Procesul în 5 pași al planificării strategice

Planurile strategice ajută la identificarea a ceea ce o organizație se străduiește să realizeze și trasează pașii necesari pentru a avea succes.

În trecut, planurile strategice aveau o durată de zece ani, dar astăzi organizațiile privesc de obicei cu 2-3 ani înainte – unele industrii planifică doar an de an.

Dezvoltarea unui plan strategic este un proces în mai multe etape, iar o etapă se bazează pe cealaltă.

Pentru a începe procesul, organizația trebuie să aibă o pasiune pentru ceea ce face și o idee clară a ceea ce speră să realizeze.

Această claritate este cea care face posibilă dezvoltarea strategiei.

Procesul în 5 pași pentru dezvoltarea unui plan strategic

Pasul 1: Scrieți o declarație de viziune

O declarație de viziune este o afirmație (de obicei 2-3 propoziții) care oferă cititorului (și, mai important, organizației) o imagine mentală a ceea ce speră să devină organizația sau a ceea ce speră să realizeze organizația.

Este important să se înțeleagă încotro se îndreaptă o organizație înainte de a putea dezvolta un plan strategic pentru a ajunge acolo.

Valoarea unei declarații de viziune este că oferă conducerii și angajaților un obiectiv comun.

Pentru a facilita o sesiune de elaborare a viziunii:

Reuniți vizionarii într-o cameră.

Solicitați-i să închidă ochii și să descrie imaginea mentală pe care o văd atunci când organizația și-a atins starea optimă.

Documentați gândurile care descriu imaginea pe o tablă de flipchart.

Ajungeți la un acord cu privire la tot ceea ce este descris.

Dispuneți ceva timp pentru a redacta sau a vă juca cu formularea până când aceasta descrie gândurile cu acuratețe.

Exemplu de declarație de viziune

„ABC Dry Cleaners va fi cea mai bună spălătorie profesională
din zona metropolitană, oferind clienților
servicii de neegalat și servicii de curățenie care depășesc concurența”.

Pasul 2: Scrieți o declarație de misiune

O declarație de misiune este o explicație a motivului pentru care o organizație există și a căii pe care o va urma pentru a-și atinge viziunea.

Declarațiile de misiune sunt de obicei mai scurte decât o declarație de viziune, dar nu întotdeauna, și sunt specifice organizației.

Este o declarație care descrie ceea ce pasionează organizația și motivul pentru care există.

Pentru a facilita procesul de elaborare a declarației de misiune:

Puneți grupul să se uite la declarația de viziune și să înceapă procesul de brainstorming pentru o declarație de misiune.

Faceți un tur al sălii și rugați pe toată lumea să dea o scurtă descriere (5-7 cuvinte) care să descrie gândurile lor și să documenteze răspunsurile pe o foaie de flipchart.

După ce toată lumea și-a notat ideile, căutați similitudini și, de obicei, o declarație naturală se va desprinde de la sine.

Redactați și rafinați declarația până când toată lumea este de acord că aceasta reflectă misiunea organizației.

Exemplu de declarație de misiune

„Existăm pentru a „ajuta clienții noștri să aibă grijă de
și să prelungească durata de viață a investiției lor în haine”.

Pasul 3: Efectuați o analiză a decalajelor

O analiză a decalajelor este un proces prin care trece o organizație pentru a identifica decalajele dintre starea sa actuală și ceea ce speră să realizeze – viziunea sa.

Pentru a face o analiză a decalajelor, pur și simplu priviți unde se află organizația și comparați-o cu locul unde speră să fie.

Acest proces implică, de obicei, o etapă de cercetare a datelor din afara organizației, precum și o privire atentă la datele din interiorul organizației.

Exemple de decalaje pe care o organizație le-ar putea analiza ar fi:

• Cota de piață

• Finanțe

• Procesele/sistemele interne

• Relații publice

• Satisfacția clienților și calitatea produselor/serviciilor (acestea sunt considerate, de asemenea, factori critici de succes).

Exemplu de stare actuală a organizației:

1. Scoruri de satisfacție a clienților de 65;
2. Marja de profit 1%
3. 10% din cota de piață
4. 10% din rentabilitatea curățeniei de proastă calitate

Pasul 4: Scrieți obiective SMART

Scrieți obiective SMART pentru 2-3 ani (unele organizații aleg să meargă pe termen mai scurt sau mai lung, în funcție de organizație).

Exemplu de obiective organizaționale:

1. Până în 20xx ABC Dry Cleaner va avea un scor de satisfacție a clienților de 85
2. Până în 20xx ABC Dry Cleaner va avea o marjă de profit de 5%
3. Până în 20xx ABC Dry Cleaner va avea o cotă de piață de 25%
4. Până în 20xx ABC Dry Cleaner va avea o rentabilitate mai mică de 2% pentru curățările de proastă calitate

Acum, aici se întâlnește cauciucul cu drumul.

Obiectivele sunt un lucru minunat, dar dacă nu sunt puse în aplicare și dacă cineva nu este tras la răspundere printr-un proces structurat de management al performanței, ele nu sunt nimic mai mult decât niște cuvinte pe o bucată de hârtie.

Pentru a da dinți obiectivelor, acestea trebuie să fie coborâte la nivelul departamentului și, în cele din urmă, la nivelul angajatului. Acest lucru înseamnă să se identifice cine le va duce la îndeplinire.

Exemplu de document de obiective

Pasul 5: Monitorizați progresul

Obiectivele trebuie monitorizate cel puțin o dată pe trimestru.

Acest lucru poate fi la fel de simplu ca și faptul de a cere persoanei responsabile să ofere o actualizare a stadiului obiectivelor pentru trimestrul respectiv.

Este foarte important ca acest lucru să fie făcut deoarece toate organizațiile sunt atât de ocupate astăzi încât responsabilitățile zilnice pot uneori să stea în calea finalizării obiectivelor pe termen lung.

O dată pe an, planul strategic și obiectivele ar trebui să fie revizuite și actualizate pentru a reflecta condițiile și schimbările actuale de pe piață, pentru a se asigura că obiectivele se concentrează pe starea actuală a organizației.

Utilizați documentul privind obiectivele pentru a ține evidența stadiului de finalizare a obiectivelor.

Să vorbiți despre obiective la fiecare ședință a personalului pentru a vă asigura că toată lumea înțelege prioritatea acestuia.

Multe organizații nu creează un plan strategic deoarece procesul le intimidează.