Paystub Excel Template

În timp ce toți angajații se bucură de primirea cecului de salariu, talonul de salariu care însoțește banii este, de asemenea, esențial. Acest Paystub Excel Template oferă detalii despre salariul lor din perioada de plată. Și, în timp ce taloanele de salariu nu sunt impuse de reglementările federale, mai mult de jumătate dintre state cer înregistrarea talonului de salariu. Dintre acestea, unsprezece state cer angajatorilor să furnizeze o copie fizică a talonului de salariu, în loc de una digitală.

Dar, chiar dacă nu vă desfășurați afacerea într-unul dintre aceste state, Legea privind standardele de muncă echitabile (Fair Labor Standards Act) vă cere să țineți o evidență exactă a orelor lucrate și a plăților efectuate. De fapt, legea enumeră paisprezece înregistrări de bază diferite pe care angajatorul trebuie să le păstreze pentru fiecare lucrător neexceptat.

Aceste înregistrări sunt informațiile conținute de obicei pe un talon de salariu. Deci, chiar dacă nu le înmânați angajaților dvs. o copie a acestora, tot trebuie să țineți o evidență. Asta înseamnă că aveți nevoie de un sistem de urmărire a salariului angajatorului, a deducerilor și a orelor lucrate.

Acest calculator de salarizare Excel vă poate ajuta să raționalizați procesul de păstrare a înregistrărilor cu ajutorul unei baze de date simple. Și, dacă doriți să creați taloane de salariu pentru a le imprima și a le da angajaților, există o metodă simplă de a face acest lucru.

În timp ce Excel este în primul rând o foaie de calcul, el are, de asemenea, capacitatea de a fi folosit ca o bază de date simplă. Cheia pentru a face ca acest șablon Excel de bază de date a angajaților să funcționeze corect se află în aceste caracteristici ale bazei de date. Apoi, talonul de salariu folosește VLOOKUP pentru a extrage date din baza de date.

Contenutul șablonului

Când descărcați fișierul ZIP pentru acest șablon excel pentru baza de date a angajaților, veți primi două foi de calcul diferite:

• PayStub Excel Template with Base Database by Employee Name
• PayStub Excel Template with Base Database by Employee ID

Ambele foi de calcul conțin mai multe foi de calcul. În fiecare șablon de descărcare a talonului de salariu, veți găsi:

• Direcții de utilizare,
• O foaie de configurare pentru a vă personaliza șablonul,
• O bază de date cu salariile angajaților pentru a introduce înregistrările angajaților și
• Un șablon de talon de salariu pentru a putea tipări taloane de salariu pentru fiecare angajat

Una singură diferență între cele două fișiere este la Salary Slip Template. Ele sunt aproape identice în utilizare, dar o diferență cheie le diferențiază.

În Fișa de calcul PayStub Excel Template with Database by Employee Name, creați fișele de salariu ale angajaților pe baza numelui angajatului.

În Fișa de calcul PayStub Excel Template with Database by Employee ID, le creați folosind numărul de identificare al angajatului.

Trebuie să decideți care dintre ele are cel mai mult sens pentru sistemul dvs. de gestionare a bazei de date a angajaților. După ce vă decideți, puteți începe să personalizați șablonul și să îl puneți în funcțiune.

Direcții

În partea din spate a fiecărui șablon, veți găsi o foaie de lucru cu instrucțiuni de utilizare. Aceste fișe de lucru conțin o versiune simplificată a acestor instrucțiuni scrise.

Există instrucțiuni succinte pentru Fișa de lucru pentru configurare, Fișa de lucru pentru fișa de salariu și Fișa de lucru pentru baza de date. Veți găsi, de asemenea, câteva note utile cu privire la toate trei, astfel încât să puteți utiliza foile de lucru mai eficient.

Schema de fișă de salariu este însoțită de exemple de date pentru a vă permite să vedeți mai ușor cum funcționează șablonul și cum puteți crea fișe de salariu folosind propriile date. Pur și simplu ștergeți datele de probă pentru a crea un formular gol.

După ce descărcați și descompuneți șablonul, puteți scana rapid aceste instrucțiuni. Astfel, veți avea o idee mai bună despre ceea ce veți face pentru a vă pregăti taloanele de plată ale angajaților.

Template Setup

După ce ați citit foaia de lucru How to Use, puteți naviga la pagina Setup. Aici vă personalizați datele, titlurile și categoriile.

Tabloul de talon de salariu acoperă o perioadă de douăsprezece luni, cu un talon de salariu în fiecare lună. Puteți ajusta numele lunilor și datele de transfer pentru a satisface nevoile companiei dumneavoastră. Data de transfer este data la care compania dvs. trimite banii către angajați. Aceasta va fi, de obicei, cu una până la trei zile lucrătoare înainte ca banii să fie adăugați în conturile bancare ale angajaților dvs. cu un depozit direct.

În cealaltă secțiune, puteți urmări câștigurile și deducerile. Această bază de date poate urmări până la opt dintre acestea.

În coloana „Salary Titles” (Titluri de salariu), puteți documenta ce câștiguri și deduceri trebuie contabilizate. Apoi, în coloana „Salary Category” (Categorie de salariu), utilizați meniul derulant pentru a indica dacă fiecare titlu de salariu în parte este un câștig sau o deducere.

Toate modificările pe care le faceți în formularul de configurare se vor reflecta în baza de date Excel și în generatorul de taloane de salariu al angajaților.

Bază de date cu salariile angajaților

După ce aveți lunile corecte, datele de transfer, titlurile de salariu și categoriile de salarii, ați finalizat procesul de configurare inițială. Acum puteți începe să lucrați la baza de date cu personalul.

O privire de ansamblu

Când deschideți pentru prima dată baza de date, aceasta poate fi puțin copleșitoare. Deoarece acest formular este menit să urmărească salariile angajaților pentru un an întreg, există douăsprezece secțiuni lunare diferite pentru a înregistra salariile. Există, de asemenea, o secțiune pentru adăugarea de informații de bază despre fiecare angajat. Iată o imagine mărită a unei părți din această bază de date masivă.

Acest șablon are spațiu pentru 50 de angajați. Puteți adăuga rânduri suplimentare, dar va trebui să faceți acest lucru înainte de ultimul rând al bazei de date. În acest fel se adaugă automat și formulele.

Dacă nu aveți nevoie de 50 de rânduri, puteți, de asemenea, să ștergeți rândurile din baza de date. Urmați instrucțiunile din această postare pentru a insera sau șterge rânduri:

Insert or Delete Rows and Columns

Freeze Panes to Always View Column and Row Headers

Din moment ce această foaie de lucru este atât de mare, este posibil să considerați benefică înghețarea panourilor. Acest lucru blochează rândurile și coloanele pe care le selectați, astfel încât acestea sunt întotdeauna vizibile, chiar și atunci când defilați. Înghețarea panourilor poate ajuta la accelerarea introducerii datelor, deoarece nu veți încerca să vă amintiți la ce folosește fiecare celulă sau nu va trebui să derulați din nou până la anteturi.

Pentru a bloca panourile, vă rugăm să urmați instrucțiunile din acest articol:

Freeze Panes to Lock Rows and Columns

Colored Headings

Pentru a vă ajuta să vă mențineți organizat și să distingeți fiecare secțiune a bazei de date, există culori pe rândul de anteturi. Secțiunea în mov este destinată înregistrării informațiilor despre angajați. Apoi, fiecare lună alternează între verdele și maro, pentru a vă ajuta să vedeți cu ușurință unde se termină fiecare și unde începe următoarea.

Minimizarea și maximizarea grupurilor de luni

Pentru a face foaia de calcul Excel mai accesibilă, puteți, de asemenea, să minimizați lunile pe care nu le utilizați. Deasupra fiecărei secțiuni lunare, în rândul titlului de coloană, există semnele plus (+) și minus (-). Faceți clic pe acestea pentru a extinde sau minimiza fiecare grup.

Cum se utilizează

După ce ați înghețat panourile și ați minimizat lunile cu care nu lucrați, sunteți gata să începeți să introduceți informații în secțiunea mov a formularului.

Pentru fiecare angajat, înregistrați:

• Identificarea angajatului
• Nume
• Titlu
• Departament
• Direcție/Manager
• Numele băncii
• Numele contului bancar
• Numele contului bancar
• Numărul contului bancar

Vreți să aveți grijă când introduceți aceste informații, pentru a asigura o introducere precisă a datelor.

În continuare, puteți naviga la grupul de luni pentru luna curentă. Aici, veți introduce toate cifrele pentru salariile și beneficiile angajaților dumneavoastră. Există o coloană pentru fiecare dintre câștigurile și deducerile pe care le-ați inclus în pagina de configurare. Dacă trebuie să faceți modificări la titlurile acestor coloane, modificați-le pe pagina Setup (Configurare). În acest fel, modificările se reflectă asupra întregii baze de date și nu doar asupra lunii curente.

După ce ați introdus toate datele pentru perioada de plată, puteți începe să generați statele de plată ale angajaților.

Salary Slip

Fila de calcul pentru statele de plată este concepută pentru a fi utilizată ca model de talon de salariu și vă permite să imprimați un talon de salariu personalizat pentru fiecare membru al echipei dumneavoastră.

Iată cum arată șablonul de talon de salariu:

Voi dori să actualizați celula care spune „Pagina foii de calcul” în colțul din stânga sus pentru a afișa numele companiei dumneavoastră. Puteți să îl introduceți direct sau să încărcați un logo.

După ce modificați acea celulă, talonul de salariu este gata de utilizare. Acesta extrage toate informațiile de plată pe care le-ați introdus pentru acest angajat și creează o fișă de salariu confidențială.

Aceasta include:

• Câștiguri (salariu, mese, transport, indemnizație de sănătate, etc.),
• Deduceri (asigurări, impozite, etc.),
• Deducerile (asigurări, taxe, etc.),
• Salariu brut (șablonul folosește salariul fix, nu un salariu orar),
• Salariu net,
• Perioada de plată (implicit este lunară, dar puteți personaliza șablonul pentru a se potrivi perioadei de plată bisăptămânală, dacă este necesar),
• Data transferului (data la care s-a făcut depunerea directă a salariului),
• Detalii bancare și
• Detalii post (titlul, departamentul și managerul lor).

Va trebui să generați un talon de salariu separat pentru fiecare angajat și să le imprimați pe rând. Acesta este un proces simplu, necesitând doar o singură intrare manuală.

Pentru a începe să imprimați taloane de salariu, trebuie să știți ce versiune a caietului de lucru pentru procesarea salariilor utilizați.

Generați o fișă de plată după numele angajatului

Dacă folosiți modelul Excel PayStub cu baza de date după numele angajatului, veți vedea o săgeată derulantă lângă câmpul Employee Name (Numele angajatului):

Pur și simplu selectați angajatul corect din opțiunile derulante, iar toate celelalte informații ale acestei persoane se vor completa automat. Apoi, acest formular este gata să fie tipărit.

Apoi, selectați un nou nume și tipăriți următorul talon de salariu. Veți repeta acest proces de selectare și tipărire pentru fiecare angajat din companie.

Generați o fișă de salariu în funcție de numărul de identificare al angajatului

Dacă folosiți PayStub Excel Template cu baza de date în funcție de numărul de identificare al angajatului, veți vedea o săgeată derulantă lângă câmpul Employee ID:

Pur și simplu selectați numărul de identificare al angajatului pe care doriți să îl vizualizați și apoi imprimați formularul. Puteți face acest lucru pentru fiecare angajat.

Adaugați informații despre salarizarea angajaților în fiecare lună

După ce ați terminat de tipărit taloanele de salariu pentru fiecare angajat, puteți minimiza luna pe care tocmai ați încheiat-o. Apoi, când este timpul să rulați din nou șablonul de salarizare, puteți maximiza luna următoare.

Pentru a pregăti salarizarea în fiecare lună, trebuie să:

• Actualizați orice informații personale sau de plată ale angajaților,
• Actualizați perioada de plată,
• Adaugați orice angajați noi,
• Introduceți toate deducerile și cheltuielile,
• Generați un talon de salariu pentru fiecare angajat, și
• Imprimați un talon de salariu pentru fiecare angajat.

Prin păstrarea unui an întreg de înregistrări în această bază de date unică, puteți să vă întoarceți cu ușurință în trecut și să răspundeți la orice întrebare despre plata angajaților. Veți avea la îndemână informațiile de care aveți nevoie.

Păstrați formularul confidențial

Din moment ce aceasta este o înregistrare oficială a salariului angajaților, trebuie să păstrați baza de date în siguranță. Nu este ceva la care doriți ca oricine să facă modificări.

Pentru a vă asigura că nu se fac modificări neautorizate, puteți lua în considerare protejarea documentului cu o parolă și acordarea accesului doar personalului de salarizare. Pentru a crea o foaie de lucru protejată, urmați instrucțiunile din această postare:

Protejați o foaie de lucru

Protejarea unei foi de lucru va împiedica persoanele să facă modificări. Dar acestea vor putea totuși să deschidă fișierul și să vizualizeze informațiile confidențiale. Pentru a împiedica personalul neautorizat să deschidă foaia, puteți proteja documentul Excel la nivel de fișier.

În funcție de sistemul tehnologic pe care l-ați configurat, puteți lua în considerare:

• Criptarea fișierului,
• Cercetarea unei parole pentru a deschide fișierul sau
• Restrângerea accesului la fișier cu permisiuni de gestionare a drepturilor informaționale.

Pentru mai multe detalii despre securitatea foilor de calcul Excel, puteți citi această postare:

Protecție și securitate în Excel

Să urmăriți salariile angajaților

După ce ați configurat protecțiile, veți avea o modalitate confidențială de a urmări salariile angajaților. Acest lucru vă va ajuta să respectați legile de stat și locale privind ocuparea forței de muncă și să înregistrați detaliile de plată pentru fiecare angajat.

În fiecare an, puteți începe un nou șablon și le puteți oferi angajaților șansa de a-și actualiza informațiile de plată. Apoi puteți începe să utilizați șablonul pentru a genera taloane de plată pentru fiecare persoană de pe statul de plată.

.