Nimănui nu-i place schimbarea, dar pe măsură ce afacerea dvs. crește, nu aveți de ales decât să o îmbrățișați. Trebuie să luați în considerare adoptarea unor soluții eficiente precum EDI pentru a eficientiza tranzacțiile cu partenerii comerciali. Dar, având în vedere varietatea mare de software și servicii EDI de pe piață în prezent, poate fi dificil să îl găsiți pe cel care se potrivește cel mai bine nevoilor companiei dumneavoastră. Indiferent dacă sunteți nou în domeniul EDI sau sunteți un utilizator pe termen lung, acest ghid al cumpărătorului vă va ajuta să înțelegeți mai bine opțiunile pe care le aveți, astfel încât să puteți găsi soluția EDI cea mai potrivită pentru a oferi un avantaj strategic companiei dumneavoastră.
În mod specific, acest ghid vă va oferi informații cu privire la următoarele subiecte:
Ce este software-ul EDI?
Software-ul EDI (Electronic Data Interchange) este o tehnologie robustă care facilitează schimbul de documente de afaceri de la un calculator la altul într-un format electronic standard între partenerii comerciali, permițându-le acestora să lucreze împreună în mod eficient. Mii de documente comerciale standard pot fi trimise automat prin intermediul software-ului EDI. Printre exemplele comune se numără situațiile de expediere, facturile, comenzile de achiziție, documentele de inventar și informațiile vamale.
Tehnologia EDI elimină comunicațiile manuale B2B, permițând companiilor să economisească timp și bani în întregul lanț de aprovizionare, să crească viteza de procesare, să reducă erorile, să îmbunătățească colaborarea între partenerii comerciali și să crească satisfacția și loialitatea clienților. Deoarece EDI este în întregime fără hârtie și necesită o intervenție umană redusă sau chiar inexistentă, documentele de afaceri circulă direct de la sistemul informatic al expeditorului (de exemplu, un sistem logistic sau un software ERP) la sistemul informatic al destinatarului (de ex, un sistem de gestionare a comenzilor).
Caracteristicile software-ului EDI
| Caracteristică | Descriere |
|---|---|
| Traducerea EDI | Identifică datele necesare pentru a scrie, prelua informațiile necesare din orice sistem corespunzător (ERP sau comandă de vânzări, de exemplu), aranjează datele într-o structură pe care vânzătorul să o poată înțelege (respectă formatul sistemului său sau o structură de comandă convenită în prealabil) și trimite cererea către vânzător |
| Corelarea EDI | Traduce informațiile într-un format care este mai ușor de utilizat în noile medii. Acest lucru include fișiere plate, XML și altele. |
| Transacțiuni securizate | Utilizarea de protocoale precum Secured FTP și HTTPS pentru a securiza comunicarea și a păstra tranzacțiile între părțile implicate. |
Beneficiile software-ului EDI
EDI există încă de la sfârșitul anilor 1960, iar beneficiile s-au dovedit întotdeauna a fi dramatice. Iată o privire asupra câtorva dintre beneficiile software-ului EDI:
| Beneficiu | Descriere |
|---|---|
| Viteză îmbunătățită | Accelerează ciclul de afaceri cu aproximativ 61%. Mesajele EDI pot fi trimise automat folosind fluxuri de lucru preconfigurate, astfel încât tranzacțiile între partenerii comerciali pot fi finalizate în doar câteva minute, în loc de zile sau săptămâni. |
| Acuratețe sporită | Procesarea manuală a tranzacțiilor prezintă un risc mai mare de eroare umană, ceea ce vă poate afecta foarte mult afacerea. Experții estimează că problemele legate de calitatea datelor costă companiile americane aproximativ 3 trilioane de dolari pe an. EDI poate oferi o reducere de aproximativ 30 până la 40 la sută a tranzacțiilor cu erori. |
| Costuri de tranzacție reduse | Diminuați costurile de tranzacție cu aproximativ 35 la sută. Pentru cumpărătorii care gestionează numeroase tranzacții, software-ul EDI permite economii de până la milioane de dolari anual datorită reducerilor de plată anticipată. |
| Experiență mai bună pentru clienți | Asigură sincronizarea așteptărilor între vânzător și cumpărător, reducând astfel ambiguitatea dintre părți și obținând niveluri mai ridicate de satisfacție a clienților. Unele estimări sugerează că EDI poate scădea timpul ciclului comandă-încasare cu aproximativ 20 la sută, îmbunătățind tranzacțiile și relațiile dintre partenerii de afaceri. |
| Gestiune îmbunătățită a stocurilor | Gestiunea stocurilor este crucială, deoarece afectează fiecare domeniu al afacerii dumneavoastră – de la etajul depozitului până la asistența pentru clienți. Prin automatizarea procesului de schimb de documente comerciale, vă puteți crește cu ușurință vizibilitatea lanțului de aprovizionare. EDI are o funcție de urmărire care vă permite să determinați cu ușurință ce inventar aveți și unde se află acesta. Și pentru că EDI oferă actualizări în timp real, puteți să vă alocați eficient resursele, să preveniți lipsurile și să eliminați practic excesul de stocuri. |
De ce are nevoie afacerea dvs.?
Dacă firma dvs. este o afacere mică, o organizație non-profit sau o corporație multinațională, trebuie să aveți o modalitate precisă, eficientă și în timp util de a face schimb de documente de afaceri cu partenerii dvs. comerciali. Acest lucru înseamnă integrarea soluției EDI în sistemul dumneavoastră actual de comunicare B2B. Fără un sistem bazat pe EDI, transmiterea comenzilor și a altor documente către partenerii comerciali este costisitoare, necesită mult timp și este predispusă la erori.
Există mai multe tipuri diferite de EDI, inclusiv EDI direct (cunoscut și sub numele de point-to-point), EDI bazat pe web, o rețea EDI și integrarea completă B2B. Fiecare tip de EDI are avantajele și dezavantajele sale, în funcție de mărimea și nevoile afacerii dumneavoastră.
- Începuturi și alte întreprinderi mici: Startup-urile și alte întreprinderi mici care doresc să cumpere o soluție EDI se pot descurca, de obicei, cu un EDI bazat pe web, care poate fi accesat și utilizat prin intermediul browserelor web, cum ar fi Google Chrome și Firefox. Cu ajutorul browserelor web, puteți pur și simplu să completați formulare standardizate cu datele de afaceri pe care doriți să le partajați. EDI bazat pe web este adesea cel mai simplu și mai accesibil mod în care întreprinderile mici și mijlocii pot începe să facă schimb de date de afaceri cu partenerii lor comerciali folosind EDI. De asemenea, deoarece o mulțime de soluții EDI bazate pe web colaborează cu mari comercianți cu amănuntul, cum ar fi Target și Walmart, complexitățile care vin cu o configurație EDI tipică sunt reduse.
- Utilizatorii EDI existenți care caută funcționalități suplimentare: Pe măsură ce afacerea dvs. se extinde și vă conectați la mai mulți clienți, software-ul dvs. EDI ar trebui să se extindă fără a fi nevoie să angajați personal dedicat pentru a gestiona capabilitățile EDI. Dacă aveți planuri de creștere neclare, poate doriți să luați în considerare obținerea unui EDI bazat pe cloud pentru a asigura o scalabilitate nelimitată, aliată la structuri de prețuri gestionabile și flexibile.
- Companii mari: Companiile mari gestionează, de obicei, un volum mare de tranzacții, așa că, probabil, urmează o abordare hibridă în care combină diferite tipuri de EDI pentru a se asigura că sunt capabile să lucreze eficient cu toți partenerii lor comerciali. Din ce în ce mai mult, companiile mari caută să se asocieze cu furnizori EDI de renume care se pot ocupa de gestionarea zilnică a sistemului lor EDI.
Cel mai bun software EDI
Alegerea soluției EDI potrivite pentru compania dumneavoastră este destul de dificilă, deoarece există o gamă largă de opțiuni disponibile pe piață. În timp ce unele organizații preferă să își gestioneze propriul sistem EDI intern, multe caută să lucreze cu un furnizor EDI. Oricare ar fi calea pe care o alegeți, iată câteva dintre soluțiile EDI populare pe care trebuie să le luați în considerare:
- TrueCommerce este un sistem EDI și de comerț electronic care oferă întreprinderilor mici și mijlocii o platformă unică de pe care să gestioneze toate tranzacțiile lor EDI. Conceput pentru a accelera procesele lanțului de aprovizionare, TrueCommerce conectează întreprinderile la o platformă comercială robustă cu acces la peste 10.000 de comercianți cu amănuntul din întreaga lume.
- B2BGateway este o soluție EDI accesibilă și complet gestionată, care vă permite să adăugați parteneri comerciali care nu sunt compatibili cu EDI. Adăugarea partenerilor dvs. comerciali în sistem este foarte ușoară, deoarece aceștia trebuie să plătească doar o taxă unică, plus o mică taxă lunară de întreținere. De asemenea, dacă doriți ca programele dumneavoastră EDI și de contabilitate să aibă o interfață, B2BGateway se integrează complet cu Microsoft SBA, QuickBooks și Sage 50c.
Puncte dureroase comune ale EDI
În timp ce EDI este foarte promițător, există și unele provocări. Iată câteva dintre cele mai frecvente probleme EDI:
- Preocupări legate de securitate. Deși EDI este bine stabilit și utilizat în multe industrii și organizații, există încă probleme în ceea ce privește schimbul de informații cu partenerii EDI sau cu organizații terțe EDI. Astfel de probleme includ lipsa de încredere, riscul ca informațiile confidențiale să fie expuse din cauza unor breșe de securitate și potențialele probleme juridice datorate reglementărilor guvernamentale sau organizaționale.
- Actualizările aplicațiilor pot provoca întreruperea datelor. Unele programe software de întreprindere pot perturba conexiunile EDI, chiar și pe cele care au funcționat bine în trecut. Software-ul de gestionare a relațiilor cu clienții, programele de planificare a resurselor întreprinderii, software-ul de contabilitate și multe alte sisteme avansate pot primi actualizări sau îmbunătățiri regulate care să le facă incompatibile cu software-ul utilizat de partenerii dumneavoastră comerciali.
- Probleme de integrare a software-ului. Soluțiile EDI vă pot împotmoli resursele IT sau pot impune companiei un mare efort de instruire. Fără o instruire adecvată și o respectare strictă a noului protocol, tranziția de la schimbul manual de documente la EDI poate deveni dezordonată. De asemenea, deoarece există mai multe standarde implicate atunci când se implementează EDI, întreprinderile mici pot întâmpina dificultăți în a face schimb de date cu companii mai mari care utilizează cea mai recentă versiune a unui standard de documente.
- Costul implementării și al întreținerii. Deși EDI oferă beneficii uriașe în ceea ce privește reducerea costurilor, reproiectarea și implementarea aplicațiilor software pentru a integra EDI în sistemul actual poate fi destul de costisitoare, în special pentru întreprinderile mici și mijlocii. Întreținerea unui sistem EDI poate fi, de asemenea, costisitoare, mai ales dacă volumul de date pe care îl manipulați este în creștere rapidă.
Tendințe de piață ale software-ului EDI
- Utilizarea sporită a EDI bazat pe cloud. Pe măsură ce cloud computing-ul își face loc într-un spectru mai larg de activități ale întreprinderilor, se așteaptă ca utilizarea sistemului EDI bazat pe cloud să crească, în special în rândul întreprinderilor mici și mijlocii. În prezent, tot mai multe întreprinderi caută să migreze conexiunile, aplicațiile, datele și integrarea în cloud. Cloud computing schimbă regulile de implementare a tehnologiei EDI și modelele de consum de servicii.
- EDI mobil. Dispozitivele mobile, cum ar fi smartphone-urile și tabletele, schimbă modul în care întreprinderile interacționează cu partenerii lor comerciali. Unele companii încep să dezvolte aplicații pentru a ajuta la mobilizarea lanțului lor de aprovizionare. Deoarece aplicațiile corporative devin acum populare, este doar o chestiune de timp până când veți putea descărca o aplicație mobilă legată de EDI din magazinele de aplicații.
Salegerea serviciilor și software-ului EDI
Înțelegerea fluxului documentelor EDI este esențială pentru a lua în considerare diferitele oferte de servicii și software disponibile pe piață:
- Un document de afaceri este creat în sistemul dvs. de contabilitate sau ERP.
- Documentul de afaceri este tradus din formatul său nativ, din sistemul de contabilitate, într-un fișier de document EDI.
- Noul document EDI este trimis către furnizorul EDI VAN (rețea cu valoare adăugată).
- Furnizorul EDI VAN livrează electronic documentul către căsuța poștală EDI a destinatarului vizat
- Destinatarul documentului traduce documentul EDI înapoi într-un document de afaceri lizibil și îl procesează.
Din cauza numărului de etape din fluxul documentelor EDI, nu este surprinzător faptul că există furnizori care se concentrează pe fiecare etapă. Există, de asemenea, furnizori de soluții end-to-end. De fapt, unele sisteme ERP includ EDI ca un modul integrat care face parte din sistemul de bază.
Prima etapă a fluxului de documente EDI este convertirea unui document de afaceri într-un fișier EDI. Multe soluții software de pe piață asigură traducerea EDI. Un considerent important atunci când se analizează software-ul de traducere EDI este compatibilitatea cu software-ul dvs. de contabilitate/ERP. Interoperabilitatea este principala preocupare atunci când se evaluează ofertele de traducere EDI.
Furnizorii VAN EDI se ocupă de livrarea documentului EDI. Furnizorul VAN va cartografia documentul în funcție de standardele destinatarului, va oferi servicii de testare și va asigura livrarea corectă a fișierului.
Unul dintre cele mai importante considerente atunci când se achiziționează o soluție EDI este amploarea serviciului. Fie că sunteți în căutarea unui software de traducere, a unui furnizor VAN cu care să vă asociați sau a unei soluții ERP complete care să încorporeze capabilități EDI, există un număr mare de opțiuni pe care compania dumneavoastră le poate lua în considerare. Dacă doriți să le descoperiți pe cele care sunt potrivite pentru afacerea dumneavoastră, luați în considerare utilizarea serviciului nostru gratuit de căutare de software.