkurrenskraftig.

Men vad exakt är organisatorisk planering och hur gör du det på ett effektivt sätt? Den här guiden kommer att behandla:

• De olika komponenterna eller typerna av organisationsplaner
• De fem processtegen för organisationsplanering
• Exempel på organisationsplanering
• Verktyg för organisationsplanering

Vad är organisationsplanering?

Organisationsplanering är processen där man definierar ett företags anledning att existera, sätter upp mål som syftar till att förverkliga den fulla potentialen och skapar allt mer diskreta uppgifter för att uppnå dessa mål.

Varje planeringsfas är en delmängd av den föregående, där strategisk planering är den främsta

Det finns fyra faser i en riktig organisationsplan: strategisk, taktisk, operativ och beredskapsplanering. Varje planeringsfas är en delmängd av den föregående, med strategisk planering som den främsta.

Typer av organisatorisk planering

Strategisk

En strategisk plan är företagets helhetsbild. Den definierar företagets mål för en bestämd tidsperiod, oavsett om det är ett eller tio år, och ser till att dessa mål överensstämmer med företagets uppdrag, vision och värderingar. Strategisk planering involverar vanligtvis toppchefer, även om vissa mindre företag väljer att ta med alla anställda när de definierar sitt uppdrag, sin vision och sina värderingar.

Taktisk

Den taktiska strategin beskriver hur ett företag kommer att genomföra sin strategiska plan. En taktisk plan består av flera kortsiktiga mål, som vanligtvis genomförs inom ett år, och som stöder den strategiska planen. I allmänhet är det mellanchefernas ansvar att fastställa och övervaka taktiska strategier, som att planera och genomföra en marknadsföringskampanj.

Operationell

Operationella planer omfattar vad som måste hända kontinuerligt, på daglig basis, för att genomföra taktiska planer. Operativa planer kan omfatta arbetsscheman, policyer, regler eller förordningar som fastställer standarder för anställda, samt specifika arbetsuppgifter som relaterar till mål inom den taktiska strategin, t.ex. ett protokoll för att dokumentera och hantera frånvaro från arbetet.

Kontingens

Kontingensplaner väntar i kulisserna i händelse av en kris eller en oförutsedd händelse. Beredskapsplaner omfattar en rad möjliga scenarier och lämpliga åtgärder för frågor som varierar från personalplanering till avancerade förberedelser för yttre händelser som kan påverka verksamheten negativt. Företag kan ha beredskapsplaner för saker som hur man ska reagera på en naturkatastrof, fel fungerande programvara eller att en chef på C-nivå plötsligt lämnar företaget.

De fem processtegen i organisationsplanering

Processen för organisationsplanering omfattar fem faser som idealt sett bildar en cykel.

Strategisk, taktisk, operativ och beredskapsplanering faller inom ramen för dessa fem faser.

Utarbeta den strategiska planen

Steg i detta inledande skede inkluderar:

• Se över ditt uppdrag, din vision och dina värderingar
• Samla in data om ditt företag, till exempel resultatindikerande mätvärden från din försäljningsavdelning
• Uppför en SWOT-analys; Gör en inventering av företagets styrkor, svagheter, möjligheter och hot
• Sätt upp stora mål som tar hänsyn till ditt uppdrag, din vision, dina värderingar, dina uppgifter och SWOT-analysen

Översätt den strategiska planen till taktiska åtgärder

Det är nu dags att skapa taktiska planer. Ta in mellanchefer för att hjälpa till med följande:

• Det är vanligt att definiera kortsiktiga mål – kvartalsmål är vanliga – som stöder den strategiska planen för varje avdelning, t.ex. att fastställa en kvot för säljteamet så att företaget kan nå sitt strategiska intäktsmål
• Utarbeta processer för att se över måluppfyllelsen för att se till att de strategiska och taktiska målen uppfylls, som att köra en CRM-rapport varje kvartal och skicka den till Chief Revenue Officer för att kontrollera att försäljningsavdelningen når sin kvot
• Utarbeta beredskapsplaner, till exempel vad som ska göras om säljteamets CRM fungerar dåligt eller om det sker ett dataintrång

Planera den dagliga verksamheten

Operationella planer, eller de processer som bestämmer hur enskilda anställda tillbringar sin dag, är till stor del ansvaret för mellancheferna och de anställda som rapporterar till dem. Till exempel är den process som en säljare följer för att hitta, vårda och omvandla en lead till en kund en verksamhetsplan. Arbetsscheman, arbetsflöden för kundtjänst eller GDPR-policyer som skyddar potentiella kunders information hjälper alla en försäljningsavdelning att nå sitt taktiska mål – i det här fallet en försäljningskvot – så de faller under operativa planer.

Detta skede bör inkludera att sätta upp mål och delmål som enskilda anställda ska uppnå under en bestämd period.

Ledare kan välja att sätta upp vissa planer, till exempel arbetsscheman, själva. Å andra sidan kan enskilda uppgifter som ingår i en försäljningsplan kräva att hela teamet bidrar. I detta skede bör man också fastställa mål och delmål som enskilda anställda ska uppnå under en bestämd period.

Exekvera planerna

Det är dags att omsätta planerna i handling. Teoretiskt sett ska aktiviteter som utförs dagligen (definierade av den operativa planen) hjälpa till att nå taktiska mål, vilket i sin tur stöder den övergripande strategiska planen.

Monitorera framstegen och justera planerna

Ingen plan är komplett utan perioder av reflektion och justering. I slutet av varje kvartal eller den kortsiktiga målperioden bör mellancheferna granska om de har uppnått de riktmärken som fastställdes i steg två och sedan lämna in datastödda rapporter till chefer på C-nivå. Det är till exempel då chefen för försäljningsavdelningen skulle köra en rapport som analyserar om en ny process för att hantera försäljningspipelinen hjälpte teamet att nå sin kvot eller inte. Ett marknadsföringsteam kan å andra sidan analysera om deras insatser för att optimera annonsering och landningssidor lyckades generera ett visst antal leads till försäljningsavdelningen.

Avhängigt av resultatet av dessa granskningar kan din organisation vilja justera delar av sina strategiska, taktiska eller operativa planer. Om säljteamet till exempel inte uppnådde sin kvot kan deras chef besluta att göra ändringar i den operativa planen för säljpipeline.

Exempel på organisationsplanering

De här mallarna och exemplen kan hjälpa dig att börja fundera på hur du ska formatera din organisationsplan.

Strategisk

Det här är en enstaka sida med en tvåårig strategisk plan för ett fiktivt företag. Lägg märke till att de mål som anges i avsnittet ”Strategiska mål och organisationsmål” följer SMART-målmodellen: De är specifika, mätbara, genomförbara, relevanta och tidsbaserade.

Arbetsgivarplanering

Företagen måste använda sig av arbetsgivarplanering för att analysera, prognostisera och planera för personalens framtid. Personalplanering hjälper till att identifiera kompetensluckor, ineffektivitet, möjligheter till personalutveckling och att förbereda sig för framtida personalbehov.

Här är ett exempel på ett levande organisationsschema där företag kan visualisera sin ledningsstruktur och planera för framtiden

Använd Pingboard som ett verktyg för att planera och förena din personalstyrka. Börja gratis idag!

Taktisk

Detta är en tvåårig handlingsplan för en förvaltning, som också kan beskrivas som en taktisk plan. Organisationsövergripande mål – även kallade strategiska mål – som är relevanta för den här avdelningen listas i den övre delen, medan de mer taktiska målen för chefen för den här avdelningen listas nedan.

Operationell

Kolla in den här mallen för strategisk plan. Du kommer att märka att uppgifter för en enskild anställd faller under operativ planering. Notera utrymmet inom varje punkt där chefen kan lämna feedback till den anställde.

Kontingent

Den här beredskapsplanen omfattar hur känslig hälsoinformation ska skyddas i händelse av en IT-nödsituation. Detaljer beskrivs, inklusive syftet med det flersidiga dokumentet, de standarder som måste uppfyllas och stegen för att uppfylla dessa standarder.

Organisationsplanering är avgörande för ett framgångsrikt företag

Organisationsplanering är visserligen en lång och komplex process, men den är avgörande för ditt företags framgång. Lyckligtvis blir processen mer automatisk och intuitiv med regelbundna planerings- och granskningsmöten.

Använd Pingboards programvara för organisationsschema för att hjälpa dig att planera och kommunicera din strategi. Med Pingboard kan användarna bygga och dela flera versioner av sitt organisationsschema för att hjälpa till med successionsplaner, organisationsomläggningar, planer för fusioner och förvärv. Pingboard hjälper också till med rekryteringsplaner genom att du kan kommunicera öppna roller i ditt levande organschema så att de anställda förstår var deras företag växer och vilka roller de kan söka. Pingboards medarbetarkatalog hjälper till att hitta efterträdare för specifika roller genom att cheferna kan söka bland sina anställda efter de färdigheter och erfarenheter som behövs för att fylla en position.

Börja planeringen idag – riskfritt!