Ingen gillar förändringar, men när ditt företag växer har du inget annat val än att omfamna dem. Du måste överväga att anta effektiva lösningar som EDI för att effektivisera transaktioner med handelspartners. Men med tanke på det stora utbudet av EDI-programvara och -tjänster som finns på marknaden idag kan det vara svårt att hitta den som bäst passar ditt företags behov. Oavsett om du är nybörjare eller mångårig användare av EDI kommer denna köpguide att hjälpa dig att bättre förstå dina valmöjligheter så att du kan hitta den EDI-lösning som är bäst lämpad för att ge ditt företag en strategisk fördel.
Specifikt kommer den här guiden att ge dig information om följande ämnen:
Vad är EDI-mjukvara?
Electronic Data Interchange (EDI)-programvara är en robust teknik som underlättar utbytet av affärsdokument från en dator till en annan i ett standardiserat elektroniskt format mellan handelspartner, vilket gör det möjligt för dem att arbeta effektivt tillsammans. Tusentals standardiserade affärsdokument kan skickas automatiskt via EDI-programvaran. Några vanliga exempel är fraktstatus, fakturor, inköpsorder, lagerhandlingar och tullinformation.
EDI-tekniken eliminerar manuell B2B-kommunikation, vilket gör det möjligt för företag att spara tid och pengar i hela försörjningskedjan, öka bearbetningshastigheten, minska antalet fel, förbättra samarbetet mellan handelspartner samt öka kundnöjdheten och lojaliteten. Eftersom EDI är helt papperslös och kräver liten eller ingen mänsklig inblandning, flödar affärsdokumenten direkt från avsändarens datorsystem (t.ex. ett logistiksystem eller en ERP-programvara) till mottagarens datorsystem (t.ex, ett system för hantering av beställningar).
Funktioner hos EDI-programvara
| Funktion | Beskrivning |
|---|---|
| EDI-översättning | Identifierar de data som krävs för att skriva, hämta den nödvändiga informationen från något motsvarande system (ERP eller försäljningsorder, till exempel), Ordnar data i en struktur som säljaren kan förstå (uppfyller formatet i deras system eller en i förväg överenskommen orderstruktur) och skickar begäran till säljaren |
| EDI-mappning | Översätter information till ett format som är lättare att använda i nya miljöer. Detta inkluderar plattfil, XML och andra. |
| Säkra transaktioner | Användning av protokoll som Secured FTP och HTTPS för att säkra kommunikationen och hålla dina transaktioner mellan de inblandade parterna. |
Fördelar med EDI-programvara
EDI har funnits sedan slutet av 1960-talet och fördelarna har alltid visat sig vara dramatiska. Här är en titt på några av fördelarna med EDI-programvara:
| Fördel | Beskrivning |
|---|---|
| Förbättrad snabbhet | Accelererar affärscykeln med cirka 61 procent. EDI-meddelanden kan skickas automatiskt med hjälp av förkonfigurerade arbetsflöden, så att transaktioner mellan handelspartner kan slutföras på bara några minuter i stället för dagar eller veckor. |
| Ökad noggrannhet | Behandling av transaktioner manuellt innebär en större risk för mänskliga fel, vilket i hög grad kan påverka din verksamhet. Experter uppskattar att problem med datakvalitet kostar amerikanska företag cirka 3 biljoner dollar per år. EDI kan ge cirka 30-40 procent minskning av transaktioner med fel. |
| Reducerade transaktionskostnader | Sänk dina transaktionskostnader med cirka 35 procent. För köpare som hanterar många transaktioner möjliggör EDI-programvara besparingar på upp till miljontals dollar per år på grund av rabatter för tidig betalning. |
| Bättre kundupplevelse | Säkerställ synkronisering av förväntningar mellan säljare och köpare, vilket minskar tvetydigheten mellan parterna och leder till högre grad av kundnöjdhet. Vissa uppskattningar tyder på att EDI kan minska cykeltiden från order till kassa med cirka 20 procent, vilket förbättrar transaktionerna och relationerna mellan affärspartnerna. |
| Förbättrad lagerhantering | Lagerhanteringen är avgörande, eftersom den påverkar alla delar av din verksamhet – från lagergolvet till kundtjänst. Genom att automatisera processen för utbyte av affärsdokument kan du enkelt öka din synlighet i leveranskedjan. EDI har en spårningsfunktion som gör att du enkelt kan fastställa vilket lager du har och var det finns. Och eftersom EDI ger uppdateringar i realtid kan du effektivt fördela dina resurser, förebygga brister och praktiskt taget eliminera överskottslager. |
Vad behöver ditt företag?
Oavsett om ditt företag är ett litet företag, en ideell organisation eller ett multinationellt företag måste du ha ett korrekt, effektivt och lägligt sätt att utbyta affärsdokument med dina handelspartner. Detta innebär integrering av EDI-lösningen i ditt nuvarande B2B-kommunikationssystem. Utan ett EDI-baserat system är det kostsamt, tidskrävande och felbenäget att skicka order och andra dokument till handelspartner.
Det finns många olika typer av EDI, bland annat direkt EDI (även kallad punkt-till-punkt), webbaserad EDI, ett EDI-nätverk och fullständig B2B-integration. Varje typ av EDI har sina fördelar och nackdelar beroende på företagets storlek och behov.
- Startups och andra småföretag: Startups och andra småföretag som vill köpa en EDI-lösning kan vanligtvis klara sig med en webbaserad EDI, som kan nås och användas via webbläsare som Google Chrome och Firefox. Med hjälp av webbläsare kan du helt enkelt fylla i standardiserade formulär med de affärsdata som du vill dela med dig. Webbaserad EDI är ofta det enklaste och mest prisvärda sättet för små och medelstora företag att börja utbyta affärsdata med sina handelspartner med hjälp av EDI. Eftersom många webbaserade EDI-lösningar samarbetar med stora detaljhandelsföretag som Target och Walmart, minskar dessutom de komplexiteter som följer med en typisk EDI-installation.
- Befintliga EDI-användare som letar efter ytterligare funktioner: I takt med att din verksamhet expanderar och du ansluter dig till fler kunder bör din EDI-programvara kunna skalas utan att du behöver anställa dedikerad personal för att hantera dina EDI-funktioner. Om du har oklara tillväxtplaner kan du överväga att skaffa en molnbaserad EDI för att säkerställa gränslös skalbarhet allierad med hanterbara och flexibla prisstrukturer.
- Stora företag: Större företag hanterar vanligtvis en stor volym transaktioner, så de följer sannolikt en hybridmetod där de kombinerar olika typer av EDI för att se till att de kan arbeta effektivt med alla sina handelspartners. Allt oftare söker stora företag samarbete med välrenommerade EDI-leverantörer som kan sköta den dagliga hanteringen av deras EDI-system.
Bästa EDI-mjukvara
Det är ganska svårt att välja rätt EDI-lösning för ditt företag, eftersom det finns ett brett utbud av valmöjligheter på marknaden. Medan vissa organisationer föredrar att hantera sitt eget interna EDI-system, ser många till att arbeta med en EDI-leverantör. Oavsett vilken väg du väljer är här några av de populära EDI-lösningarna att överväga:
- TrueCommerce är ett EDI- och e-handelssystem som ger små och medelstora företag en enda plattform från vilken de kan hantera alla sina EDI-transaktioner. TrueCommerce är utformat för att påskynda försörjningskedjeprocesser och kopplar företag till en robust handelsplattform med tillgång till över 10 000 återförsäljare över hela världen.
- B2BGateway är en prisvärd och fullt hanterad EDI-lösning som gör det möjligt att lägga till handelspartner som inte är EDI-kompatibla. Det är mycket enkelt att lägga till dina handelspartner i systemet, eftersom de bara behöver betala en engångsavgift plus en liten månatlig underhållsavgift. Om du dessutom vill att dina EDI- och redovisningsprogram ska ha ett gränssnitt är B2BGateway fullt integrerat med Microsoft SBA, QuickBooks och Sage 50c.
Vanliga smärtpunkter med EDI
Samtidigt som EDI är mycket lovande finns det också en del utmaningar. Här är några av de vanligaste EDI-problemen:
- Säkerhetsproblem. Även om EDI är väletablerat och används inom många branscher och organisationer finns det fortfarande problem när det gäller informationsutbyte med EDI-partners eller tredjepartsorganisationer för EDI. Sådana problem är bland annat bristen på förtroende, risken för att konfidentiell information exponeras på grund av säkerhetsöverträdelser och potentiella juridiska problem på grund av statliga eller organisatoriska bestämmelser.
- Applikationsuppdateringar kan leda till datastörningar. Vissa företagsprogram kan störa EDI-anslutningar, även sådana som tidigare fungerat bra. Programvara för hantering av kundrelationer, resursplaneringsprogram, bokföringsprogram och många andra avancerade system kan få regelbundna uppdateringar eller förbättringar som gör dem inkompatibla med den programvara som används av dina handelspartner.
- Problem med integrering av programvara. EDI-lösningar kan fördärva dina IT-resurser eller lägga en stor utbildningsomkostnad på företaget. Utan ordentlig utbildning och strikt efterlevnad av det nya protokollet kan övergången från manuell dokumentdelning till EDI bli rörig. Eftersom det finns flera standarder som är inblandade när EDI implementeras kan små företag dessutom ha svårt att utbyta data med större företag som använder sig av den senaste versionen av en dokumentstandard.
- Kostnader för implementering och underhåll. Även om EDI ger enorma kostnadsbesparingar kan det vara ganska kostsamt att omforma och implementera programvarutillämpningar för att passa in EDI i det nuvarande systemet, särskilt för små och medelstora företag. Att underhålla ett EDI-system kan också vara kostsamt, särskilt om datamängden du hanterar växer snabbt.
Marknadstrender för EDI-programvara
- Ökad användning av molnbaserad EDI. I takt med att cloud computing tar sig in i ett bredare spektrum av företagsverksamhet förväntas molnbaserade EDI-system öka i användning, särskilt bland små och medelstora företag. Fler och fler företag vill idag migrera anslutningar, applikationer, data och integration till molnet. Cloud computing förändrar reglerna för genomförande av EDI-teknik och konsumtionsmodeller för tjänster.
- Mobile EDI. Mobila enheter som smartphones och surfplattor förändrar företagens sätt att interagera med sina handelspartner. Vissa företag börjar utveckla applikationer för att hjälpa till att mobilisera sin leveranskedja. Eftersom företagsappar nu blir populära är det bara en tidsfråga innan du kan ladda ner en EDI-relaterad mobilapplikation från appbutikerna.
Välja EDI-tjänster och programvara
Förståelse för EDI-dokumentflödet är nyckeln till att överväga de olika tjänste- och programvaruerbjudanden som finns tillgängliga för dig på marknaden:
- Ett affärsdokument skapas i ditt bokförings- eller ERP-system.
- Företagsdokumentet översätts från sitt ursprungliga format i bokföringssystemet till en EDI-dokumentfil.
- Det nya EDI-dokumentet skickas till EDI VAN-leverantören (value-added network).
- Den EDI VAN-leverantören levererar elektroniskt dokumentet till den avsedda mottagarens EDI-postlåda
- Dokumentmottagaren översätter EDI-dokumentet tillbaka till ett läsbart affärsdokument och bearbetar det.
Med tanke på antalet steg i EDI-dokumentflödet är det inte förvånande att det finns leverantörer som fokuserar på varje steg. Det finns också leverantörer av helhetslösningar. I vissa ERP-system ingår EDI faktiskt som en integrerad modul som är en del av det underliggande systemet.
Det första steget i EDI-dokumentflödet är att omvandla ett affärsdokument till en EDI-fil. Många programvarulösningar på marknaden tillhandahåller EDI-översättning. Ett viktigt övervägande när du granskar programvara för EDI-översättning är kompatibilitet med din bokförings-/ERP-programvara. Interoperabilitet är det viktigaste när man utvärderar EDI-översättningserbjudanden.
EDI VAN-leverantörer hanterar leveransen av EDI-dokumentet. VAN-leverantören kartlägger dokumentet enligt mottagarens standarder, tillhandahåller testtjänster och ser till att filen levereras på rätt sätt.
En av de viktigaste övervägandena när man köper en EDI-lösning är tjänstens bredd. Oavsett om du letar efter översättningsprogram, en VAN-leverantör att samarbeta med eller en fullständig ERP-lösning som innehåller EDI-funktioner finns det ett stort antal alternativ som ditt företag kan överväga. Om du vill avslöja vilka som är lämpliga för ditt företag kan du överväga att använda vår kostnadsfria söktjänst för programvara.