Strategiska planer hjälper till att identifiera vad en organisation strävar efter att uppnå och kartlägger de nödvändiga stegen som krävs för att lyckas.
Förr brukade de strategiska planerna sträcka sig över tio år, men organisationer i dag ser vanligtvis 2-3 år framåt i tiden – vissa branscher planerar bara år för år.
Utarbetandet av en strategisk plan är en process i flera steg och det ena steget bygger på det andra.
För att påbörja processen måste organisationen ha en passion för det den gör och en klar uppfattning om vad den hoppas uppnå.
Denna klarhet är det som gör det möjligt att utveckla strategin.
- Femstegsprocess för att utveckla en strategisk plan
- Steg 1: Skriv ett visionsuttalande
- För att underlätta ett visionsarbete:
- Exempel på visionsförklaring
- Steg 2: Skriv ett uppdragsuttalande
- För att underlätta processen med uppdragsutlåtandet:
- Exempel på uppdragsuttalande
- Steg 3: Utför en gapanalys
- Exempel på organisationens nuvarande tillstånd:
- Steg 4: Skriv SMART-mål
- Exempel på organisatoriska mål:
- Exempel på måldokument
- Steg 5: Övervaka framstegen
Femstegsprocess för att utveckla en strategisk plan
Steg 1: Skriv ett visionsuttalande
Ett visionsuttalande är ett uttalande (vanligtvis 2-3 meningar) som ger läsaren (och ännu viktigare, organisationen) en mental bild av vad organisationen hoppas på att bli eller vad organisationen hoppas på att uppnå.
Det är viktigt att förstå vart en organisation är på väg innan den kan utveckla en strategisk plan för hur den ska nå dit.
Värdet av ett visionsuttalande är att det ger ledningen och de anställda ett gemensamt mål.
För att underlätta ett visionsarbete:
Församla visionärerna i ett rum.
Beordra dem att blunda och beskriva den mentala bild de ser när organisationen har nått sitt optimala tillstånd.
Dokumentera de tankar som beskriver bilden på ett blädderblock.
Skapa enighet om allt som beskrivs.
Ta lite tid på dig för att formulera eller leka med formuleringen tills den beskriver tankarna korrekt.
Exempel på visionsförklaring
”ABC Dry Cleaners kommer att vara det främsta professionella tvätteriet
i storstadsområdet genom att erbjuda oöverträffad kund
service och städtjänster som överträffar konkurrenterna”.
Steg 2: Skriv ett uppdragsuttalande
Ett uppdragsuttalande är en förklaring till varför en organisation existerar och vilken väg den kommer att ta för att uppnå sin vision.
Uttalanden om uppdragsuttalanden är vanligtvis kortare än ett visionsuttalande, men inte alltid, och de är organisationsspecifika.
Detta är ett uttalande som beskriver vad organisationen brinner för och varför den existerar.
För att underlätta processen med uppdragsutlåtandet:
Låt gruppen titta på visionsutlåtandet och påbörja processen med att brainstorma ett uppdragsutlåtande.
Gå runt i rummet och låt alla ge en kort beskrivning (5-7 ord) som beskriver deras tankar och dokumentera deras svar på ett blädderblock.
När alla har skrivit ner sina idéer, leta efter likheter och vanligtvis kommer ett naturligt uttalande att skölja fram.
Formulera om och förfina uttalandet tills alla är överens om att det återspeglar organisationens uppdrag.
Exempel på uppdragsuttalande
”Vi finns till för att ”hjälpa våra kunder att ta hand om
och förlänga livslängden på sina investeringar i kläder”.
Steg 3: Utför en gapanalys
En gapanalys är en process som en organisation går igenom för att identifiera klyftorna mellan dess nuvarande tillstånd och vad den hoppas uppnå – dess vision.
För att göra en gapanalys ska man helt enkelt titta på var organisationen befinner sig och jämföra det med var den hoppas vara.
Den här processen innefattar vanligtvis ett steg med att forska om data utanför organisationen samt att ta en rejäl titt på data inom organisationen.
Exempel på luckor som en organisation kan titta på är:
- Marknadsandel
- Finansiell verksamhet
- Interna processer/system
- Public Relations
- Kundtillfredsställelse och kvalitet på produkter/tjänster (dessa anses också vara kritiska framgångsfaktorer).
Exempel på organisationens nuvarande tillstånd:
- Kundnöjdhetsresultat på 65;
- Vinstmarginal 1 %
- 10 % av marknadsandelen
- 10 % avkastning på städningar av dålig kvalitet
Steg 4: Skriv SMART-mål
Skriv SMART-mål för 2-3 år framåt (vissa organisationer väljer att gå kortare eller längre beroende på organisationen).
Exempel på organisatoriska mål:
- För 20xx kommer ABC Dry Cleaner att ha en kundnöjdhet på 85
- För 20xx kommer ABC Dry Cleaner att ha en vinstmarginal på 5 %
- För 20xx kommer ABC Dry Cleaner att ha en marknadsandel på 25 %
- För 20xx kommer ABC Dry Cleaner att ha en avkastning på mindre än 2 % för rengöringar av dålig kvalitet
Nu är det här som gummit möter vägen.
Mål är en underbar sak att ha, men om de inte genomförs och någon hålls ansvarig genom en strukturerad process för prestationsstyrning är de inget annat än ord på ett papper.
För att ge målen lite tänder måste de föras ner till avdelningsnivå och i slutändan till medarbetarnivå. Detta innebär att man måste identifiera vem som ska få det gjort.
Exempel på måldokument
Steg 5: Övervaka framstegen
Målen bör övervakas minst en gång i kvartalet.
Detta kan vara så enkelt som att be den ansvariga personen att ge en statusuppdatering om sina mål för kvartalet.
Det är mycket viktigt att detta görs eftersom alla organisationer är så upptagna i dag att det dagliga ansvaret ibland kan komma i vägen för att slutföra långsiktiga mål.
En gång om året bör den strategiska planen och målen ses över och uppdateras för att återspegla aktuella marknadsförhållanden och förändringar för att säkerställa att målen fokuserar på organisationens nuvarande tillstånd.
Använd måldokumentet för att hålla reda på statusen för måluppfyllelse.
Tala om målen vid varje personalmöte för att säkerställa att alla förstår dess prioritet.
Många organisationer skapar inte en strategisk plan eftersom processen skrämmer dem.