Timbru pozitiv: E vorba de modul în care îl spui

de Leigh Geraghty

Când sunt întrebați despre provocările pe care le întâmpină în redactarea mesajelor de afaceri, mulți dintre participanții la workshop-urile noastre spun că au probleme cu tonul mesajului lor. Tonul este modul în care descrieți calitatea emoțională a scrisului. Acesta reflectă atitudinea scriitorului față de cititor și afectează modul în care cititorul va reacționa. Scriitorii tind să depună mult efort pentru a părea competenți și profesioniști, dar nu sunt întotdeauna siguri cum să creeze un ton pozitiv.

Trei opțiuni pentru ton

Când vine vorba de ton, aveți trei opțiuni: pozitiv, negativ sau neutru.

Ton pozitiv: Tonul pozitiv este întotdeauna cea mai bună alegere. Nu este vorba doar de a fi amabil – tonul pozitiv este mai clar și ne ajută să ducem lucrurile la bun sfârșit, deoarece formularea sa este mai simplă și folosește mai puține cuvinte. Prin formularea mesajelor în mod pozitiv, îi încurajați pe oameni să vă accepte ideile și stabiliți relații bune pentru viitor. Tonul pozitiv este un constructor de credibilitate.

Ton negativ: Tonul negativ tinde să îl facă pe cititor să se simtă furios și defensiv și vă poate afecta imaginea profesională. În timp ce propozițiile care conțin expresii negative ar putea duce la conformare, rareori au ca rezultat o cooperare fericită. Tonul negativ poate, de asemenea, face ca mesajul dumneavoastră să fie dificil de înțeles și de reținut.

Ton neutru: Tonul neutru este absența limbajului pozitiv sau negativ. Tonul neutru nu are sentimente – doar fapte. Deși acest lucru poate părea destul de inocent, tonul neutru comportă riscul de a fi interpretat negativ, în funcție de starea de spirit a cititorului. De fapt, tonul neutru poate părea rece sau chiar înfricoșător.

În scrisul de afaceri, tonul pozitiv este întotdeauna cea mai bună alegere – chiar și atunci când mesajul este negativ. Întotdeauna scrieți concentrându-vă pe încercarea de a-l ajuta pe cititor și de a construi relația, chiar dacă sunteți supărat.

Cum să creați un ton pozitiv

Tonul este transmis prin alegerea cuvintelor și a frazelor, prin punctul dumneavoastră de vedere și prin modul în care puneți cuvintele și frazele împreună. Iată câteva sfaturi pentru a scrie pe un ton pozitiv:

1. Evitați să folosiți cuvinte negative de declanșare, cum ar fi: „Nu, nu, nu:

.

argumentează rău dar îngrijit să se plângă periculos datorat defect

întârziere dificilă îndoială efort eroare eșec fală fală în orice caz

responsabilitate îndoială . marcat trebuie nu niciodată evident problemă

respinge cu părere de rău trebuie devine . stop teribil din nefericire deșeu incorect

1. Utilizați în schimb aceste cuvinte pozitive:

.

beneficiu bonus luminos clară

ușor eficace energie asigur

rapid concentrat acum focalizat acum

puternic simplu puternic

1. Utilizați forma pozitivă a propoziției. În loc de „Nu uitați să rezervați o sală de ședințe”, transmiteți mesajul în mod pozitiv: „Nu uitați să rezervați o sală de ședință.”

1. În loc să vă concentrați asupra problemei, concentrați-vă asupra soluției sau acțiunii. De exemplu, schimbați „Îmi pare rău că nu putem discuta o plafonare a prețurilor de vânzare, deoarece principalul factor de decizie nu este disponibil până luni” cu „Putem discuta o plafonare a prețurilor de vânzare luni, când principalul factor de decizie este disponibil.”

1. Evitați explicațiile lungi și concentrați-vă pe soluție. În loc de „Voi fi plecat din oraș din 13 februarie până pe 18 februarie și nu mă voi putea întâlni cu dumneavoastră decât după aceea”, spuneți pur și simplu „Mă pot întâlni cu dumneavoastră după 18 februarie.”

1. Utilizați antonimele pentru a elimina cuvântul „nu”. De exemplu:

În loc de Nu a acceptat ajutorul. Biroul nu va fi deschis. Ei nu au fost prezenți.

Folosiți El a refuzat ajutorul. Biroul va fi închis. Ei au fost absenți.

Tonul este prezent în orice comunicare scrisă, fie că este o alegere sau un accident. Alegând un ton pozitiv, veți construi și menține relații pozitive, veți proiecta o imagine profesională și vă veți atinge mai ușor obiectivele.

Pe 9 ianuarie 2017 / Coaching în carieră, Scrierea e-mailurilor, Abilități de ședință, Abilități de prezentare, Abilități de scriere