Ați făcut vreodată parte dintr-un proiect care nu a mers conform planului?
Nu vă simțiți bine.
Timp pierdut, resurse irosite. Este destul de frustrant pentru toți cei implicați.
De aceea este atât de important să creați un plan cuprinzător de management al proiectului înainte ca proiectul dvs. să pornească la drum.
În acest ghid, vom explora cum să creăm și să proiectăm un plan de management al proiectului de succes.
Vom prezenta, de asemenea, șabloane ușor de personalizat pe care le puteți crea astăzi în Project Management Plan Maker.
- Ce este un plan de management al proiectului?
- Care sunt părțile unui plan de management de proiect?
- Un plan de management de proiect ar trebui să includă următoarele secțiuni:
- Cum scrieți un plan de proiect?
- 1. Evidențiați elementele cheie ale planului dvs. de proiect într-un rezumat executiv
- Planificați graficul de proiect în mod vizual cu o diagramă Gantt
- Clarificați structura echipei de proiect cu o organigramă a echipei
- Creați o organigramă cu ajutorul creatorului nostru de organigrame.
- Organizați factorii de risc ai proiectului într-o structură de defalcare a riscurilor
- Simplificați-vă fluxul de lucru cu software-ul de gestionare a proceselor de afaceri.
- Planificați în avans: creați rapoarte de stare a proiectului pentru a comunica progresul către părțile interesate
- Tabloane de plan de management al proiectului
- Șablon de propunere de ofertă de construcție
- Șablon simplu de plan de management al proiectului
- Șablon simplu de plan de comunicare pentru managementul proiectului
- Șablonul de plan de proiect de dezvoltare comercială
- Ce se reține: cele mai bune practici ale planului de proiect
Ce este un plan de management al proiectului?
Un plan de management al proiectului este un document formal care definește modul în care va fi realizat un proiect. Acesta descrie domeniul de aplicare, obiectivele, bugetul, calendarul și rezultatele unui proiect și este esențial pentru a menține un proiect pe drumul cel bun.
Scrieți un plan de proiect în timpul etapei de planificare a ciclului de viață al proiectului, iar acesta trebuie să fie aprobat de părțile interesate înainte ca un proiect să poată trece la etapa de execuție.
Dacă unii dintre acești termeni sunt noi pentru dumneavoastră, vă puteți pune la curent cu această postare despre termenii de management de proiect.
Aceasta înseamnă că planul dvs. de proiect trebuie să fie suficient de atrăgător, organizat și minuțios pentru a obține sprijinul părților interesate.
Lectură suplimentară: Sunteți nou în managementul de proiect? Citiți postarea noastră de pe blog despre cele 4 etape ale ciclului de viață al proiectului.
Care sunt părțile unui plan de management de proiect?
Înainte de a începe să vă asamblați propriul plan, ar trebui să fiți familiarizat cu principalele componente ale unui plan tipic de proiect.
Un plan de management de proiect ar trebui să includă următoarele secțiuni:
- Rezumat executiv: O scurtă descriere a conținutului raportului
- Domeniul de aplicare al proiectului & Livrabile: O schiță a limitelor proiectului și o descriere a modului în care proiectul va fi împărțit în livrabile măsurabile
- Calendarul proiectului: O vedere la nivel înalt a sarcinilor și etapelor proiectului (diagramele Gantt sunt la îndemână pentru aceasta)
- Resursele proiectului: Bugetul, personalul și alte resurse necesare pentru a îndeplini obiectivele proiectului
- Planul de gestionare a riscurilor și problemelor: O listă a factorilor care ar putea deraia proiectul și un plan pentru modul în care problemele vor fi identificate, abordate și controlate
- Planul de management al comunicării: Un plan pentru modul în care comunicarea cu echipa și cu părțile interesate va fi gestionată pe parcursul proiectului
În principiu, un plan de proiect ar trebui să le spună părților interesate ce trebuie să se facă, cum se va face și când se va face.
Acesta fiind spus, o mărime unică nu se potrivește tuturor. Fiecare plan de management al proiectului trebuie să fie adaptat la industria și circumstanțele specifice ale proiectului.
De exemplu, acest plan de marketing pare orientat către client. Este adaptat pentru a vinde clientului agenția:
În timp ce acest plan de dezvoltare comercială se concentrează pe obiective specifice și pe un calendar detaliat:
După ce am eliminat aceste elemente de bază, să trecem la câteva sfaturi pentru a crea un plan de management al proiectului care să fie la fel de atrăgător pe cât este de profesionist.
Lectură suplimentară: Dacă doriți să creați o propunere, citiți ghidul nostru aprofundat pentru propuneri de afaceri. Apoi încercați modelele noastre de propuneri de locuri de muncă sau modelele noastre de propuneri de afaceri.
Cum scrieți un plan de proiect?
1. Evidențiați elementele cheie ale planului dvs. de proiect într-un rezumat executiv
Un rezumat executiv este o scurtă descriere a conținutului cheie al unui plan de proiect.
De obicei, acesta este primul lucru pe care îl vor citi părțile interesate și ar trebui să acționeze ca o versiune Cliff’s-notes a întregului plan.
Ar putea atinge propunerea de valoare a unui proiect, obiectivele, produsele livrabile și etapele importante, dar trebuie să fie concisă (este un rezumat, până la urmă). În primul rând, asigurați-vă că dezvoltați o dovadă a conceptului.
În acest exemplu, un rezumat executiv poate fi împărțit în coloane pentru a pune în contrast problema existentă cu soluția proiectului:
Formatul pe două coloane cu anteturi clare ajută la divizarea informațiilor, făcându-le extrem de ușor de citit dintr-o privire.
Iată un alt exemplu de rezumat executiv al unui plan de management al proiectului. Acesta evidențiază vizual elementele cheie cu fonturi mari și pictograme ajutătoare:
În acest caz, faptele și cifrele evidențiate sunt deosebit de ușor de scanat (ceea ce cu siguranță îi va face fericiți pe cei interesați).
Dar rezumatul dvs. executiv nu va fi întotdeauna atât de simplu.
Pentru proiectele mai mari, rezumatul dvs. executiv va fi mai lung și mai detaliat.
Acest șablon de plan de management al proiectului are un rezumat executiv cu mult text, deși antetele îndrăznețe și culorile de fundal diferite îl împiedică să pară copleșitor:
Este, de asemenea, o idee bună să îl împărțiți în secțiuni, cu un antet dedicat pentru fiecare secțiune:
Indiferent de modul în care vă organizați rezumatul executiv, acesta ar trebui să ofere părților interesate o previzualizare a ceea ce va urma în restul planului de management al proiectului.
Planificați graficul de proiect în mod vizual cu o diagramă Gantt
Un grafic de proiect planificat cu atenție este esențial pentru succesul oricărui proiect. Fără unul, proiectul dvs. se va prăbuși probabil într-o harababură de termene ratate, management deficitar al echipei și modificări ale domeniului de aplicare.
Din fericire, instrumentele de planificare a proiectului, cum ar fi diagramele Gantt și liniile de timp ale proiectului, facilitează crearea programului de proiect. Puteți să trasați vizual fiecare sarcină de proiect, să adăugați repere majore, apoi să căutați orice dependențe sau conflicte pe care nu le-ați luat în considerare.
De exemplu, acest șablon de diagramă Gantt schițează activitățile de proiect de nivel înalt pe parcursul unui întreg trimestru, cu sarcini codificate pe culori în funcție de echipă:
O foaie de parcurs de nivel înalt ca cea de mai sus este probabil suficientă pentru planul dvs. de management al proiectului. Fiecare echipă va putea să se raporteze la această linie de timp pe parcursul proiectului pentru a se asigura că se află pe drumul cel bun.
Dar înainte de demararea proiectului, va trebui să săpați și să defalcați responsabilitățile proiectului pe fiecare membru al echipei individuale, ca în acest exemplu de diagramă Gantt:
În fazele ulterioare de execuție și monitorizare a proiectului, vă veți mulțumi că ați creat o foaie de parcurs vizuală detaliată pe care o puteți urmări și ajusta pe măsură ce lucrurile se schimbă.
Puteți utiliza, de asemenea, un instrument de gestionare a proiectului pentru a vă menține echipa organizată.
Lectură suplimentară: Postarea noastră care prezintă exemple de diagrame Gantt și mai multe sfaturi despre cum să le folosiți pentru managementul de proiect.
Clarificați structura echipei de proiect cu o organigramă a echipei
Unul dintre cele mai dificile aspecte ale planificării proiectului este asamblarea unei echipe și alinierea acesteia la viziunea proiectului.
Și alinierea echipei dvs. ține de comunicare – comunicarea obiectivelor proiectului, comunicarea solicitărilor părților interesate, comunicarea raționamentelor din spatele deciziilor importante… lista poate continua.
Aici este momentul în care o bună documentare a proiectului este crucială! Trebuie să creați documente pe care echipa dvs. și părțile interesate le pot accesa atunci când au întrebări sau au nevoie de îndrumare.
Un lucru ușor de documentat vizual este structura echipei dvs., cu o organigramă ca aceasta:
Într-o organigramă ar trebui să includeți câteva informații de bază, cum ar fi ierarhia echipei și informațiile de contact ale membrilor echipei. Astfel, părțile interesate au la îndemână toate informațiile de care au nevoie.
Dar, pe lângă acestea, puteți indica responsabilitățile de nivel înalt ale fiecărui membru al echipei și canalele de comunicare din cadrul echipei (astfel încât echipa dvs. să știe exact pentru ce este responsabilă).
Iată un alt șablon simplu de structură organizațională pe care îl puteți folosi ca punct de plecare:
Creați o organigramă cu ajutorul creatorului nostru de organigrame.
Organizați factorii de risc ai proiectului într-o structură de defalcare a riscurilor
O mare parte a planificării proiectului constă în identificarea factorilor care sunt susceptibili de a deraia proiectul dumneavoastră și în elaborarea de planuri și procese pentru a face față acestor factori. Acest lucru este, în general, denumit gestionarea riscurilor.
Primul pas în elaborarea unui plan de gestionare a riscurilor este de a enumera toți factorii în joc, și aici este locul în care o structură de defalcare a riscurilor este utilă. O structură de defalcare a riscurilor este o reprezentare ierarhică a riscurilor proiectului, organizată pe categorii.
Acest șablon de structură de defalcare a riscurilor, de exemplu, prezintă riscul proiectului defalcat în risc tehnic, risc de management și risc extern:
După ce v-ați construit structura de defalcare a riscurilor, veți fi gata să faceți o scufundare în profunzime în fiecare risc (pentru a evalua și planifica orice factori declanșatori și rezultate).
Simplificați-vă fluxul de lucru cu software-ul de gestionare a proceselor de afaceri.
Planificați în avans: creați rapoarte de stare a proiectului pentru a comunica progresul către părțile interesate
Cum am menționat mai devreme, comunicarea este fundamentală în orice proiect.
Dar chiar și așa, un lucru care este adesea trecut cu vederea de managerii de proiect este un plan de management al comunicării – un plan pentru modul în care echipa de proiect va comunica cu părțile interesate de proiect. Prea des, comunicarea în cadrul proiectului se rezumă la e-mailuri ad-hoc sau la întâlniri de ultim moment.
Puteți evita acest lucru planificând din timp. Începeți cu o ședință de lansare a proiectului și includeți un model de raport de stare a proiectului ca parte a planului dvs. de comunicare.
Iată un exemplu de raport simplu de stare a proiectului pe care l-ați putea trimite părților interesate săptămânal:
Acest tip de raport este de neprețuit pentru comunicarea actualizărilor privind progresul proiectului. Arată ceea ce ați realizat într-un format clar și coerent, ceea ce vă poate ajuta să semnalați problemele înainte de a apărea, să construiți încredere cu părțile interesate și facilitează reflecția asupra performanței proiectului odată ce v-ați atins obiectivele.
S-ar putea, de asemenea, să doriți să includeți un raport de stare mai amplu pentru actualizări mai mari pe o bază lunară sau trimestrială, cum ar fi acesta:
Șablonul de mai sus vă permite să informați părțile interesate cu privire la actualizări mai importante, cum ar fi noi cerințe bugetare, date de finalizare revizuite și evaluări ale performanței proiectului.
Puteți include chiar și o vizualizare a etapelor actualizate ale proiectului, ca în exemplul de mai jos:
Vreți mai multe sfaturi privind crearea de elemente vizuale pentru a vă îmbunătăți comunicările? Citiți ghidul nostru de comunicare vizuală pentru întreprinderi.
Tabloane de plan de management al proiectului
Un plan de management al proiectului este probabil cel mai important livrabil pe care părțile interesate îl vor primi de la dvs. (în afară de proiectul în sine).
Acesta conține toate informațiile pe care părțile interesate le vor folosi pentru a determina dacă proiectul dvs. merge mai departe sau este dat la o parte.
De aceea, este o idee bună să începeți cu un șablon de plan de management al proiectului. Folosirea unui șablon vă poate ajuta să vă organizați informațiile în mod logic și să vă asigurați că sunt suficient de atractive pentru a reține atenția părților interesate.
Șablon de propunere de ofertă de construcție
Proiectul dvs. de ofertă de construcție este probabil în competiție cu mai mulți alți ofertanți. Așadar, este important să o faceți bine.
Începeți cu o prezentare meticuloasă a proiectului, ca în a doua pagină a acestui șablon:
Chiar dacă vă gândiți că acest proiect va fi similar cu altele pe care le-ați făcut în trecut, este important să puneți la punct detaliile.
Acest lucru vă va ajuta, de asemenea, să înțelegeți domeniul de aplicare a lucrării, astfel încât să puteți estima costurile în mod corespunzător și să ajungeți la o ofertă care nu este nici prea mare, nici prea mică. Ontario Construction News are sfaturi excelente cu privire la acest proces.
Șablon simplu de plan de management al proiectului
Acest șablon simplu de plan de management al proiectului care prezintă în mod clar toate informațiile de care părțile interesate vor avea nevoie:
Șablon simplu de plan de comunicare pentru managementul proiectului
O parte esențială a managementului de proiect este să vă asigurați că toată lumea este la curent. Un plan de comunicare a proiectului se asigură că toată lumea știe cum, unde, cine și când va comunica echipa pe parcursul proiectului.
Cheia este să vă dați seama ce fel de comunicări sunt valoroase pentru părțile interesate și care sunt pur și simplu copleșitoare și nu vor duce la decizii mai bune.
Acest șablon subliniază în mod clar toți acești factori pentru a ajuta la gestionarea așteptărilor și pentru a elimina confuzia cu privire la ceea ce va fi comunicat și când:
Șablonul de plan de proiect de dezvoltare comercială
Șablonul de plan de management al proiectului de mai jos este simplu și minimalist, dar folosește totuși un aspect unic și elemente vizuale simple pentru a crea o prezentare generală a proiectului ușor de citit și de scanat.
Acest șablon este perfect pentru managementul clădirilor sau al construcțiilor, sau pentru orice proiect tehnic:
Când alegeți un șablon de plan de proiect, căutați unul care este suficient de flexibil pentru a se adapta la orice modificări pe care părțile interesate le-ar putea solicita înainte de a aproba proiectul. Nu se știe niciodată ce se poate schimba în primele etape de planificare a proiectului!
Ce se reține: cele mai bune practici ale planului de proiect
- Utilizați anteturi, coloane, și sublinieri pentru a face rezumatul dvs. executiv ușor de citit
- Scrieți calendarul proiectului cu o diagramă Gantt (cu sarcini codificate prin culoare în funcție de departament sau membru al echipei)
- Utilizați elemente vizuale precum organigrame și structuri de defalcare a riscurilor pentru a comunica în cadrul echipei dvs. și cu părțile interesate
- Alegeți un șablon flexibil pe care îl puteți actualiza pentru a vă alinia la solicitările părților interesate