De 20 bästa gruppplaneringsverktygen 2021

Att hitta tid i ett fullspäckat schema kan vara en utmaning, särskilt när du försöker hitta ledig tid både i ditt eget schema och för tio andra personer.

Det bästa sättet att minimera den tid som går åt till enkla uppgifter är att lägga ut det arbetet på en tredje part – i det här fallet en gruppplaneringsverktyg. Med en gruppschemaläggare kan du minska onödiga mejl fram och tillbaka och i slutändan minska friktionen i ditt arbetsflöde.

Här ska vi utforska några av de bästa gruppschemaläggningsverktygen som du kan använda för att skapa en effektivare schemaläggningsprocess.

Vad man ska leta efter i ett verktyg för gruppschemaläggning

För att du ska kunna börja jämföra hjälper det att veta vad som gör ett verktyg för gruppschemaläggning bra. Att bara ha integration med dina kalenderappar är inte tillräckligt.

Nuförtiden har ett bra schemaläggningsverktyg kraftfulla försäljningsintegrationer. Ditt verktyg ska kunna integrera med:

De flesta appar för gruppplanering kan hitta gemensamma tider för att träffas, men vissa har ytterligare funktioner som att de är optimerade för mobila funktioner, sekretess, snabbhet och transparens.

Nästan ska vi utforska våra 19 favoritverktyg för schemaläggning. Beskrivningarna nedan ger dig en uppfattning om funktionerna och omfattningen av våra favoritappar.

HubSpot Meetings

HubSpot Meetings förenklar och automatiserar det som tidigare var en mycket besvärlig och ofta manuell process.

Fullt integrerad med HubSpot’s kostnadsfria CRM, låter Meetings-funktionen dig:

1. Skippa fram och tillbaka på e-postmeddelanden för schemaläggning
2. Skapa transparens och flexibilitet för ditt team eller potentiella kunder så att de kan schemalägga möten med dig när de ser att du är ledig
3. Släpp ut processen för att fånga upp leads genom att ställa viktiga frågor till kunderna innan mötet äger rum

Verktyget kan bäddas in på din webbplats och ställas in så att det återspeglar din varumärkesprofil i kommunikationen med kunder och i teamet. När en kund matar in sina uppgifter för att skapa ett nytt möte samlas deras data i en databas som du kan använda för framtida kontakter med dem och för att öka din kundkrets i takt med att du får fler kontakter.

HubSpot Meetings erbjuder också möjlighet till länkar för gruppmöten. Du kan ändra inställningarna så att du får meddelanden när nya möten skapas och inkludera viktig mötesinformation i länken, till exempel mötets längd, ämne etc.

Kalender

Kalendern är ett av de mest intuitiva schemaläggningsverktygen som finns. Kalender är kompatibelt med PC och Mac samt iOS- och Android-enheter och utnyttjar maskininlärning för att leverera smarta schemaläggningsfunktioner.

Med Calendar kan du tagga så många personer som du vill, och Calendar visar endast den tid då alla är tillgängliga. Om du behöver ändra schemaläggning visar ett klick vilka tider som fungerar för alla i teamet.

Gratisabonnemanget erbjuder obegränsad schemaläggning, kalenderanslutning (Gmail, Office 365, Outlook och iCloud) samt e-post- och SMS-meddelanden om schemaläggning och ändringar i schemaläggningen. Andra planer inkluderar ytterligare tillgång till lagmedlemmar, laganalyser, CRM-integration med mera.

Bildkälla

Doodle är utan tvekan den bästa schemaläggaren för smartphones på marknaden. Doodle är för närvarande kompatibel med iOS och Android och förlitar sig i hög grad på omröstningsfunktionen för att få fram tillgängliga mötesdatum.

Doodle låter dig först skapa en MeetMe-sida, där du kan visa dina lediga tider och välja ditt utsedda varumärke. Du kan skapa en omröstning om dina lediga datum och tider och låta folk rösta på tider som passar dem genom att skicka dem en länk via e-post eller hänvisa dem till en URL.

Doodle erbjuder flera svarsalternativ – inte bara ja/nej – och gör det möjligt för dem som väljer att rangordna eller förklara svaren. Du kan se vem som har svarat och vem som inte har svarat och hålla svaren till ett begränsat antal om det behövs. Den är kompatibel med de vanligaste kalendrarna.

Bildkälla

Boomerang Calendar

Boomerang Calendar är ett Google-tillägg som ansluts till din webbläsare Firefox eller Chrome. När det väl är installerat kopplas det till din Google Kalender och Gmail, så om du inte använder dessa e-posttjänster är detta kanske inte rätt val för dig.

Bibi Lauri Raven, grundare av BibiBuzz, beskriver Boomerang Calendar på följande sätt:

”Det är sömlöst och bidrar inte till ”app-strul”. Den tar också hänsyn till olika tidszoner och är integrerad i Gmail, Chrome och min Google-kalender. Medan jag skickar e-post kan jag enkelt ta fram min kalender så att folk kan välja den bästa tiden för ett samtal. De ser bara de tider jag är tillgänglig, inte mina andra möten och aktiviteter.”

Som hon nämnde är det ett verktyg som är mycket välintegrerat med din e-post och dina kalendrar. När du skriver ett e-postmeddelande kan du bädda in ditt schema i textkroppen. Det finns några andra metoder också, men dess främsta lockelse är att det är centraliserat och fungerar helt och hållet på din e-postsida. Händelsen skapas när en inbjuden person väljer en tid, och den tiden registreras automatiskt i din kalender.

Plugin-modulen är dock lite motsägelsefull – den är integritetsorienterad genom att den skyddar detaljerna i ditt schema från att visas, men för att kunna använda tjänsten måste du ge den tillgång till en del av din privata information, inklusive din kalender, dina kontakter och din e-post.

Detta kanske inte är den tjänst du ska välja om du eller dina inbjudna föredrar en viss grad av anonymitet på nätet.

Bildkälla

Mixmax

Mixmax är en schemaläggare inbyggd i din e-post. Den här plattformen, som är särskilt kompatibel med Gmail, är särskilt bra för dem som arbetar med försäljning. Några av de försäljningsfunktioner som ingår är:

• LinkedIn Sales Navigator-integrationer
• Salesforce-funktioner för automatisk skapande
• Sales dialer
• Beast mode

Mixmax gör det enkelt att schemalägga e-post. Du kan använda anpassningsbara mallar för att skicka e-postmeddelanden, spåra öppningar och klick, skicka meddelanden och använda snedstreckskommandon för att få dina kunder schemalagda. Du kan till och med bädda in länkar och andra medier i e-postmeddelandet med Mixmax.

Här är hur Yura Riphyak, grundare och produktchef på YouTeam, uttrycker det:

”Det här schemaläggningsverktyget utmärker sig av en enkel anledning: det låter dig schemalägga möten direkt i e-postmeddelandet. Detta underlättar inte bara konverteringen i utgående uppsökande kampanjer, utan minskar också överflödig friktion i alla kommunikationspunkter som leder till ett möte.”

Austin Mullins, grundare av Conversion Creatives, använder också Mixmax. Han uppskattar möjligheten att slänga in länkar direkt i dina e-postmeddelanden – ”Eftersom potentiella kunder inte behöver klicka sig vidare för att se tillgängliga tider ökar sannolikheten att de faktiskt väljer en tid”, säger han.

Bildkälla

WhenIsGood

WhenIsGood är ett mycket förenklat alternativ, men det är effektivt för gruppbokning. Även om andra alternativ kan vara bättre för dem som behöver en funktionsintensiv tjänst är detta ett bra alternativ för dina grundläggande behov.

Först skapar du ett konto och ställer in en kalender som täcker de dagar du är tillgänglig. Du kan välja tidsscheman baserat på dina krav på möteslängd och välja det tidsfönster du är tillgänglig. När du har valt ett tidsfönster kan du lägga till din information och skapa evenemanget.

Skapar du evenemanget skapas tre länkar. Varje länk har ett syfte:

• En är till för att göra ändringar i din kalender
• En är till för att skicka ut med mötesinbjudningar
• En är till för att hantera till omröstningsresultat

När du skickar ut länken för att folk ska kunna välja mellan dina tillgängligheter, väljer de de tider som passar dem, och det synkroniseras med länken för omröstningsresultat. Därifrån kan du bestämma de idealiska mötestiderna för alla inblandade. Det har inte de flesta integrationer, men det gör susen.

Kaleigh Moore, extraordinär copywriter för SaaS- och e-handelsföretag, använder verktyget och beskriver vad hon gillar med det här: ”Min favoritmötesplanerare är ett mycket enkelt verktyg som heter WhenIsGood. Grundversionen är gratis och gör allt jag behöver – plus att den är extremt enkel att använda. Ingen utbildning eller nedladdning eller något annat krävs av någon part. Bara ett enkelt sätt att hitta den optimala mötestiden för två eller flera personer.”

Bildkälla

YouCanBook.Me

YouCanBook.Me är ett annat populärt verktyg för gruppplanering för team. Det är ett enkelt men kraftfullt verktyg. Systemet integreras med GCal, Office 365 och iCal. Dessutom är verktyget bra för stora organisationer eftersom du kan använda kalendern för att boka flera personer, tjänster eller platser.

Det är optimerat för mobiler och anpassningsbart – du kan skräddarsy färger och meddelanden så att de passar dina behov. Dess kundbokningssystem gör att dina kunder kan välja sina angivna tider i rätt tidszon. Du kan lägga till buffertar mellan möten och justera mötenas längd.

Ryan Farley, medgrundare av LawnStarter, beskriver varför han älskar YouCanBook.Me: ”Jag älskar absolut att använda YouCanBook.Me för kalenderplanering. Att schemalägga möten utan det kan ta ett halvt dussin e-postmeddelanden fram och tillbaka åt gången. Istället skickar jag bara någon min bokningslänk och säger: ”För att göra det enkelt, vill du hitta en tid som passar dig här?”. Dessutom kan jag blockera tider i mitt schema och hantera längden på de tider jag vill ha tillgängliga.”

Jeroen Corthout, medgrundare av Salesflare, instämmer i detta, även om han påpekar att ”designen är inte lika modern som vissa andra verktyg, men den är mycket anpassningsbar och kan passa vilket arbetsflöde som helst som du vill bygga upp.”

Samt sett är det ett utmärkt verktyg för team och grupper som vill spara några timmar i veckan på fram och tillbaka e-post.

Bildkälla

24Sessions

24Sessions är ett funktionsrikt verktyg för gruppplanering som är en favorit bland välfungerande säljteam. Det innehåller även video- och skärmdelning, vilket gör det till ett utmärkt verktyg för de flesta funktioner för säljmöten.

Kunderna kan boka sina möten baserat på din tillgänglighet. Kalendern tar hänsyn till skillnader i tidszoner och gör det möjligt att spåra data. Den synkroniseras med GCal och Office 365.

Keller Tiemann, grundare av Leadsurance, beskriver varför han älskar verktyget:

”Det täcker de viktigaste sakerna som att integrera en kalender på vår webbplats, eller en fristående landningssida, så att våra potentiella kunder och klienter kan boka möten. Det skapar också automatiskt kalenderdatum och påminnelser för alla och skickar ut länkar till mötesrummet för videochatt. 24Sessions erbjuder uppringningsfunktioner, mötesinspelningar, möjlighet att vara värd för flera deltagare och många andra funktioner som gör att vi kan använda det för allt från att schemalägga demonstrationer till att stödja våra mest komplexa kunder. Det har gjort det helt sömlöst för oss att schemalägga och vara värd för effektiva och lägliga möten.”

Om du letar efter en funktionstung one-stop-shop för säljteam och gruppplanering är detta en bra lösning för dig.

Bildkälla

TimeTrade

TimeTrade är ett gediget verktyg för gruppplanering. Det är mobiloptimerat och du kan matcha kunder med anställda och tjänster. Dessutom kan du med verktyget aktivera videosamtal för möten och du kan ansluta TimeTrade till ditt CRM för att underlätta processflödet.

Paul Granger, grundare av Website Promoter, älskar TimeTrades mobilfokus – ”Med 80 % av användarna av mobila enheter som hävdar att de aldrig går hemifrån utan sin telefon kan man lugnt säga att ett av de bästa sätten att automatisera gruppbokning skulle vara via deras favoritenhet.”

Meddelanden aktiveras enkelt för både dig och dina kunder. Du kan ställa in dina egna regler för mötesutformning och tillgänglighet och till och med kolla dina analyser med det här verktyget.

Bildkälla

Cogsworth

Cogsworth är en schemaläggningstjänst med fokus på en smidig kundupplevelse som integreras med Office 365 och GCal. Den är anpassningsbar utifrån plats, tillgänglighet och tillhandahållna tjänster.

Genom en stegvis frågeprocess kan du schemalägga dina möten. Du måste ange:

• Vilken typ av möte du vill ha (och hur länge)
• Med vem du vill träffa
• En tidszon, datum, och tid
• Ditt namn
• Ditt telefonnummer
• Din e-postadress
• Bekräfta ditt möte

Du kan ordna tidsbuffertar och tidszoner i kalendern, skicka meddelanden, översätta text och se till att kalendern bäddas in på din webbplats.

Bildkälla

Skedify

Skedify är ett bra alternativ om du har en stor organisation med omfattande, komplicerade schemaläggningsbehov. Det är ganska bra för lag eller franchise eftersom du kan lägga till ett visst lags tillgängliga tid och synkronisera individuella kalendrar inom huvudkalendern.

Det låter dig välja:

• Platsen för ditt möte
• Tiden
• De personer som ska delta

Skedify erbjuder många integrationer – du kan tilldela uppgifter och spåra kundupplevelser, samtidigt som du håller dig till nödvändiga säkerhetsåtgärder.

Johan Vandecasteele, medgrundare på LeadStreet, använder Skedify med några av sina kunder. Som han uttrycker det: ”Det fungerar utmärkt med komplexa situationer. En kund har mer än 100 franchisetagare, och man kan boka in ett möte med någon av dem direkt från webbplatsen. Vi bygger en anpassad synkronisering med HubSpot som fungerar super smidigt.”

Bildkälla

MeetingBird

MeetingBird är ett Chrome-tillägg som skapats av uppfinnarna av Front och som fungerar som ett gruppmejl för flera personer. Din kalender visas tillsammans med ditt e-postmeddelande. För att kunna använda det här verktyget måste du ha Office 365 eller Gmail.

Den erbjuder många av samma funktioner som många andra appar i den här listan – du kan visa din kalender för respondenterna, skapa händelser och meddelanden, tillhandahålla mötesmallar och skapa omröstningar.

Den utmärker sig dock på ett sätt – den låter dig spara tid åt dig själv. Och det är väl ändå meningen med alla dessa saker?

Baptiste Debever, tillväxtchef på Feedier, säger: ”Det är ett mycket mångsidigt och integrerat verktyg. Det passar bra ihop med G Suite-verktyget och kan även integreras med Zoom. På det hela taget gillar jag verktyget och det driver de flesta av de funktioner jag behöver, gratis.”

Bildkälla

Calendly

Calendly är ett mycket vanligt val för teknikföretagare. Det har ett mycket enkelt och estetiskt tilltalande gränssnitt. Det är användarvänligt och erbjuder kompatibilitet mellan olika programvaror, vilket gör det till ett populärt val för externa kunder. Det ansluter till Outlook, Microsoft Office 365, iCal och Google Calendar.

För att använda verktyget anger du helt enkelt din tillgänglighet i Calendly, som sedan ger dig en länk till din kalender. När du kommunicerar med personer som du behöver ordna ett möte med är det bara att skicka dem din länk, så visas de tider då du är tillgänglig.

De kan sedan välja ett mötesnamn, tid, längd och plats. Detta kommer att generera ett möte i din kalender, och ett meddelande kommer att skickas för att påminna dig och dina inbjudna innan mötet börjar.

Bildkälla

ScheduleOnce

ScheduleOnce är ett bra verktyg för säljteam. Det prioriterar enkel anslutning mellan dina företags utsikter och säljteam för att mata direkt i tratten.

Det är enkelt inbäddat i din webbplats, marknadsföring och e-postmarknadsföringskampanjer, så i stället för att bara tillåta blyfångst kan dina utsikter omedelbart schemalägga från deras första kontaktpunkt.

Det distribuerar sedan automatiskt mötesinformationen till lämpliga teammedlemmar. Dessa händelser kommer att synkroniseras i alla deltagarnas kalendrar.

Bildkälla

Acuity Scheduling

Funktionaliteten i Acuity Scheduling är omfattande, men ju mer du betalar, desto mer får du ut av tjänsten.

Alla betalda planer är kompatibla med Google Apps, Office 365, Exchange och Outlook. Videokonferenser betonas också, så Zoom, GoToMeeting och Join.me är integrerade.

Verktyget är inte bara till för att bädda in en schemaläggare på din webbplats, även om du kan göra det. Det gör det också möjligt att styra fakturering, bokföring, betalningar och massutskick av e-post. Dina kunder kan se ditt schema och boka sin egen tid för att träffa dig. Den enkla åtkomsten gör det enklare att boka om och betala dig online.

På sätt och vis är det en schweizisk armékniv för schemaläggare.

Så här beskriver John Doherty, grundare av Credo, deras beslut att byta till Acuity: ”Vi har provat de flesta schemaläggningsverktygen som finns där ute och har nyligen bestämt oss för att flytta all vår schemaläggning till Acuity Scheduling eftersom det ger oss API-möjlighet att göra anpassade integrationer för vår plattform, fortfarande tillåter anpassade omdirigeringar för målspårning och låter oss lägga till flera användare till flera mötestyper vid behov.”

Bildkälla

Rallly (Web)

I motsats till Boomerang Calendar-funktionen som nämndes tidigare i den här listan är Rallly det bästa alternativet för dem som oroar sig för att deras privata information ska exponeras.

Det har dock nackdelar – såsom bristen på utbredd e-postintegration, oförmågan att välja tider och en allmän brist på djupa anpassningsmöjligheter.

Det är omröstningsbaserat som många av de andra apparna och insticksprogrammen i den här listan, men till skillnad från de andra tillåter Rallly att de som svarar på omröstningen behåller sin anonymitet, även om de bestämmer sig för att delta i diskussionsdelen. När du har skapat din omröstning kan du bjuda in personer genom att dela länken eller mejla dem.

Bildkälla

FreeBusy

FreeBusy är ofta ett favoritalternativ för B2B-företag, särskilt för att det integreras med så många olika tjänster. Det fungerar som ett Chrome-tillägg eller plugin för Outlook e-post.

Här är de kalendrar som den stöder:

• Outlook
• Oracle
• Microsoft Exchange
• Office 365
• OwnCloud
• Salesforce
• Google
• IBM Verse
• iCloud
• Yahoo
• Zimbra
• Zoom (för videosamtal)

När du registrerar dig, får du en unik URL som är värd för din kalender. Du kan skicka den länken till personer som vill schemalägga med dig och de kan registrera sig på din sida, eller så kan du lägga till deltagare till ett möte som du skapar och erbjuda en av dina tillgängliga tider.

Om det inte fungerar kan de hänvisa till din URL. Du kan också inkludera bufferttider runt dina möten, så att du inte har bråttom. Dessutom kan du begränsa vissa personer från att begära mötestider.

Bildkälla

Vyte.in

Vyte.in är en schemaläggare som fungerar bäst med iOS. Det är ett omröstningsbaserat system som låter användarna rösta på föreslagna mötestider och datum när de får ett e-postmeddelande från dig med informationen.

Vyte.in kommer ihåg respondentens tillgänglighet och föreslår sedan mötestider till dig. Den registrerar mötestiden i din kalender när alla har kommit överens om detaljerna. Naturligtvis kan respondenterna också bara titta på din kalender med den anpassade URL som Vyte.in genererar.

Det är i Pro-funktionen som den verkligen briljerar – Pro gör det möjligt att bygga in buffertar (ungefär som FreeBusy) mellan möten och förhindrar att du överbokar dig själv genom att du kan skriva ner datum även om de är preliminära.

Bildkälla

Meetin.gs

Meetin.gs är en personlig schemaläggare som är kompatibel med Google-program och Office 365. Den fungerar bäst via mobila enheter som fungerar på Android och iOS. Liksom många andra program låter den dig göra en egen sida – med en unik URL som du kan skicka ut – som ägnas åt din kalender. Du kan anpassa längden, platsen och stilen på det möte du vill ha och sedan skicka ut inbjudningar.

Denna app gör det möjligt för användaren att se alla sina möten på en tidslinje och ta agenda- eller mötesanteckningar i programmet så att alla kan komma åt dem. Crowd-sourcing- och delningsfunktionen gör det enkelt att skicka vidare anteckningar eller agendor till dina arbetsgivare eller anställda.

Bildkälla

X.ai

X.ai är utan tvekan en av de mest unika apparna i den här listan, eftersom den drivs helt av artificiell intelligens. Återigen, om integritet är ditt bekymmer är detta kanske inte tjänsten för dig, men om du föredrar effektivitet är detta ett bra alternativ.

Den är kompatibel med Google-appar, Okta och Outlook. När du registrerar ditt konto ger du tillgång till all din relevanta information – kalender, kontakter, e-post, ID:n osv.

När du ställer in ett evenemang skickar du ett e-postmeddelande till den inbjudna personen och skickar en CC-adress till din bot, som du får när du ställer in det. I e-postmeddelandet skriver du botens namn och sedan instruktionerna för evenemanget. Om det behövs ytterligare förtydliganden kan roboten skicka ett e-postmeddelande till den inbjudna med ditt schema för att få reda på detaljerna därifrån. När man kommit överens om ett möte skickas en inbjudan till alla inblandade parter.

Max Benz, grundare av EasyContent, förklarar varför verktyget är särskilt användbart: ”Man kan tycka att termen ’AI’ används för ofta, och det kan du ha rätt i, men det här verktyget löste definitivt mitt problem. Med verktyget kan jag ordna möten via e-post eller Slack. X.ai låter mig direkt skapa möten, men det tar också över konversationen för att hitta ett lämpligt datum och tid för ett möte om det behövs. I grund och botten fungerar det som min personliga ”AI”-assistent … vilket var lite konstigt först (men resultaten talar för sig själva).”

Bildkälla

I slutändan är alternativen oändliga när det gäller verktyg för gruppbokning. Valet är upp till dig vilket som passar ditt personliga arbetsflöde. Oavsett om du värdesätter sekretess, effektivitet eller transparens skulle någon av dessa tjänster vara värd att undersöka för ditt företag.

Om du letar efter ett snabbt och enkelt sätt att schemalägga möten eller möten kan du kolla in HubSpot Meetings.