Tom Positivo: É Como Você Diz

por Leigh Geraghty

Quando perguntados sobre seus desafios de escrita de negócios, muitos dos participantes do nosso workshop dizem que têm problemas com o tom da sua mensagem. O tom é como você descreve a qualidade emocional da escrita. Ela reflete a atitude do escritor em relação ao leitor, e afeta a forma como o leitor irá responder. Os escritores tendem a colocar muito esforço para parecer competentes e profissionais, mas nem sempre têm a certeza de como criar um tom positivo.

Três escolhas de tom

Quando se trata de tom, você tem três escolhas: positivo, negativo ou neutro.

Tom positivo: O tom positivo é sempre a sua melhor escolha. Não se trata apenas de ser o tom positivo é mais claro e ajuda-nos a fazer as coisas porque a sua fraseologia é mais simples e usa menos palavras. Ao frasear mensagens positivamente, você encoraja as pessoas a acreditarem em suas idéias e estabelecerem boas relações para o futuro. O tom positivo é um construtor de credibilidade.

Tom negativo: O tom negativo tende a fazer o leitor sentir-se zangado e defensivo, e pode prejudicar a sua imagem profissional. Embora sentenças contendo expressões negativas possam levar ao cumprimento, raramente resultam em cooperação feliz. O tom negativo também pode tornar a sua mensagem difícil de entender e lembrar.

Tom neutro: O tom neutro é a ausência de linguagem positiva ou negativa. O tom neutro não tem sentimento – apenas os factos. Embora isto possa parecer inocente o suficiente, o tom neutro carrega o risco de ser interpretado negativamente, dependendo do humor do leitor. Na verdade, o tom neutro pode parecer frio, ou mesmo arrepiante.

Na escrita empresarial, o tom positivo é sempre a sua melhor escolha – mesmo quando a mensagem é negativa. Escreva sempre com foco em tentar ajudar o leitor e construir a relação, mesmo se você estiver irritado.

Como criar um tom positivo

O tom é transmitido através de sua escolha de palavras e frases, seu ponto de vista, e como você coloca palavras e frases juntas. Aqui estão algumas dicas para escrever num tom positivo:

1. Evite usar palavras de gatilho negativas, como por exemplo:

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argue bad > mas > descuidado > custificar > perigoso dívida defeito

delay difícil > dúvida > efforte erro falha falha > como

fiabilidade mistake marcado must não nunca obvious problem

rejeitar sadly should stop terrible unfortunately waste wrong

1. Utilize antes estas palavras positivas:

>

benefício bônus > bright > clear

fácil eficaz > energia seguro >

fast focused now please

powerful simple strong

1. Utilizar a forma positiva da frase. Em vez de “Não se esqueça de reservar uma sala de reuniões”, entregue a mensagem de forma positiva: “Lembre-se de reservar uma sala de reunião.”

1. Reunir do que focar no problema, focar na solução ou acção. Por exemplo, mude “Lamento não podermos discutir um limite para os preços de venda porque o decisor chave não está disponível até segunda-feira” para “Podemos discutir um limite para os preços de venda na segunda-feira, quando o decisor chave estiver disponível”, “

1. Evite explicações longas e concentre-se na solução”. Em vez de “Eu estarei fora da cidade de 13 a 18 de fevereiro, e não poderei me encontrar com você até depois disso”, basta dizer “Eu posso me encontrar com você depois de 18 de fevereiro”, “

1. Utilizar antônimos para remover a palavra “não”. Por exemplo:

Em vez de Ele não aceitou ajuda. O escritório não estará aberto. Não estiveram presentes.

Usar Recusou ajuda. O escritório estará fechado. Eles estavam ausentes.

Tom está presente em toda comunicação escrita, seja por escolha ou por acidente. Ao escolher um tom positivo, você irá construir e manter relacionamentos positivos, projetar uma imagem profissional e mais prontamente atingir seus objetivos.

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Em 9 de janeiro de 2017 / Career Coaching, Email Writing, Meeting Skills, Presentation Skills, Writing Skills