Chiar dacă aparatele de fax tradiționale sunt înlocuite rapid de serviciile de e-mail și de fax prin internet, este important să știți cum să utilizați acest instrument de lucru la locul de muncă. Iată câteva instrucțiuni de bază pentru trimiterea și primirea unui fax.
Întoarcerea unui fax:
Anunț
Anunț
- Asigurați-vă că faxul este conectat la o sursă de alimentare și, de asemenea, conectat la o priză telefonică funcțională.
- Prindeți aparatul de fax.
- Obțineți numărul de fax al aparatului de fax de destinație.
- Reuniți documentele pe care doriți să le trimiteți și puneți-le în ordinea în care doriți să fie primite.
- Completați o foaie de hârtie separată, numită foaie de gardă, cu numele destinatarului, numărul de fax/numărul de telefon, numele dumneavoastră, numărul dumneavoastră de telefon, un mesaj scurt și numărul de pagini (inclusiv foaia de gardă).
- Puneți documentele cu fața în sus în tava de alimentare a faxului, cu foaia de acoperire deasupra
- Formați numărul de fax al destinatarului (instrucțiuni de formare a numărului pentru apeluri internaționale)
- Presați butonul „fax” sau „trimitere”, în funcție de modelul de fax respectiv
Acum faxul va scana fiecare dintre paginile documentului în memoria sa. După ce toate paginile au fost scanate, veți auzi o serie de tonuri de fax. Aceste tonuri semnalează „strângerea de mână” între aparatul fax emițător și cel receptor, stabilind o legătură de comunicare. Așteptați câteva minute în timp ce faxul este trimis. Dacă aparatul de fax are un mic ecran de afișare, căutați o confirmare a faptului că faxul a fost transmis. Unele aparate de fax vor imprima, de asemenea, un scurt raport de confirmare.
Iată cum se primește un fax:
- Asigurați-vă că aparatul de fax este conectat la priză, pornit și conectat la o priză telefonică funcțională. Această mufă de telefon poate fi fie linia dvs. telefonică obișnuită, fie o linie de fax dedicată. Important este ca expeditorul să aibă numărul corect.
- Asigurați-vă că aparatul de fax are suficientă cerneală în cartușul de toner. Cartușele de toner au, de obicei, un fel de indicator atunci când tonerul este descărcat. Cele mai multe aparate de fax moderne vă vor avertiza, de asemenea, când tonerul este scăzut.
- Asigurați-vă că există suficientă hârtie de imprimantă încărcată în tava de hârtie a aparatului de fax. Aerisiți hârtia (treceți degetul mare de-a lungul părții de jos, separând paginile individuale) pentru a evita blocajele de hârtie în aparat.
- Dacă există un telefon pe aparatul fax, telefonul va suna. Nu-l ridicați.
- Așteptați tonurile de „strângere de mână” care indică faptul că aparatul fax vorbește cu aparatul expeditorului.
- Aparatul fax va începe automat să tipărească fiecare pagină a faxului.
- Verificați foaia de gardă pentru a vă asigura că ați primit atâtea pagini câte au fost trimise.
- Dacă este un document important, este o etichetă de birou să sunați sau să trimiteți un e-mail expeditorului pentru a confirma că ați primit faxul.
În pagina următoare, vom vorbi despre cum să rezolvăm problemele comune ale faxului.