Ce este o cerere de achiziție?

În domeniul achizițiilor, există termeni care sunt similari, dar suficient de diferiți pentru a crea confuzie. O sursă comună de confuzie este diferența dintre o cerere de achiziție și o comandă de achiziție. Înțelegerea diferenței dintre aceste două documente importante este esențială pentru un flux de lucru fără probleme în cadrul afacerii dumneavoastră.

Ce este o cerere de achiziție?

O cerere de achiziție este un document formal care este utilizat atunci când un angajat trebuie să achiziționeze sau să comande ceva în numele organizației sale. Acest document informează managerii departamentelor sau personalul de achiziții cu privire la decizia luată, astfel încât departamentul de achiziții să poată începe procesul de achiziție a produselor sau serviciilor solicitate. Departamentul financiar va folosi, de asemenea, cererea de achiziție pentru a coordona raportarea cu departamentul de contabilitate.

Cum diferă o cerere de achiziție de o comandă de achiziție

Ordinele de achiziție (PO), pe de altă parte, sunt emise după ce o cerere de achiziție a fost aprobată. OP servește ca document obligatoriu din punct de vedere legal care este trimis furnizorului cu o cerere de bunuri sau servicii.

„Când apare o nevoie de achiziție, persoana sau departamentul care are nevoie va crea o cerere de cumpărare și o va trimite echipei corespunzătoare pentru aprobare. Odată aprobată, acea cerere poate fi convertită într-o comandă.”

De ce organizația dvs. trebuie să utilizeze cereri de cumpărare în procesul de achiziții

În orice companie, există întotdeauna o nevoie de afaceri pentru ceva, fie că este vorba de consumabile sau consumabile de bază pentru birou, echipamente, materii prime sau servicii.

Dacă managerilor de departamente li se permite să plaseze comenzi direct la furnizori, există o șansă crescută de fraudă. Pentru a preveni această problemă, multe companii funcționează cu un departament de achiziții care se ocupă de găsirea și verificarea furnizorilor și de supervizarea întregului proces de comandă, de la cererea de achiziție la comandă, la recepția bunurilor, apoi predând totul către conturile de plătit pentru plata facturilor. Departamentul de achiziții creează un flux de lucru pentru a asigura prevenirea fraudei, ceea ce economisește bani companiei pe termen lung și face ca achizițiile să continue să adauge valoare companiei.

Formularul de cerere de cumpărare este un document intern. Cu acest document, departamentul de achiziții nu comandă bunuri direct de la furnizori, ci inițiază un proces formal. Cererea vine de la departamentul în care vor fi folosite bunurile sau serviciile, apoi trece printr-un proces de aprobare – pe baza necesității, a bugetului disponibil și așa mai departe. Acest proces este cel care asigură companiei controlul intern asupra procesului de achiziție. Dacă procesul de aprobare este urmat corect și cererea de achiziție este aprobată, procesul continuă prin transformarea cererii de achiziție într-o comandă oficială care este trimisă furnizorului. Dacă este respinsă din orice motiv, cererea de achiziție nu devine o comandă oficială și niciun ban nu schimbă mâinile.

De exemplu, departamentul IT poate fi interesat să cumpere un nou echipament de server pentru a îmbunătăți securitatea și pentru a-și face munca un pic mai ușoară. Fie șeful departamentului IT, fie membrul desemnat al personalului de achiziții va utiliza formularul de cerere de cumpărare pentru a face o cerere oficială pentru servere. Apoi, aceasta va fi trimisă personalului necesar pentru aprobare. După aprobare, departamentul de achiziții va plasa o comandă la furnizorul de servere.

Același lucru se aplică și atunci când materialele de bază se termină. Un manager de departament va completa o cerere de achiziție pentru a indica ce materiale sunt necesare și în ce cantitate. El poate chiar să sugereze furnizorul de unde ar trebui să fie achiziționate materialele. Aceasta va fi trimisă departamentului de achiziții, care va analiza cererea și o va aproba, o va modifica sau o va refuza. În cazul în care cererea este modificată sau respinsă, trebuie să se motiveze de ce s-a ajuns la această decizie. Dacă este aprobat, departamentul primește undă verde pentru a crea o comandă de achiziție și pentru a solicita în mod oficial articolele de la furnizor.

Rechizițiile de cumpărare încep procesul de achiziție

Departamentele dintr-o organizație vor avea nevoie de lucruri din când în când, iar acest document va începe procesul. Echipa de achiziții va acționa pe baza documentului pentru a lua decizii. În cazul în care apar probleme, documentul servește ca dovadă a comunicării.

Paper Trails Keep Everyone Accountable

Fără un sistem adecvat de verificare și echilibrare, orice membru al personalului are potențialul de a se angaja în fraudă – comandând lucruri pe banii companiei pentru uz personal. Procesul formal de achiziție împiedică acest lucru să se întâmple și asigură atât acuratețea, cât și necesitatea. Managerii departamentelor se vor uita la ea înainte de a o trimite la departamentul de achiziții pentru a formaliza comanda cu furnizorul.

Acest lucru este important în scopuri de audit, deoarece puteți vedea cine solicită ce, cine aprobă ce și când, pentru a vă asigura că nu există probleme cu stocuri excesive sau articole inutile. Documentele pot fi întotdeauna consultate pentru a determina faptele în cazul în care apare vreodată o problemă.

Afactura este protejată

Prin utilizarea cererilor de cumpărare, există mai puțin potențial de fraudă. Nu este probabil să existe o situație în care membrii personalului să colaboreze cu furnizorii pentru a fura din afacere. Activele companiei sunt, de asemenea, protejate, deoarece cererea de achiziție este dovada că au fost comandate bunuri. Documentul poate fi urmărit pentru a se asigura că livrarea a fost efectuată. Utilizarea unei cereri de achiziție facilitează urmărirea activelor în cazul în care apare vreodată o problemă.

După ce vă faceți timp pentru a centraliza sistemul de achiziții și cereți tuturor angajaților să utilizeze documente oficiale de cerere pentru a solicita lucrurile de care au nevoie, fluxul de lucru devine mai eficient și este mai ușor de gestionat eficient. Cumpărătorii beneficiază, de asemenea, deoarece pot să grupeze achizițiile împreună și să profite de condiții mai favorabile cu furnizorii.

PLANERGY face mai ușor pentru oricine din echipa dvs. să creeze o cerere de achiziție și să o trimită spre aprobare. Odată aprobată, rechizitoriul se transformă într-o comandă de achiziție și primește un număr de comandă de achiziție care este legat de cererea de achiziție originală, care este apoi ușor de transferat într-o factură pentru plată. Toate documentele sunt legate între ele, astfel încât să puteți vedea evoluția unui articol prin fluxul de lucru, iar pista de audit arată cine a întreprins ce acțiuni și când.

Chiar dacă o cerere de achiziție poate părea „doar un document”, aceasta are un loc important în procesul de achiziții al unei organizații. Acesta servește ca un instrument de control, ajută la prevenirea fraudei și asigură că toate achizițiile sunt autorizate.

.