Ghid de planificare organizațională: Tipuri de planuri, etape și exemple

Planificarea organizațională este ca și cum ați trasa pe o hartă traseul companiei dumneavoastră. Trebuie să știți în ce direcție vă îndreptați pentru a rămâne competitivi.

Dar ce anume este planificarea organizațională și cum o faceți în mod eficient? Acest ghid va acoperi:

• Diferitele componente sau tipuri de planuri organizaționale?
• Cele 5 etape ale procesului de planificare organizațională
• Exemple de planificare organizațională
• Instrumente de planificare organizațională

Ce este planificarea organizațională?

Planificarea organizațională este procesul de definire a rațiunii de a exista a unei companii, de stabilire a obiectivelor care vizează realizarea întregului potențial și de creare a unor sarcini din ce în ce mai discrete pentru a atinge aceste obiective.

Care fază a planificării este un subansamblu al celei anterioare, planificarea strategică fiind cea mai importantă

Există patru faze ale unui plan organizațional adecvat: strategic, tactic, operațional și de contingență. Fiecare fază a planificării este un subset al celei anterioare, planificarea strategică fiind cea mai importantă.

Tipuri de planificare organizațională

Strategică

Un plan strategic este imaginea de ansamblu a companiei. Acesta definește obiectivele companiei pentru o anumită perioadă de timp, fie că este vorba de un an sau zece, și se asigură că aceste obiective se aliniază cu misiunea, viziunea și valorile companiei. Planificarea strategică implică, de obicei, managerii de top, deși unele companii mai mici aleg să îi implice pe toți angajații lor atunci când își definesc misiunea, viziunea și valorile.

Tactică

Strategia tactică descrie modul în care o companie va pune în aplicare planul său strategic. Un plan tactic este compus din mai multe obiective pe termen scurt, realizate de obicei în decurs de un an, care susțin planul strategic. În general, este responsabilitatea managerilor intermediari să stabilească și să supravegheze strategiile tactice, cum ar fi planificarea și executarea unei campanii de marketing.

Operațional

Planurile operaționale cuprind ceea ce trebuie să se întâmple în mod continuu, zi de zi, pentru a executa planurile tactice. Planurile operaționale ar putea include programe de lucru, politici, reguli sau reglementări care stabilesc standarde pentru angajați, precum și sarcini specifice care au legătură cu obiectivele din cadrul strategiei tactice, cum ar fi un protocol pentru documentarea și tratarea absențelor de la locul de muncă.

Planuri de contingență

Planurile de contingență așteaptă în culise în cazul unei crize sau al unui eveniment neprevăzut. Planurile de contingență acoperă o serie de scenarii posibile și răspunsuri adecvate pentru probleme care variază de la planificarea personalului până la pregătirea avansată pentru evenimente externe care ar putea avea un impact negativ asupra afacerii. Companiile pot avea planuri de contingență pentru lucruri cum ar fi modul de răspuns la un dezastru natural, o defecțiune a software-ului sau plecarea bruscă a unui director de nivel C.

Cele 5 etape ale procesului de planificare organizațională

Procesul de planificare organizațională include cinci faze care, în mod ideal, formează un ciclu.

Planificarea strategică, tactică, operațională și de contingență se încadrează în aceste cinci etape.

Elaborarea planului strategic

Pasii din această etapă inițială includ:

• Revizuiți-vă misiunea, viziunea și valorile
• Colectați date despre compania dvs., cum ar fi indicatorii de performanță de la departamentul de vânzări
• Realizați o analiză SWOT; faceți un bilanț al punctelor tari, al punctelor slabe, al oportunităților și al amenințărilor companiei dvs.
• Stabiliți obiective de ansamblu care să ia în considerare misiunea, viziunea, valorile, datele și analiza SWOT

Transpuneți planul strategic în pași tactici

În acest moment, este timpul să creați planuri tactice. Aduceți managerii intermediari pentru a vă ajuta să faceți următoarele:

• Definiți obiective pe termen scurt – obiectivele trimestriale sunt obișnuite – care să sprijine planul strategic pentru fiecare departament, cum ar fi stabilirea unei cote pentru echipa de vânzări, astfel încât compania să-și poată atinge obiectivul strategic de venituri
• Dezvoltați procese de revizuire a realizării obiectivelor pentru a vă asigura că obiectivele strategice și tactice sunt îndeplinite, cum ar fi rularea unui raport CRM în fiecare trimestru și transmiterea acestuia către Chief Revenue Officer pentru a verifica dacă departamentul de vânzări își atinge cota
• Dezvoltați planuri de urgență, cum ar fi ce să faceți în cazul în care CRM-ul echipei de vânzări funcționează defectuos sau există o încălcare a datelor

Planificați operațiunile zilnice

Planurile operaționale, sau procesele care determină modul în care angajații individuali își petrec ziua, sunt în mare parte responsabilitatea managerilor intermediari și a angajaților care le raportează. De exemplu, procesul pe care îl urmează un reprezentant de vânzări pentru a găsi, a îngriji și a converti un lead în client este un plan operațional. Programele de lucru, fluxurile de lucru pentru serviciul clienți sau politicile GDPR care protejează informațiile potențialilor clienți, toate acestea ajută un departament de vânzări să își atingă obiectivul tactic – în acest caz, o cotă de vânzări – astfel încât acestea intră sub umbrela planurilor operaționale.

Această etapă ar trebui să includă stabilirea obiectivelor și țintelor pe care angajații individuali ar trebui să le atingă pe parcursul unei perioade stabilite.

Managerii pot alege să stabilească ei înșiși unele planuri, cum ar fi programele de lucru. Pe de altă parte, sarcinile individuale care alcătuiesc un plan de vânzări pot necesita contribuția întregii echipe. Această etapă ar trebui să includă, de asemenea, stabilirea obiectivelor și țintelor pe care angajații individuali ar trebui să le atingă pe parcursul unei perioade stabilite.

Executați planurile

Este timpul să puneți planurile în acțiune. Teoretic, activitățile desfășurate zi de zi (definite de planul operațional) ar trebui să ajute la atingerea obiectivelor tactice, care la rândul lor sprijină planul strategic general.

Monitorizați progresul și ajustați planurile

Niciun plan nu este complet fără perioade de reflecție și ajustare. La sfârșitul fiecărui trimestru sau al perioadei de realizare a obiectivelor pe termen scurt, managerii intermediari ar trebui să analizeze dacă au atins sau nu obiectivele de referință stabilite în etapa a doua, apoi să prezinte rapoarte susținute de date către directorii de nivel C. De exemplu, acesta este momentul în care managerul departamentului de vânzări ar trebui să întocmească un raport care să analizeze dacă un nou proces de gestionare a portofoliului de vânzări a ajutat sau nu echipa să își atingă cota. O echipă de marketing, pe de altă parte, ar putea analiza dacă eforturile lor de optimizare a publicității și a paginilor de destinație au reușit sau nu să genereze un anumit număr de lead-uri pentru departamentul de vânzări.

În funcție de rezultatul acestor analize, este posibil ca organizația dvs. să dorească să ajusteze părți din planurile sale strategice, tactice sau operaționale. De exemplu, dacă echipa de vânzări nu și-a atins cota, managerul lor ar putea decide să facă schimbări în planul operațional al pipeline-ului de vânzări.

Exemple de planificare organizațională

Aceste șabloane și exemple vă pot ajuta să începeți să vă gândiți la modul în care să vă formatați planul organizațional.

Strategic

Acesta este un plan strategic de o singură pagină pe doi ani pentru o corporație fictivă. Observați că obiectivele enumerate în secțiunea „Obiective strategice și obiective ale organizației” urmează modelul obiectivelor SMART: Ele sunt specifice, măsurabile, acționabile, relevante și bazate pe timp.

Planificarea forței de muncă

Compania trebuie să utilizeze planificarea forței de muncă pentru a analiza, prognoza și planifica viitorul personalului său. Planificarea forței de muncă ajută la identificarea lacunelor de aptitudini, a ineficiențelor, a oportunităților de creștere a angajaților și pentru a se pregăti pentru nevoile viitoare de personal.

Iată un exemplu de organigramă live în care companiile își pot vizualiza structura de management și pot planifica pentru viitor

Utilizați Pingboard ca instrument de planificare și unificare a forței de muncă. Începeți astăzi gratuit!

Tactic

Acesta este un plan de acțiune pe doi ani pentru o administrație, care ar putea fi descris și ca un plan tactic. Obiectivele la nivelul întregii organizații – adică obiectivele strategice – care sunt relevante pentru acest departament sunt enumerate în secțiunea de sus, în timp ce obiectivele mai tactice pentru managerul acestui departament sunt enumerate mai jos.

Operațional

Consultați acest model de plan strategic. Veți observa că sarcinile pentru un angajat individual se încadrează în planificarea operațională. Observați spațiul din cadrul fiecărui element pentru ca managerul să lase un feedback pentru angajat.

Contingență

Acest plan de contingență acoperă modul de protejare a informațiilor medicale sensibile în cazul unei urgențe IT. Sunt prezentate detalii, inclusiv scopul documentului de mai multe pagini, standardele care trebuie respectate și pașii pentru îndeplinirea acestor standarde.

Planificarea organizațională este vitală pentru o afacere de succes

În timp ce planificarea organizațională este un proces lung și complex, este parte integrantă a succesului companiei dumneavoastră. Din fericire, procesul devine mai automat și mai intuitiv cu întâlniri regulate de planificare și revizuire.

Utilizați software-ul de organigramă Pingboard pentru a vă ajuta să vă planificați și să vă comunicați strategia. Cu Pingboard, utilizatorii pot crea și partaja mai multe versiuni ale organigramei lor pentru a vă ajuta cu planurile de succesiune, reproiectarea organizației, planurile de fuziuni și achiziții. Pingboard vă ajută, de asemenea, cu planurile de angajare, permițându-vă să comunicați rolurile deschise în organigrama dvs. live, astfel încât angajații să înțeleagă unde se dezvoltă compania lor și pentru ce roluri pot candida. Directorul angajaților Pingboard ajută la găsirea de succesori pentru roluri specifice, permițând managerilor să caute prin forța lor de muncă abilitățile și experiența necesare pentru a ocupa un post.

Începeți planificarea astăzi – fără riscuri!