Orientarea noilor angajați plus o listă de verificare pentru a vă menține pe drumul cel bun

Orientarea noilor angajați este prima experiență oficială pe care noii angajați o au cu angajatorii lor după ce se alătură echipei. Aceasta ar trebui să ofere o bună introducere în cultura companiei, în sarcinile de serviciu ale angajatului și o oportunitate de a completa orice documente necesare. Vă recomandăm să folosiți o listă de verificare pentru a vă asigura că oferiți cea mai bună experiență posibilă.

Am pus la dispoziție o listă de verificare pentru orientarea noilor angajați pentru a vă ajuta să vă amintiți sarcinile de bază, cum ar fi documentele de salarizare și de conformitate, configurarea biroului și insignele de securitate, precum și cea mai importantă sarcină – să-i faceți pe noii angajați să se simtă bineveniți.

Download the New Hire Onboarding Checklist as PDF or DOC

O listă de verificare pentru orientarea noilor angajați ajută afacerea dvs. să rămână la curent cu sarcinile de orientare a noilor angajați, pentru a vă asigura că noii angajați au un start excelent. Aceasta include documente pentru noii angajați, cum ar fi formularele I-9 și W-4 care trebuie completate. De asemenea, include sarcini precum configurarea sistemelor IT și pregătirea spațiului de lucru al angajatului.

Cel puțin, ar trebui să includeți următoarele în procesul de orientare a noilor angajați:

• Prezentări între angajat și manager
• Sesiune de informare despre companie (context, misiune, valori)
• Instruire la locul de muncă
• Timp de semnare a documentelor pentru noii angajați
• Revizuirea procedurilor de siguranță
• Pachet de beneficii
• Vizitarea spațiului de lucru (dacă este cazul)

Lista noastră de verificare pentru orientarea noilor angajați poate fi descărcată și o puteți modifica pentru a se potrivi nevoilor afacerii dumneavoastră. Aceasta vă va ajuta să vă asigurați că nu omiteți niciun document important necesar noilor angajați în timpul procesului de orientare. Aceasta include toate sarcinile de bază pentru orientarea noilor angajați, cum ar fi prezentările care trebuie făcute, documentele care trebuie completate și termenele de timp.

Vă va trebui să modificați șablonul pentru a include elemente relevante pentru afacerea dvs., cum ar fi tururile birourilor, permisele de parcare, comandarea uniformelor sau pașii pentru a obține fotografii pentru o insignă de angajat sau un comunicat de presă. Descărcarea șablonului nostru vă scutește de a fi nevoit să vă creați propria listă de verificare de la zero.

Onboarding și orientare în timpul procesului de angajare a noilor angajați

După ce ați finalizat procesul de angajare a angajaților, atunci veți trece la următorii pași: orientarea și onboarding. Procesul de noi angajări începe cu mult înainte de prima zi a angajatului. Acesta începe odată ce angajatul a acceptat oferta dvs. și continuă pe parcursul primului an cu integrarea și formarea. De obicei, un nou angajat are nevoie de aproximativ opt luni la locul de muncă înainte de a fi pe deplin productiv.

Furnizarea unui onboarding solid ca parte a procesului de orientare a noilor angajați vă asigură că timpul nu este irosit și că angajatul are șanse să rămână. Vedeți în imaginea de mai jos pașii de bază ai procesului de angajare și observați că orientarea începe în prima zi a angajatului.

Procesul de angajare ilustrat în cinci pași

Toți acești pași sunt incluși în lista de verificare a noilor angajați de mai sus. Vom intra în mai multe detalii cu privire la unele dintre sarcinile de mai jos, astfel încât să aveți o idee bună despre ce trebuie să faceți și când trebuie să le faceți.

Ziua unu: Bun venit și orientare

Ziua unu este cea în care trebuie să faceți două lucruri importante cu fiecare nou angajat. Prima sarcină – documentația noului angajat – este cea mai urgentă, dar nu cea mai importantă. Ceea ce este cel mai important este să-l faci pe noul angajat să se simtă binevenit. Până la sfârșitul primei zile, veți dori ca noul angajat să fie convins că a luat o decizie grozavă alăturându-se afacerii dumneavoastră.

Lovitura dumneavoastră în prima zi este să îl inspirați și să îl motivați să revină în ziua a doua. Puteți face acest lucru asigurându-vă că toate actele sunt făcute corect (cel mai urgent) și asigurându-vă că se simt bineveniți în afacerea dumneavoastră (cel mai important).

Activitățile pe care aveți în vedere să le faceți în prima săptămână de orientare sunt:

• Programați întâlniri individuale cu membrii cheie ai personalului cu care va lucra noul angajat
• Oferiți fișe informative, cum ar fi lista de telefoane a companiei, harta biroului, sau instrucțiunile pentru mesageria vocală
• Oferiți o listă cu cine face ce în departamentul lor, în cazul în care au întrebări
• Dăruiți-le o copie a organigramei și explicați-le cum este structurată compania
• Arătați-le unde se află afișele privind legislația muncii și oferiți-vă să răspundeți la întrebări
• Oferiți-le un tur al clădirii, astfel încât să știe unde se află sălile de conferință, copiatoare și ieșirile de urgență
• Descrieți-le instruirea pe care o vor primi și când/unde va avea loc
• Asigurați-vă că știu unde se găsesc manualele de utilizare, documentele și materialele de referință
• Puneți-i să urmărească un coleg, astfel încât să vadă cum arată o zi din viața unui coleg
• Asigurați-vă că au toate instrumentele de care au nevoie pentru munca lor: un computer, VPN, ecusoane, chei, URL-uri de site-uri web și legitimații
• Orientați-i cu privire la misiunea, viziunea, valorile și planul strategic al companiei
• Programați timp cu supervizorul lor pentru a le revizui descrierea postului și a le răspunde la întrebări

Asemnați diferiți membri ai echipei, manageri și colegi pentru a-i ajuta cu sarcinile de mai sus. Chiar dacă nu aveți un program formal de mentorat, alegeți un coleg care să verifice cu noul angajat în fiecare zi în primele câteva săptămâni. Acea persoană poate fi o resursă la care noul angajat să adreseze întrebări – atât despre lucruri legate de muncă, cât și despre lucruri care nu au legătură cu munca, cum ar fi cum să trimită un fax și unde să meargă la prânz.

HR Sfat: Pentru a ajuta angajatul să se simtă binevenit și pentru a vă asigura că nu se sperie, luați în considerare posibilitatea de a ruga un coleg să îl invite la prânz în fiecare zi în prima săptămână. În prima zi, ați putea chiar să acoperiți costul prânzului pentru ca supervizorul sau mentorul lor de la egal la egal să îi invite în oraș. Folosiți acea primă săptămână pentru a vă ajuta noul angajat să construiască relații cu colegii lor, astfel încât să înceapă să simtă loialitate față de compania dvs. și de echipa lor.

Documentația pentru noii angajați

Documentația pentru noii angajați este partea de resurse umane care este cea mai descurajantă pentru noii proprietari de afaceri. A avea o listă de verificare vă ajută pentru a nu uita nimic crucial. Iată o listă cu toate documentele și formularele pe care este posibil să aveți nevoie ca angajatul să le completeze, să le revizuiască și/sau să le semneze. Folosind linkurile de mai jos, veți găsi articole, modele sau instrucțiuni pentru fiecare dintre aceste documente pentru a vă ajuta să gestionați mai ușor procesul de integrare.

• I-9: Se utilizează pentru a verifica eligibilitatea angajării. Cereți angajatului să aducă un act de identitate în prima zi.
• W-4: Utilizați pentru a aduna reținerile fiscale ale angajaților. Este posibil să existe o versiune de impozit de stat a lui W-4 care trebuie, de asemenea, completată.
• Manualul angajatului: Puneți angajatul să revizuiască și să semneze manualul angajatului.
• Alte politici ale companiei: Politicile specifice afacerii dvs. care nu sunt incluse în manualul angajatului; exemplele includ politicile privind hărțuirea sexuală, politicile privind concediul de maternitate și politicile privind timpul liber.
• Angajarea la voință: Asigurați-vă că angajatul înțelege politica dumneavoastră de angajare at-will.
• Formular de depunere directă: Folosiți acest formular pentru a aduna informații bancare pentru salarizarea angajaților, dacă oferiți depunere directă.
• Fișa de date a angajatului cu informații de contact în caz de urgență: În caz de urgență.
• Scrisoare de ofertă semnată: Solicitați o copie semnată, dacă nu ați primit-o deja.

HR Sfat: Luați în considerare posibilitatea de a programa revizuirea documentelor pe parcursul primelor câteva zile, în loc să îi înmânați noului angajat un teanc de documente și să plecați. Luați în considerare revizuirea fiecărui element cu noul angajat pentru a preveni ca acesta să fie copleșit. De exemplu, ați putea completa documentația de salarizare și I-9 în prima zi, documentația privind beneficiile în ziua a doua, politicile în ziua a treia, manualul în ziua a patra etc.

Dacă mai mulți angajați noi încep în aceeași zi, puteți programa timp cu ei împreună pentru a revizui politicile importante, cum ar fi evitarea hărțuirii sexuale sau trecerea în revistă a întregului manual al angajatului, permițându-le să pună întrebări. Elementele care nu sunt folosite imediat, cum ar fi formularul de cheltuieli al angajatului, pot aștepta și pot fi revizuite odată ce angajatul își programează prima călătorie de afaceri.

Ajutându-vă noul angajat să se simtă binevenit

După cum am menționat, aceasta este cea mai valoroasă parte a experienței de orientare a noului angajat, deoarece îl ajută pe angajat să se simtă binevenit. Aceștia își pot cunoaște echipa, pot afla prioritățile supervizorului lor, pot înțelege misiunea companiei și se pot simți ca făcând parte din companie.

Un nou angajat se poate simți, de asemenea, pierdut cu privire la modul în care se încadrează în imaginea de ansamblu a afacerii. Pingboard vă permite să creați o organigramă pe care o puteți partaja cu toți angajații dvs. pentru a vedea unde se încadrează munca lor în cadrul companiei. Este gratuit pentru până la 50 de angajați, se actualizează automat prin integrarea cu ADP, BambooHR, Google G Suite și alte programe de resurse umane și vă transformă organigrama într-o bază de date a angajaților care poate fi căutată, accesibilă prin aplicația Pingboard.

Vizitați Pingboard

Onboarding-Prima săptămână la locul de muncă

Prima săptămână la locul de muncă este stresantă pentru majoritatea noilor angajați. Este de datoria dvs. să îi faceți să se simtă bineveniți, să îi încurajați că vor fi capabili să vă învețe procesele, sistemul și cultura și să vă asigurați că au o persoană care să îi ajute cu întrebări în aceste prime zile.

Cine ar trebui să se ocupe de onboarding este o întrebare pe care o au mulți angajatori. În timp ce HR are un rol important, se pare că noii angajați doresc un mix de persoane implicate. Managementul este cel mai important. Nu este surprinzător faptul că angajații vor să știe ce așteaptă liderii afacerii de la ei în noul lor loc de muncă. Așadar, liderii de afaceri, luați în considerare posibilitatea de a vă programa timp cu noii angajați.

33% dintre noii angajați preferă ca echipa de conducere să le facă orientarea. Sursa: BambooHR

Întrebări frecvente (FAQ) despre orientarea noilor angajați

Care este diferența dintre orientare și onboarding?

Orientarea angajaților și îmbarcarea sunt ambele foarte asemănătoare; cu toate acestea, orientarea are loc atunci când angajatul începe să lucreze – pentru unele companii, aceasta durează o zi, iar la altele durează o săptămână sau mai mult. De obicei, este structurată – uneori are loc în format de clasă – și constă în a-i ura bun venit și a-i prezenta compania, precum și în completarea documentelor necesare,cum ar fi cele pentru salarizare sau beneficii.

Onboarding-ul este mai mult un proces continuu de a pune angajatul la curent cu procesele și de a-l ajuta să se implice mai mult; de obicei, continuă până când lucrătorul este mai bine stabilit în cadrul companiei.

Pot efectua mai multe orientări ale angajaților în același timp?

Puteți efectua mai multe orientări în același timp; de fapt, ar trebui să vă străduiți să faceți acest lucru ori de câte ori este posibil. Astfel, economisiți timp pentru a nu mai fi nevoit să conduceți aceeași sesiune de mai multe ori și, de asemenea, oferiți noilor angajați posibilitatea de a intra în contact cu persoane ca ei care sunt noi în companie. Atâta timp cât urmați un format structurat care funcționează pentru toate posturile (puteți oricând să organizați mini-sesiuni separate pentru instruiri specifice), ar trebui să funcționeze bine.

Ce subiecte ar trebui abordate într-un program de orientare a angajaților?

Ar trebui să oferiți o primire călduroasă, pe lângă trecerea în revistă a informațiilor despre procedurile companiei (sarcini legate de siguranță și altele care nu au legătură cu siguranța), beneficii și compensații, documente pentru noii angajați, timp liber plătit, instruire, amenajarea clădirii și așa mai departe. Va trebui să personalizați programul pentru afacerea dvs., dar acestea sunt informații generale care se pot aplica oricărei companii.

Bottom Line

Angajații sunt un avantaj pentru compania dvs. dacă sunt capabili să îndeplinească munca pentru care i-ați angajat. Pentru a vă asigura de acest lucru, asigurați-vă că noii dvs. angajați au un start bun. Lista noastră de verificare pentru orientarea noilor angajați face mai mult decât să vă asigure că gestionați toate actele de angajare. Dacă este utilizată, vă va ajuta să reduceți fluctuația de personal, să vă implicați noii angajați și să reduceți timpul necesar pentru ca noii dvs. angajați să fie productivi.

.