Declarație de lucru. Oricât de simplu ar părea, realizarea uneia corect nu este o sarcină ușoară. Dar nimic nu este mai fundamental pentru succesul unui proiect. Dacă declarația de lucrări este prea vagă, prea amplă sau prea generică, aceasta poate lăsa loc pentru diverse interpretări, ceea ce poate duce la probleme pe parcurs. Acest lucru este valabil pentru un proiect intern și este de două ori mai adevărat atunci când sunt implicați și furnizori.
„Eșecul de a executa în mod corespunzător o declarație de lucru este adesea motivul pentru care părțile ajung să se confrunte cu un litigiu”, spune David M. Greenberg, avocat în cadrul grupului de practică în domeniul tehnologiei, mass-media și telecomunicațiilor la biroul Greenberg Traurig LLP ‘s New York.
Pentru a vă realiza proiectul corect de prima dată, urmați aceste linii directoare pentru scrierea unei declarații de lucrări eficiente, sau SOW, așa cum este numită cu afecțiune.
Înțelegeți ce este un SOW.
Un SOW definește domeniul de aplicare al lucrărilor necesare și timpul în care acestea trebuie efectuate. Este „piatra de temelie a unui acord”, spune Nick Scafidi, manager de achiziții IT la furnizorul de energie National Grid USA din Westboro, Mass. „Stabilește așteptările, produsele livrabile, ceea ce este acceptabil, prețul, calendarul de stabilire a prețurilor. Fără aceasta, este ca și cum i-ai spune unui antreprenor: „Construiește-mi o casă”, spunându-i când, ce fel de casă sau cât de mare.”
Știți ce să includeți.
Bruce Russell, care a semnat numeroase SOW-uri pe vremea când era director de operațiuni la o companie de dezvoltare de software, spune că unul bun include aceste lucruri:
- Majorele livrabile și când sunt așteptate.
- Timpurile care susțin livrabilele, precum și care parte – compania care angajează sau furnizorul de servicii – va îndeplini aceste sarcini.
- Procesul de guvernanță al proiectului, împreună cu frecvența cu care se vor întâlni comitetele de conducere.
- Ce resurse sunt necesare pentru proiect, ce facilități vor fi folosite și ale cui echipamente vor fi necesare, precum și cerințele de testare.
- Cine va plăti ce costuri și când.
„Declarația de lucru reunește toate elementele de la început”, spune Russell, în prezent profesor executiv la Northeastern University’s College of Business din Boston. „Și cu cât o puteți face mai precisă, mai cantitativă, cu atât mai bine.”
Definiți succesul.
O declarație de lucru ar trebui să clarifice pentru toate părțile ce constituie succesul sau eșecul, spune Melise R. Blakeslee, avocat în cadrul grupului de proprietate intelectuală, media și tranzacții tehnologice la McDermott Will & Emery LLP din Washington.
„Trebuie să descrieți în mod adecvat ce este munca și criteriile pentru modul în care amândoi sunteți de acord” că ceva este finalizat cu succes, spune Ruth Anne Guerrero, manager de standarde la Project Management Institute Inc. din Newtown Square, Pennsylvania, și fost manager de proiect IT.
De exemplu, spune ea, dacă vă așteptați ca furnizorul dvs. să elaboreze cerințele utilizatorilor, SOW-ul dvs. ar trebui să precizeze că furnizorul trebuie să intervieveze anumite grupuri de utilizatori și să le facă să aprobe cerințele înainte ca munca să fie considerată terminată. Acest lucru definește succesul mai bine decât a spune pur și simplu: „Furnizorul va produce cerințele utilizatorilor”.
Definirea succesului depinde de proiect, spune Guerrero. Liderii de proiect IT trebuie să precizeze dacă succesul implementării este definit de viteză, timp de răspuns, ușurința de utilizare sau de toate trei și apoi să le cuantifice în SOW.
Nu uitați de un calendar.
Implementarea de succes nu poate fi definită doar prin viteza sau capacitatea de reacție a sistemului, totuși. La urma urmei, la ce bun o aplicație grozavă dacă este nevoie de un deceniu pentru a o construi? Acesta este motivul pentru care un SOW trebuie să includă elemente de timp. Guerrero recomandă utilizarea unui limbaj care să permită o anumită flexibilitate, mai degrabă decât o dată fixă în calendar. Un SOW ar trebui să precizeze, de exemplu, că cerințele utilizatorului final trebuie să fie prezentate la două luni după semnarea contractului – o formulare care face ca proiectul să avanseze, dar care ține cont de eventualele probleme, cum ar fi o întârziere în semnarea contractului.
Un SOW ar trebui, de asemenea, să desemneze momente specifice pentru revizuiri formale, astfel încât toți cei implicați să poată confirma că sunt pe drumul cel bun, spune Matt Liberatore, profesor la departamentul de decizie și tehnologii informaționale și la catedra John F. Connelly în management la Colegiul de Comerț și Finanțe de la Universitatea Villanova din Villanova, Pa.
Ajustați plata la etape importante.
O altă componentă cheie pentru menținerea lucrului pe drumul cel bun este stabilirea unor etape specifice în SOW și legarea plății de finalizarea cu succes, spune Blakeslee.
Când Scafidi scrie un SOW, el specifică faptul că plățile către furnizori se fac la acceptarea livrabilelor cheie. El notează, de asemenea, că va reține o parte din plată până când furnizorul dovedește că toate livrabilele funcționează împreună.
Utilizați un limbaj pe care toată lumea îl poate înțelege.
Departamentul IT și furnizorii săi nu sunt singurii care folosesc SOW, spune Blakeslee. Așa că nu îl scrieți ca și cum doar cei de la IT îl vor vedea. „Ar trebui să fie pe înțelesul utilizatorilor finali, al furnizorilor de servicii, al conducerii și al unui judecător”, spune ea.
Fiți specific.
Deși numeroase părți trebuie să înțeleagă declarația de lucru, fiți precis în descrierea domeniului de aplicare și a cerințelor proiectului, spune Blakeslee. Ea a văzut documente care stabilesc obiective vagi, cum ar fi „vor lucra la cele mai bune capacități ale lor”. Ea compară acest lucru cu un proprietar de locuință care angajează un zugrav cu instrucțiuni de „a folosi cel mai bun efort posibil”.
„Dacă zugravul face acest lucru, dar vă vopsește casa în mov în loc de alb, atunci nu ați avea o reclamație împotriva lui”, spune ea.
Scafidi a luat astfel de sfaturi la inimă. În loc să spună că o sarcină va dura „o perioadă rezonabilă de timp”, Scafidi scrie: „Sarcina specificată nu va dura mai mult de patru ore”.
„Avocații se simt bine atunci când avem o definiție clară, lipsită de ambiguitate pentru astfel de lucruri”, spune el.
Amintiți-vă de nevoile de post-producție.
Guerrero recomandă includerea cerințelor de post-producție în SOW. Precizați testele și suportul de care veți avea nevoie din partea furnizorului, spune ea. Și dacă intenționați să aveți oameni interni care să susțină sistemul după instalare, SOW ar trebui să abordeze dacă furnizorul vă va instrui personalul. Un astfel de limbaj, spune ea, garantează că furnizorul nu „livrează pur și simplu sistemul și pleacă”.
Pratt este un scriitor colaborator al Computerworld din Waltham, Mass. Contactați-o la [email protected].