Você já fez parte de um projeto que não correu como planejado?
Não se sente bem.
Perda de tempo, desperdício de recursos. É bastante frustrante para todos os envolvidos.
É por isso que é tão importante criar um plano de gerenciamento de projeto abrangente antes que o seu projeto comece a funcionar.
Neste guia, vamos explorar como criar e projetar um plano de gerenciamento de projeto bem sucedido.
Também mostraremos modelos fáceis de personalizar que você pode criar hoje em nosso Project Management Plan Maker.
- O que é um plano de gerenciamento de projeto?
- Quais são as partes de um plano de gerenciamento de projeto?
- Um plano de gerenciamento de projeto deve incluir as seguintes seções:
- Como você escreve um plano de projeto?
- 1. Destaque os elementos-chave do seu plano de projeto em um resumo executivo
- Planeie visualmente o cronograma do seu projeto com um gráfico de Gantt
- Clarificar a estrutura da sua equipe de projeto com um organograma da equipe
- Crie um organograma com o nosso organizador de organogramas.
- Organizar fatores de risco do projeto em uma estrutura de decomposição de risco
- Agilize seu fluxo de trabalho com o software de gerenciamento de processos de negócios.
- Planear com antecedência: criar relatórios de status do projeto para comunicar o progresso às partes interessadas
- Modelos de planos de gestão de projectos
- Modelo de proposta de construção
- Modelo simples de plano de gestão de projecto
- Modelo simples de plano de comunicação de gestão de projecto
- Modelo de plano de desenvolvimento comercial do projecto
- O take-away: as melhores práticas de planeamento do projecto
O que é um plano de gerenciamento de projeto?
Um plano de gerenciamento de projeto é um documento formal que define como um projeto vai ser realizado. Ele delineia o escopo, objetivos, orçamento, cronograma e resultados de um projeto, e é essencial para manter um projeto no caminho certo.
Você escreve um plano de projeto durante a fase de planejamento do ciclo de vida do projeto, e ele deve ser aprovado pelas partes interessadas antes que um projeto possa se mover na fase de execução.
Se alguns destes termos são novos para você, você pode se atualizar com este post sobre termos de gerenciamento de projetos.
Isso significa que seu plano de projeto deve ser envolvente, organizado e completo o suficiente para obter o apoio de seus stakeholders.
Outras Leituras: É novo na gestão de projectos? Leia nosso post no blog sobre as 4 etapas do ciclo de vida do projeto.
Quais são as partes de um plano de gerenciamento de projeto?
Antes de começar a montar seu próprio plano, você deve estar familiarizado com os componentes principais de um plano de projeto típico.
Um plano de gerenciamento de projeto deve incluir as seguintes seções:
- Resumo Executivo: Uma breve descrição do conteúdo do relatório
- Escopo do Projeto & Entregas: Um esboço dos limites do projeto, e uma descrição de como o projeto será dividido em deliverables mensuráveis
- Calendário do Projeto: Uma visão de alto nível das tarefas e marcos do projeto (Gráficos de Gantt são úteis para isso)
- Recursos do Projeto: O orçamento, pessoal e outros recursos necessários para atingir as metas do projeto
- Plano de Gerenciamento de Riscos e Problemas: Uma lista de fatores que podem descarrilar o projeto e um plano de como os problemas serão identificados, tratados e controlados
- Plano de Gerenciamento de Comunicação: Um plano de como a comunicação da equipe e das partes interessadas será tratada ao longo do projeto
Basicamente, um plano de projeto deve dizer às partes interessadas o que precisa ser feito, como será feito e quando será feito.
Posto isto, um tamanho não cabe em todos. Cada plano de gerenciamento de projeto deve ser adaptado à indústria e circunstâncias específicas do projeto.
Por exemplo, este plano de marketing tem a aparência de um cliente. Ele é adaptado para vender o cliente na agência:
Onde este plano de desenvolvimento comercial foca em objetivos específicos e um cronograma detalhado:
Com essas noções básicas fora do caminho, vamos entrar em algumas dicas para criar um plano de gerenciamento de projeto que seja tão envolvente quanto profissional.
Outras leituras: Se você está procurando criar uma proposta, leia nosso guia detalhado de propostas de negócios. Então tente nossos modelos de proposta de trabalho ou modelos de proposta de negócios.
Como você escreve um plano de projeto?
1. Destaque os elementos-chave do seu plano de projeto em um resumo executivo
Um resumo executivo é uma breve descrição do conteúdo-chave de um plano de projeto.
É normalmente a primeira coisa que os interessados vão ler, e deve agir como uma versão Cliff’s-notes de todo o plano.
Pode tocar na proposta de valor, objectivos, resultados e marcos importantes de um projecto, mas tem de ser conciso (é um resumo, afinal de contas). Primeiro, certifique-se de desenvolver uma prova de conceito.
Neste exemplo, um resumo executivo pode ser dividido em colunas para contrastar o problema existente com a solução do projeto:
O formato de duas colunas com cabeçalhos claros ajuda a quebrar a informação, tornando-a extremamente fácil de ler num relance.
Aqui está outro exemplo de um resumo executivo do plano de gestão do projecto. Este destaca visualmente os principais tópicos com grandes fontes e ícones úteis:
Neste caso, os fatos e números destacados são particularmente fáceis de escanear (o que certamente deixará seus stakeholders satisfeitos).
Mas seu resumo executivo não será sempre tão simples.
Para projetos maiores, seu resumo executivo será mais longo e mais detalhado.
Este modelo de plano de gerenciamento de projeto tem um resumo executivo com texto pesado, embora os cabeçalhos em negrito e cores de fundo diferentes o impeçam de parecer esmagador:
É também uma boa idéia dividi-lo em seções, com um cabeçalho dedicado para cada seção:
Independentemente de como você organize seu resumo executivo, ele deve dar aos seus stakeholders uma prévia do que está por vir no resto do plano de gestão do projeto.
Planeie visualmente o cronograma do seu projeto com um gráfico de Gantt
Um cronograma de projeto cuidadosamente planejado é a chave para o sucesso de qualquer projeto. Sem um, o seu projecto irá provavelmente desmoronar-se numa confusão de prazos perdidos, má gestão da equipa, e rastejar o escopo.
Felizmente, ferramentas de planeamento de projectos como gráficos de Gantt e linhas de tempo do projecto facilitam a criação do seu calendário de projectos. Você pode traçar visualmente cada tarefa de projeto, adicionar marcos importantes, e então procurar por quaisquer dependências ou conflitos que você não tenha contabilizado.
Por exemplo, este modelo de gráfico de Gantt delineia atividades de projeto de alto nível ao longo de um trimestre inteiro, com tarefas codificadas por cores pela equipe:
Um roteiro de alto nível como o acima é provavelmente suficiente para o seu plano de gerenciamento de projeto. Cada equipe será capaz de se referir a esta linha de tempo ao longo do projeto para ter certeza de que eles estão no caminho certo.
Mas antes do início do projeto, você precisará cavar e dividir as responsabilidades do projeto por membro individual da equipe, como neste exemplo de gráfico de Gantt:
Nas fases posteriores de execução e monitoramento do projeto, você vai agradecer a si mesmo por criar um roteiro visual detalhado que você pode acompanhar e ajustar conforme as coisas mudam.
Você também pode usar uma ferramenta de gerenciamento de projetos para manter sua equipe organizada.
Outras leituras: Nosso post apresentando exemplos de gráficos de Gantt e mais dicas de como usá-los para gerenciamento de projetos.
Clarificar a estrutura da sua equipe de projeto com um organograma da equipe
Um dos aspectos mais difíceis do planejamento de projetos é montar uma equipe e alinhá-la à visão do projeto.
E alinhar sua equipe é tudo sobre comunicação – comunicar os objetivos do projeto, comunicar os pedidos das partes interessadas, comunicar a lógica por trás das grandes decisões… a lista continua.
É aqui que uma boa documentação do projeto é crucial! Você precisa criar documentos que sua equipe e seus stakeholders possam acessar quando tiverem dúvidas ou precisarem de orientação.
Uma coisa fácil de documentar visualmente é a estrutura de sua equipe, com um organograma como este:
Em um organograma você deve incluir algumas informações básicas como hierarquia da equipe e informações de contato dos membros da equipe. Dessa forma, seus stakeholders têm todas as informações necessárias na ponta dos dedos.
Mas, além disso, você pode indicar as responsabilidades de alto nível de cada membro da equipe e os canais de comunicação dentro da equipe (para que sua equipe saiba exatamente pelo que eles são responsáveis).
Aqui está outro modelo simples de estrutura organizacional que você pode usar como ponto de partida:
Crie um organograma com o nosso organizador de organogramas.
Organizar fatores de risco do projeto em uma estrutura de decomposição de risco
Uma grande parte do planejamento do projeto está identificando os fatores que podem descarrilar seu projeto, e chegando a planos e processos para lidar com esses fatores. Isso é geralmente chamado de gerenciamento de risco.
O primeiro passo para se chegar a um plano de gerenciamento de risco é listar todos os fatores em jogo, que é onde uma estrutura de classificação de risco vem a calhar. Uma estrutura de classificação de risco é uma representação hierárquica dos riscos do projeto, organizada por categoria.
Este modelo de estrutura de decomposição de risco, por exemplo, mostra o risco do projeto dividido em risco técnico, risco gerencial e risco externo:
Após ter construído sua estrutura de decomposição de risco, você estará pronto para fazer um mergulho profundo em cada risco (para avaliar e planejar quaisquer gatilhos e resultados).
Agilize seu fluxo de trabalho com o software de gerenciamento de processos de negócios.
Planear com antecedência: criar relatórios de status do projeto para comunicar o progresso às partes interessadas
Como mencionei anteriormente, a comunicação é fundamental em qualquer projeto.
Mas mesmo assim, algo que é frequentemente negligenciado pelos gestores de projecto é um plano de gestão de comunicação – um plano de como a equipa do projecto se vai comunicar com as partes interessadas no projecto. Com demasiada frequência, a comunicação do projecto não é feita através de e-mails ad-hoc ou reuniões de última hora.
É possível evitar isto, planejando com antecedência. Comece com uma reunião de lançamento do projeto e inclua um modelo de relatório de status do projeto como parte do seu plano de comunicação.
Aqui está um exemplo de um simples relatório de status do projeto que você pode enviar aos participantes semanalmente:
Este tipo de relatório é inestimável para comunicar atualizações sobre o progresso do projeto. Ele mostra o que você conseguiu em um formato claro e consistente, que pode ajudar a sinalizar problemas antes que eles surjam, construir confiança com suas partes interessadas, e facilita a reflexão sobre o desempenho do projeto uma vez que você tenha alcançado seus objetivos.
Você também pode querer incluir um relatório de status mais amplo para atualizações maiores mensal ou trimestralmente, como este:
O modelo acima permite que você informe as partes interessadas de mais atualizações importantes, como novos requisitos de orçamento, datas de conclusão revisadas e classificações de desempenho do projeto.
Você pode até incluir uma visualização de marcos atualizados do projeto, como este exemplo abaixo:
Quer mais dicas sobre como criar visuais para melhorar sua comunicação? Leia o nosso guia de comunicação visual para empresas.
Modelos de planos de gestão de projectos
Um plano de gestão de projectos é provavelmente o mais importante que os seus interessados irão receber de si (para além do próprio projecto).
Retem todas as informações que as partes interessadas usarão para determinar se o seu projeto avança ou é chutado para a calçada.
É por isso que é uma boa idéia começar com um modelo de plano de gerenciamento de projeto. Usar um modelo pode ajudá-lo a organizar a sua informação de forma lógica e assegurar que é suficientemente envolvente para manter a atenção das partes interessadas.
Modelo de proposta de construção
A sua proposta de construção está provavelmente a competir contra vários outros concorrentes. Portanto, é importante acertar.
Comece com uma visão meticulosa do projeto, como na segunda página deste modelo:
Embora você possa pensar que este projeto será semelhante a outros que você já fez no passado, é importante pregar os detalhes.
Isso também o ajudará a entender o escopo do trabalho para que você possa estimar os custos corretamente e chegar a uma cotação que não seja muito alta ou baixa. Ontario Construction News tem grandes conselhos sobre este processo.
Modelo simples de plano de gestão de projecto
Este simples modelo de plano de gestão de projecto que estabelece claramente toda a informação que os seus interessados precisarão:
Modelo simples de plano de comunicação de gestão de projecto
Uma parte chave da gestão de projecto é certificar-se de que todos estão no ciclo. Um plano de comunicação de projeto assegura que todos saibam como, onde, quem e quando a equipe irá se comunicar durante o curso do projeto.
A chave é descobrir que tipo de comunicação é valiosa para as partes interessadas e o que é simplesmente avassalador e não levará a melhores decisões.
Este modelo delineia claramente todos estes factores para ajudar a gerir as expectativas e eliminar a confusão sobre o que será comunicado e quando:
Modelo de plano de desenvolvimento comercial do projecto
O modelo de plano de gestão do projecto abaixo é simples e mínimo, mas ainda usa um layout único e visuais simples para criar uma visão geral do projecto fácil de ler e digitalizável.
Este modelo é perfeito para gestão de edifícios ou construção, ou quaisquer projectos técnicos:
Ao escolher um modelo de plano de projecto, procure um que seja suficientemente flexível para acomodar quaisquer alterações que os seus interessados possam solicitar antes de aprovarem o projecto. Você nunca sabe o que pode mudar nas fases iniciais de planejamento do projeto!
O take-away: as melhores práticas de planeamento do projecto
- Utilizar cabeçalhos, colunas, e destaques para facilitar a leitura do seu resumo executivo
- Plote o seu cronograma de projeto com um gráfico de Gantt (com tarefas codificadas por cores por departamento ou membro da equipe)
- Utilize visuais como organogramas e estruturas de decomposição de risco para se comunicar através da sua equipe e com as partes interessadas
- Escolha um modelo flexível que você pode atualizar para se alinhar com as solicitações das partes interessadas