Bakgrundskontroller i Texas: A Complete Guide [Updated for 2021]

Bakgrundskontroller har många syften. I dag är de ett viktigt verktyg för hyresvärdar, rekryteringsorganisationer och andra företag, och är ett vanligt inslag i godkännandet av bostäder eller anställningar.

Funderar du på hur man genomför bakgrundskontroller i Texas? I den här bloggen beskrivs vad du behöver veta om processen.

3 vanliga anledningar till att arbetsgivare utför bakgrundskontroller i Texas

Som arbetsgivare finns det många anledningar till att du kan genomföra en bakgrundskontroll av dina sökande. Här är några av de vanligaste skälen:

Allmän anställningsgranskning

Många företag i Texas genomför bakgrundskontroller vid anställning som en del av den vanliga onboardingprocessen. Detta hjälper företaget att verifiera en sökandes anställningshistorik och intyga att det inte finns några brottsdomar i en persons bakgrund

Screening för chefsbefattningar

Chefer har en högre ansvarsnivå än vanliga anställda, så det är vanligt att företag kontrollerar bakgrunden hos alla som ansöker om en chefsbefattning. Kraven på bakgrundskontroll för en chef kan vara strängare än för en nyanställd.

Granskningar för personer i omsorgsyrken

Sjukvårdspersonal, förståsigpåare, vårdare och liknande yrkesgrupper tar hand om och tillbringar tid med utsatta befolkningsgrupper, till exempel barn och äldre vuxna. För att garantera sina patienters och kunders säkerhet gör företagen noggranna kontroller av dessa sökande. Det är vanligt att dessa potentiella sökande genomgår en bakgrundskontroll, en kontroll av brottsregistret, en kreditupplysning och alla andra typer av bakgrundskontroller som arbetsgivaren anser vara giltiga.

Hur man utför bakgrundskontroller i Texas

I delstaten Texas hanterar Texas Department of Public Safety (eller TxDPS) alla bakgrundskontroller. Detta statliga organ driver delstatens Conviction Database, som fungerar som en central samlingsplats för offentliga brottsregister som hämtas från Computerized Criminal History (CCH) systemet.

CCH är en unik databas. Den innehåller alla delstatens kriminalregister från både offentliga och privata källor, men endast auktoriserade brottsbekämpande myndigheter och kriminalvårdsmyndigheter har tillgång till den.

Offentliga register, t.ex. kriminalregister, domstolsregister, livräkningsregister med mera, är däremot lätta att hitta i Texas. Texas Department of Public Safety eller Texas Office of Court Administration övervakar dessa register, och organisationer kan begära kopior genom att gå genom lämpliga kanaler.

Even om ditt företag kan göra egna bakgrundskontroller är det klokt att samarbeta med ett tredjepartsföretag för bakgrundskontroller som iprospectcheck i stället. På egen hand har du bara tillgång till offentliga register. Även om offentliga register kan vara informativa ger de inte en fullständig bild av en sökandes bakgrund och kan utelämna viktig information om arresteringar och fällande domar från privata källor.

När du samarbetar med ett tredjepartsföretag för bakgrundskontroll får du dock tillgång till alla viktiga register och dokument, inklusive de som rör kriminalhistoria och fällande domar.

Hur många år bakåt i tiden går en bakgrundskontroll i Texas?

I delstaten Texas kan bakgrundskontroller som genereras av en arbetsgivare gå sju år bakåt i tiden i den sökandes kriminella och personliga historia. Det finns dock vissa undantag från denna regel.

Enligt Texas lag (TX Bus. Code Sec. 20.05) är sjuårskontrollen tillämplig om inte lönen för den öppna tjänsten överstiger 75 000 dollar per år. Om den sökande söker ett jobb med en lön som överstiger 75 000 dollar per år har arbetsgivaren rätt att utvärdera den sökandes register från den tidpunkt då den sökande fyllde 18 år.

Sjuårsregeln gäller även när ett företag anlitar en tredje part för att utföra sina bakgrundskontroller, eftersom konsumentrapporteringsbyråer omfattas av både federala och delstatliga bestämmelser och begränsningar.

Slutligt bör arbetsgivare känna till att domstolarna normalt sett förseglar minderårigas brottsregister. Detta innebär att arbetsgivare sannolikt inte kommer att se några brottmålsdomar som en sökande ådragit sig innan han eller hon fyllde 18 år.

Arresteringar utan fällande dom

Vad händer när en sökande har arresterats för ett brott men aldrig åtalats?

I delstaten Texas bör arresteringar utan fällande dom aldrig enbart vara en grund för att fatta ett anställningsbeslut. Staten anser att människor är oskyldiga tills motsatsen är bevisad, och den amerikanska kommissionen för lika möjligheter till anställning (EEOC) hävdar och upprätthåller federala lagar mot diskriminering. Dessa lagar förbjuder användningen av Texas arresteringsregister vid anställningsbeslut, vilket är viktigt att känna till när du lär dig hur man gör en bakgrundskontroll av brottslig bakgrund i Texas.

För att fortsätta att följa reglerna bör arbetsgivare begränsa sig till fällande domar, erkännanden av skuld och åtal utan invändningar när de fattar beslut om anställning.

Hur kan jag göra en bakgrundskontroll som är förenlig med reglerna i Texas?

Om du vill att dina bakgrundskontroller ska vara förenliga med reglerna måste du fokusera på jämlikhet och kommunikation. Enligt EEOC:s riktlinjer är det olagligt att kontrollera en sökandes bakgrund om beslutet baseras på en persons nationella ursprung, hudfärg, kön, ras, religion, funktionshinder, ålder eller genetiska information.

Innan du samlar in bakgrundsinformation genom ett externt företag för bakgrundskontroll kräver Federal Trade Commission (FTC) och Fair Credit Reporting Act (FCRA) att du gör följande:

• Informera den sökande eller anställde om att du kan komma att använda informationen för att fatta beslut om hans eller hennes anställning. Detta meddelande måste vara skriftligt och i ett fristående format. Rådet kan inte finnas i en anställningsansökan. Du kan inkludera viss mindre tilläggsinformation i meddelandet (t.ex. en kort beskrivning av konsumentrapporternas karaktär), men bara om den inte förvirrar eller förringar meddelandet.
• Om du ber ett företag att tillhandahålla en ”utredningsrapport” – en rapport som bygger på personliga intervjuer om en persons karaktär, allmänna rykte, personliga egenskaper och livsstil – måste du också informera den sökande eller anställde om hans eller hennes rätt till en beskrivning av utredningens art och omfattning.
• Få den sökandes eller anställdes skriftliga tillstånd att göra bakgrundskontrollen. Detta kan vara en del av det dokument som du använder för att meddela personen att du kommer att få rapporten. Om du vill att tillståndet ska göra det möjligt för dig att inhämta bakgrundsrapporter under hela personens anställning, se till att du säger det tydligt och iögonfallande.
• Intyg till det företag från vilket du inhämtar rapporten att du:
  • underrättade den sökande och fick dennes tillstånd att inhämta en bakgrundsrapport;
  • uppfyllde alla FCRA-krav; och
  • inte kommer att diskriminera den sökande eller den anställde, eller på annat sätt missbruka informationen i strid med federala eller delstatliga lagar eller förordningar om lika möjligheter.

Om en bakgrundskontroll avslöjar tidigare fällande domar som ger dig rätt att vidta negativa åtgärder (t.ex. vägra att anställa den sökande eller anställa den sökande i en sämre position) ger FCRA följande riktlinjer:

• Innan du vidtar en negativ anställningsåtgärd måste du ge den sökande eller anställda:
  • ett meddelande som innehåller en kopia av den konsumentrapport du förlitat dig på för att fatta ditt beslut, och
  • en kopia av ”A Summary of Your Rights Under the Fair Credit Reporting Act” (en sammanfattning av dina rättigheter enligt Fair Credit Reporting Act), som du bör ha fått från det företag som sålde rapporten till dig.
• Då du ger personen meddelandet i förväg har personen möjlighet att granska rapporten och förklara eventuell negativ information.
• Efter att du vidtagit en negativ anställningsåtgärd måste du informera den sökande eller den anställde (muntligt, skriftligt eller elektroniskt):
  • att han eller hon har fått avslag på grund av information i rapporten;
  • namn, adress och telefonnummer till det företag som sålde rapporten;
  • att företaget som sålde rapporten inte fattade anställningsbeslutet och inte kan ge specifika skäl för det; och
  • att han eller hon har rätt att bestrida rapportens riktighet eller fullständighet, och att han eller hon har rätt att erhålla en ytterligare, kostnadsfri rapport från det rapporterande företaget inom 60 dagar.

Har du behov av snabba, exakta och kompatibla bakgrundskontroller i Texas? Vi kan hjälpa dig!

Som du kan se är riktlinjerna för efterlevnad av bakgrundskontroller komplicerade och det är lätt för företag att ta fel steg. Lyckligtvis kan du effektivisera processen genom att samarbeta med iprospectcheck.

Som branschledare inom bakgrundskontroller för Texas och många andra stater erbjuder vi snabba, exakta och tillförlitliga bakgrundskontrolltjänster som du kan lita på.

Kontakta oss redan idag för att begära en kostnadsfri konsultation.