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Resumo executivo

Este Business Case Template proporciona-lhe um bom ponto de partida para o desenvolvimento de um Business Case específico para o seu projecto/organização. Você pode baixar a versão do MS Word deste modelo clicando no ícone do Word acima.

Esta seção deve fornecer informações gerais sobre as questões que envolvem o problema de negócios e o projeto proposto ou iniciativa criada para resolvê-lo. Normalmente, esta seção é concluída por último após todas as outras seções do caso de negócios terem sido escritas. Isto porque o resumo executivo é exatamente isso, um resumo dos detalhes que são fornecidos nas seções subseqüentes do documento.

Este caso de negócios descreve como o Projeto Plataforma Web (WP) irá abordar as preocupações de negócios atuais, os benefícios do projeto, e as recomendações e justificativas do projeto. O business case também discute metas detalhadas do projeto, medidas de desempenho, suposições, restrições e opções alternativas.

1.1 Edição

Esta seção do business case deve descrever brevemente o problema de negócios que o projeto proposto irá abordar. Esta seção não deve descrever como o problema será abordado, apenas qual é o problema.

Por causa de uma base de clientes em expansão, a Smith Consulting mudou para um modelo de negócios descentralizado nos últimos 2 anos. À medida que continuamos a apoiar mais clientes em mais locais, a administração de nossa força de trabalho se tornou mais difícil. Até agora, muitos de nossos requisitos internos, como relatórios, atividades de folha de pagamento e gerenciamento de recursos, eram feitos através de sistemas legados de mainframe. À medida que nossa força de trabalho se expande em número e área, esses sistemas legados de mainframe se tornaram inadequados para gerenciar efetivamente essas atividades administrativas. Essa inadequação se manifesta em custos mais altos e maior rotatividade de funcionários, o que temos visto nos últimos 12 meses. A fim de gerenciar nossa administração de forma mais eficaz, reduzir custos e melhorar a rotatividade de funcionários, a Smith Consulting precisa migrar para uma aplicação baseada na web, conforme descrito neste caso de negócios para o Projeto WP. Ao fazer isso, os funcionários assumirão um papel maior no gerenciamento de suas questões administrativas, terão acesso a timesheets online com segurança, e a empresa poderá gerenciar sua administração a partir de uma plataforma central e comum.

1.2 Resultados Antecipados

Esta seção deve descrever o resultado antecipado se o projeto ou iniciativa proposta for implementada. Ela deve incluir como o projeto beneficiará o negócio e descrever qual deve ser o estado final do projeto.

Movendo-se para uma plataforma administrativa centralizada baseada na web, a Smith Consulting poderá gerenciar seus sistemas de folha de pagamento de funcionários e funções administrativas de uma maneira contínua e consolidada. Essa migração tecnológica reduzirá os custos gerais associados à grande força de trabalho atualmente necessária para gerenciar essas tarefas. Os funcionários descentralizados terão mais autonomia para gerenciar suas opções de folha de pagamento, treinamento, relatórios e várias outras tarefas administrativas. A empresa também se beneficiará de relatórios financeiros mais oportunos e precisos como resultado da capacidade dos nossos gerentes regionais de inserir e atualizar continuamente suas métricas financeiras. Este acesso em tempo real reduz erros, melhora o tempo de ciclo e está prontamente disponível para qualquer usuário autorizado.

1.3 Recomendação

Esta seção do nosso modelo de caso de negócios resume a abordagem de como o projeto irá abordar o problema de negócios. Esta seção também deve descrever como os resultados desejáveis serão alcançados avançando com o projeto.

Várias opções e alternativas foram analisadas para determinar a melhor maneira de alavancar a tecnologia para melhorar os processos de negócios e reduzir os custos gerais dentro da Smith Consulting. A abordagem aqui descrita nos permite atingir nossos objetivos corporativos de melhorar continuamente a eficiência, reduzir custos e capitalizar a tecnologia. O Projeto WP recomendado migrará metodicamente os dados e funções de nosso atual sistema mainframe para nossa nova plataforma baseada na web, a fim de preservar a integridade dos dados e permitir o tempo adequado para treinar todos os funcionários e gerentes sobre suas responsabilidades e respectivas funções administrativas. A plataforma baseada na web é compatível com todos os outros sistemas de TI atuais e irá melhorar a eficiência e a precisão dos relatórios em toda a empresa. Algumas das formas pelas quais esta tecnologia alcançará os resultados desejados são:

  • Os funcionários poderão inserir e editar seus dados de timesheet a qualquer momento de qualquer local em vez de ligar para seu gerente regional para entrar no sistema mainframe
  • Os dados de timesheet e folha de pagamento serão imediatamente acessíveis para fins de controle de qualidade e geração de relatórios, o que reduzirá a necessidade de reunir funcionários em posições não faturáveis, analisar e compilar dados
  • Os funcionários terão a capacidade de se registrar para treinamento, o que reduz a carga sobre os gerentes e a equipe de treinamento

1.4 Justificativa

Esta seção justifica porque o projeto recomendado deve ser implementado e porque ele foi selecionado em relação a outras alternativas. Quando aplicável, o suporte quantitativo deve ser fornecido e o impacto da não implementação do projeto também deve ser declarado.

A migração da folha de pagamento e outras funções administrativas do sistema legado mainframe para a plataforma baseada na web resultará em maior eficiência com relação aos recursos e processos de negócios da empresa. O Projeto WP também está alinhado com a estratégia e objetivos corporativos, uma vez que utiliza tecnologia para melhorar a forma como fazemos negócios. Enquanto outras alternativas e o status quo foram analisados, o WP Project foi selecionado para proposta neste caso de negócios porque ele oferece a melhor oportunidade de realizar benefícios de forma rápida e ao mesmo tempo permite a maior melhoria na eficiência e redução de custos. Outras alternativas assumiram maior risco, proporcionaram menos benefícios, foram muito difíceis de definir, ou não foram adequadamente alinhadas com a estratégia e/ou objetivos corporativos atuais.

Estimativas iniciais para o Projeto WP são:

  • 15% de redução nos custos indiretos nos primeiros 12 meses
  • 10% de redução na rotatividade de empregados nos primeiros 12 meses
  • 50% de redução imediata no tempo para gerar relatórios financeiros semanais e mensais
  • 25% de redução na rotatividade de empregados nos primeiros 12 meses diminuição imediata no tempo necessário para resolver problemas de folha de pagamento

Equipe de análise de casos de negócios

Esta seção do modelo de caso de negócios descreve as funções dos membros da equipe que desenvolveram o caso de negócios. É imperativo que os participantes e papéis sejam claramente definidos para o business case, bem como ao longo da vida do projeto.

Os seguintes indivíduos compõem a equipe de análise de business case. Eles são responsáveis pela análise e criação do business case do Projeto WP.

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Role Descrição Nome/Título
Patrocinador executivo Patrocínio executivo do projeto John Doe, VP Operações
Suporte Tecnológico Fornece todo o suporte tecnológico para o projeto Jane Smith, VP Tecnologia da Informação
Aprimoramento de Processos Consulta a equipe sobre técnicas de melhoria de processos Jim Jones, líder da equipe de processos
Gerente de Projetos Gerencia o caso de negócios e a equipe de projetos Steve Smith, Project Manager
Suporte de Software Provê todo o suporte de software para o projeto Amy White, Software Group Lead

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3.1 Declaração de Problema

Esta seção descreve o problema de negócios que este projeto foi criado para resolver. O problema pode ser orientado a processos, tecnologia ou produto/serviço. Esta seção não deve incluir nenhuma discussão relacionada à solução.

Desde o seu início, a Smith Consulting tem confiado em um sistema mainframe para gerenciar a folha de pagamento e outras funções administrativas dos funcionários. À medida que o número de funcionários cresce, cresce também o ônus que recai sobre a sede para gerenciar efetivamente a administração da empresa em níveis aceitáveis. Nos últimos dois anos, a Smith Consulting contratou 5 funcionários para cargos de direção para ajudar a gerenciar e executar as operações administrativas do dia a dia. Esses cargos proporcionam pouco ou nenhum retorno sobre o investimento, pois não são cargos faturáveis e apenas mantêm o status quo; eles não fazem nada para melhorar a administração da empresa. Além disso, os funcionários devem atualmente chamar seus gerentes regionais para entrar em suas horas de trabalho e levantar quaisquer preocupações com relação à folha de pagamento e tarefas administrativas. Isso coloca uma grande carga sobre os gerentes que equilibram muito esses requisitos com suas tarefas diárias faturáveis.

Reporting é outra área problemática associada ao sistema legado do mainframe. Todos os relatórios financeiros semanais e mensais devem ser gerados manualmente, o que permite uma alta probabilidade de erro e requer uma quantidade significativa de tempo. Estas tarefas manuais aumentam ainda mais a carga e a despesa da empresa.

3.2 Impacto Organizacional

Esta seção do nosso modelo descreve como o projeto proposto irá modificar ou afetar os processos organizacionais, ferramentas, hardware e/ou software. Também deve explicar quaisquer novos papéis que seriam criados ou como os papéis existentes podem mudar como resultado do projeto.

O Projeto WP terá impacto na Smith Consulting de várias maneiras. A seguir, uma explicação de alto nível de como a organização, ferramentas, processos e papéis e responsabilidades serão afetados como resultado da implementação do Projeto WP:

Ferramentas: a plataforma de administração do legado existente será completamente eliminada à medida que o Projeto WP for levantado e se tornar operacional. Isto exigirá treinamento dos funcionários nas ferramentas WP e seu uso em apoio a outras ferramentas organizacionais.

Processos: com o Projeto WP vêm processos administrativos e de folha de pagamento mais eficientes e racionalizados. Esta maior eficiência irá diminuir a carga sobre os gestores e dar autonomia aos funcionários na gestão das suas tarefas e acções administrativas e folha de pagamento.

Roles and Responsibilities: além do Projecto WP permitir maior autonomia aos funcionários e menos carga sobre os gestores, os recursos humanos necessários para o pessoal adequado e os departamentos de folha de pagamento serão reduzidos. Embora valorizemos muito os nossos funcionários, a redução de cargos não faturáveis reflectirá directamente nos nossos resultados e proporcionará um retorno imediato do nosso investimento. A nova plataforma será gerenciada pelo grupo de TI e não antecipamos nenhuma mudança nas necessidades de pessoal de TI.

Hardware/Software: além do software e licenciamento do projeto, a Smith Consulting será obrigada a adquirir servidores adicionais para acomodar a plataforma e seu crescimento previsto para os próximos 10 anos.

3.3 Migração de Tecnologia

Esta seção do Business Case Template fornece uma visão geral de alto nível de como a nova tecnologia será implementada e como os dados da tecnologia legada serão migrados. Esta seção também deve explicar quaisquer requisitos e obstáculos técnicos pendentes que precisam ser abordados.

A fim de migrar efetivamente os dados existentes de nossa plataforma legada para a nova plataforma baseada na Web, foi desenvolvida uma abordagem faseada que resultará em um mínimo/ nenhuma interrupção nas operações do dia-a-dia, na administração e nas atividades de folha de pagamento. O seguinte é uma visão geral de alto nível da abordagem em fases:

Fase I: Hardware/Software será adquirido e o sistema WP será criado no ambiente baseado na web e testado pelo grupo de desenvolvimento de TI.

Fase II: O grupo de TI suportará uma plataforma legada temporária no laboratório de tecnologia a ser usada para operações diárias de folha de pagamento e atividades administrativas. Isto será usado como um sistema de backup e também para arquivar todos os dados do mainframe da empresa.

Fase III: A plataforma baseada na web será preenchida com todos os dados atuais da folha de pagamento e administrativos. Isto deve ser feito em conjunto com o final de um ciclo de pagamento.

Fase IV: Todos os funcionários receberão treinamento na nova plataforma baseada na web.

Fase V: A plataforma baseada na web entrará em funcionamento e o sistema legado do mainframe será arquivado e desativado.

Visão Geral do Projeto

Esta seção descreve informações de alto nível sobre o projeto para incluir uma descrição, metas e objetivos, critérios de desempenho, suposições, restrições e marcos. Esta seção do Business Case consolida todas as informações específicas do projeto em um capítulo e permite uma fácil compreensão do projeto, uma vez que o problema de negócios de base, impactos e recomendações já foram estabelecidos.

A visão geral do Projeto WP fornece detalhes de como este projeto irá abordar o problema de negócios da Smith Consulting. A visão geral consiste de uma descrição do projeto, metas e objetivos para o Projeto WP, critérios de desempenho do projeto, suposições do projeto, restrições e marcos importantes. medida que o projeto for aprovado e avançar, cada um desses componentes será expandido para incluir um maior nível de detalhes no trabalho para o plano do projeto.

4.1 Descrição do Projeto

Esta seção descreve a abordagem que o projeto usará para resolver o(s) problema(s) de negócios. Isto inclui em que consiste o projeto, uma descrição geral de como ele será executado e o objetivo do mesmo.

O Projeto WP irá rever e analisar vários produtos em potencial para substituir o sistema legado de folha de pagamento e administração mainframe da Smith Consulting por uma plataforma baseada na web. Isso será feito através da determinação e seleção de um produto que substitua adequadamente nosso sistema existente e ainda permita o crescimento para os próximos 10 anos. Uma vez selecionado, o projeto substituirá nosso sistema existente em uma abordagem de implementação faseada e será concluído quando o novo sistema estiver operacional e o sistema legado estiver arquivado e não mais em uso.

Este projeto resultará em maior eficiência da folha de pagamento e das operações administrativas e de relatórios do dia a dia, custos indiretos significativamente menores e menor rotatividade, como resultado de proporcionar maior autonomia e flexibilidade aos funcionários. Além disso, os gerentes estarão mais uma vez focados em tarefas faturáveis em vez de utilizar uma parte significativa de seu tempo em tarefas administrativas não faturáveis.

Smith Consulting emitirá um Pedido de Informações para determinar quais produtos estão imediatamente disponíveis para atender às nossas necessidades comerciais. Uma vez adquirido o produto, toda a implementação e população de dados será conduzida com recursos internos.

4.2 Metas e Objetivos

Esta parte do modelo lista as metas e objetivos de negócios que são suportados pelo projeto e como o projeto irá tratá-los.

O Projeto WP suporta diretamente várias das metas e objetivos corporativos estabelecidos pela Smith Consulting. A tabela seguinte lista as metas e objetivos de negócios que o Projeto WP suporta e como o projeto os suportará:

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Business Goal/Objective Descrição
Relatórios precisos e precisos Ferramenta baseada na Web permitirá que a real-relatórios de tempo e precisão de toda a folha de pagamento e métricas administrativas
Melhorar a eficiência do pessoal Menos pessoal de RH e folha de pagamento necessário para gerir estas actividades irá melhorar a eficiência
Reduzir o pessoal volume de negócios Uma maior autonomia e flexibilidade irá responder às preocupações dos funcionários e permitir aos gestores concentrarem-se nas tarefas facturáveis
Reduzir os custos gerais Menos pessoal necessário irá reduzir os custos gerais da empresa

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4.3 Desempenho do Projeto

Esta seção descreve as medidas que serão usadas para medir o desempenho e os resultados do projeto, uma vez que eles se relacionam com os recursos, processos ou serviços chave.

A tabela a seguir lista os recursos, processos ou serviços chave e seus resultados comerciais previstos para medir o desempenho do projeto. Estas medidas de desempenho serão quantificadas e definidas no plano detalhado do projeto.

Key Resource/Process/Service Performance Measure
Reporting O sistema baseado na web reduzirá as discrepâncias de relatórios (duplicatas e lacunas) e exigirá a reconciliação a cada 6 meses em vez de mensalmente.
Ingresso de dados de timesheet/Admin Eliminar o trabalho não faturável dos gerentes, permitindo que os funcionários introduzam seus dados diretamente.
Software e manutenção do sistema Diminuição dos custos e dos requisitos de pessoal, pois a manutenção do sistema será reduzida de uma vez por mês para uma vez a cada 6 meses com o novo sistema.
Recursos de Pessoal Eliminação de 5 posições de pessoal em RH e folha de pagamento que não são mais necessárias, pois várias funções serão agora automatizadas.

4.4 Pressupostos do Projeto

Esta seção lista os pressupostos preliminares para o projeto proposto. À medida que o projeto é selecionado e passa para o planejamento detalhado do projeto, a lista de suposições muito provavelmente crescerá à medida que o plano do projeto é desenvolvido. Entretanto, para o caso de negócios deve haver pelo menos uma lista preliminar a partir da qual construir.

As seguintes suposições se aplicam ao Projeto WP. medida que o planejamento do projeto começa e mais suposições são identificadas, elas serão adicionadas de acordo.

  • Todo o pessoal e funcionários serão treinados de acordo com a sua respectiva entrada de dados, folha de tempos, e tarefas de relatório no novo sistema baseado na web
  • Funding está disponível para treinamento
  • Funding está disponível para compra de hardware/software para sistema baseado na web
  • Todos os chefes de departamento fornecerão o suporte necessário para a conclusão bem sucedida do projeto
  • Projeto tem suporte e suporte de nível executivo

4.5 Restrições do projeto

Esta seção do modelo de caso de negócios lista as restrições preliminares para o projeto proposto. À medida que o projeto é selecionado e passa para o planejamento detalhado do projeto, a lista de restrições provavelmente irá crescer à medida que o plano do projeto é desenvolvido. Entretanto, para o caso de negócios deve haver pelo menos uma lista preliminar a partir da qual construir.

As seguintes restrições se aplicam ao Projeto WP. Conforme o planejamento do projeto for iniciado e mais restrições forem identificadas, elas serão adicionadas de acordo.

  • Existem recursos limitados de TI disponíveis para dar suporte ao Projeto WP e outras iniciativas de TI em andamento.
  • Existe um número limitado de produtos comerciais fora da prateleira (COTS) para dar suporte tanto à folha de pagamento quanto às atividades administrativas.
  • Como a implementação será feita internamente e não pelos desenvolvedores ou fornecedores de produtos, haverá suporte limitado dos fornecedores de hardware/software.

4.6 Principais Marcos do Projeto

Esta seção do nosso modelo lista os principais marcos do projeto e suas datas de conclusão previstas. Como este é o caso de negócios, estes marcos e datas alvo são gerais e de forma alguma finais. É importante notar que à medida que o planejamento do projeto avança, um cronograma básico incluindo todos os marcos será completado.

Os marcos principais do projeto identificados neste momento são os seguintes. medida que o planejamento do projeto avança e o cronograma é desenvolvido, os marcos e suas datas de conclusão serão modificados, ajustados e finalizados conforme necessário para estabelecer o cronograma básico.

Milestones/Deliverables Data Alvo
Fretamento do Projeto 01/01/20xx
Revisão e Conclusão do Plano do Projeto 03/01/20xx
Projecto Kickoff 03/10/20xx
Fase I Completa 04/15/20xx
Fase II Completa 06/15/20xx
Fase III Completo 08/15/20xx
Fase IV Completo 10/15/20xx
Fase V Completo 12/15/20xx
Fechamento/ Conclusão do Projeto 12/31/20xx

Alinhamento Estratégico

Todos os projetos devem apoiar a estratégia e os planos estratégicos da organização a fim de agregar valor e manter o apoio executivo e organizacional. Esta seção do modelo de business case fornece uma visão geral dos planos estratégicos organizacionais que estão relacionados ao projeto. Isso inclui o plano estratégico, o que o plano exige e como o projeto apóia o plano estratégico.

O Projeto WP está em apoio direto a vários dos Planos Estratégicos da Smith Consulting. Ao apoiar diretamente esses planos estratégicos, esse projeto irá melhorar nosso negócio e ajudar a empresa a avançar para o próximo nível de maturidade.

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Plano Goals/Objetivos Relação ao Projeto
20xx Plano Estratégico de Gerenciamento de Informações da Smith Consulting Melhorar a manutenção de registros e o gerenciamento de informações Este projeto permitirá a entrada de informações e dados em tempo real, maior precisão das informações, e um repositório consolidado para todos os dados administrativos e folha de pagamento
20xx Smith Consulting Strategic Plan for Information Management Utilizar novas tecnologias para apoiar mais eficazmente as missões da empresa e do departamento Nova tecnologia permitirá a automatização de muitas funções administrativas e de folha de pagamento, reduzindo os níveis de pessoal necessários para gerir estes sistemas
20xx Smith Plano Estratégico de Consultoria para o Capital Humano Agregar a força de trabalho e melhorar a retenção de funcionários Este projeto permite ao funcionário assumir um papel ativo na gestão de sua folha de pagamento e eleições administrativas

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Análise de Benefícios de Custos

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Muitas pessoas consideram esta uma das partes mais importantes de um caso de negócios, já que muitas vezes são os custos ou economias que um projeto gera que ganham a aprovação final para avançar. É importante quantificar os benefícios financeiros do projeto o máximo possível no caso de negócios. Isso geralmente é feito na forma de uma análise custo-benefício. O objetivo disto é ilustrar os custos do projeto e compará-los com os benefícios e economias para determinar se o projeto vale a pena prosseguir.

A tabela seguinte captura as ações de custo e economia associadas ao Projeto WP, descrições dessas ações, e os custos ou economias associadas a elas durante o primeiro ano. Na parte inferior do gráfico está a economia líquida para o primeiro ano do projeto.

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Ação Tipo de ação Descrição Custos do primeiro ano (- indica economia antecipada)
Compra de produtos e licenças baseadas na Web Custo Investimento inicial para o Projeto WP $400.000.00
Instalação de software e treinamento Custo Custo para o grupo de TI para instalar novo software e para o grupo de treinamento para treinar todos os funcionários $100.000.00
Reduzir o pessoal de RH e folha de pagamento por 5 funcionários Poupança Diminuição imediata de despesas gerais igual ao salário anual de 3 especialistas de RH e 2 analistas de folha de pagamento. -$183.495.00
Os gerentes não precisam mais trabalhar com folha de pagamento não faturável e tarefas administrativas Poupança 18 gerentes regionais atualmente têm em média 16 horas por semana de tempo não faturável. Prevê-se que este número será reduzido para não mais do que 2 horas por semana. A uma média de $36,00 por hora isto resulta em ($36,00 x 14 horas/wk de tempo não faturável reduzido x 18 gerentes) $9072,00 de aumento de receita por semana. -$471.744,00
Manutenção do sistema necessária a cada 6 meses em vez de mensalmente Poupanças Menos o uso frequente de recursos de TI trabalhando em tarefas sem valor agregado resulta em aproximadamente $42.000 de economia por ano. -$42.000
Reduzir a rotatividade de funcionários em 10% Poupanças Poupanças no custo para o processo de saída de funcionários e recrutar, contratar e treinar novos funcionários é de aproximadamente $50.000 no primeiro ano. -$50.000
Poupança no primeiro ano da rede $247.239,00

Com base na análise custo-benefício acima, vemos que ao autorizar o Projecto WP, a Smith Consulting irá poupar $247.239,00 só no primeiro ano. Isto representa uma melhoria significativa em nossos custos operacionais e é um indicador claro do benefício que este projeto terá para a empresa.

Análise Alternativa

Todos os problemas de negócios podem ser resolvidos por qualquer número de projetos alternativos. Embora o business case seja o resultado de ter selecionado uma dessas opções, também deve ser incluído um breve resumo das alternativas consideradas – uma das quais deve ser o status quo, ou não fazer nada. As razões para não selecionar as alternativas também devem ser incluídas.

As seguintes opções alternativas foram consideradas para resolver o problema de negócio. Estas alternativas não foram selecionadas por uma série de razões que também são explicadas abaixo.

Sem Projeto (Status Quo) Razões para não selecionar alternativas
Sistema legado do mainframe em vigor
  • Despesa desnecessária de fundos para aumentar os níveis de pessoal
  • Continuação ocorrência de um elevado número de erros de dados
  • Pobre e inoportuno relato
  • Falta de automação
Opção alternativa Razões para não selecionar alternativa
Outsource a implementação de uma web-plataforma de base
  • Custo significativamente maior
  • Expertise já existe na casa
  • Informação do fornecedor com a nossa requisitos
Opção alternativa Razões para não seleccionar alternativa
Desenvolver software internamente
  • Falta de recursos qualificados
  • Custo significativo associado ao design do software
  • Tempo necessário é muito longo

Aprovações

O caso de negócios é um documento com o qual a aprovação é concedida ou negada para avançar com a criação de um projeto. Portanto, o documento deve receber aprovação ou desaprovação de seu conselho de revisão executivo

As assinaturas das pessoas abaixo indicam um entendimento no propósito e conteúdo deste Business Case por aqueles que o assinaram. Ao assinar este documento você indica que aprova o projeto proposto descrito neste Business Case e que os próximos passos podem ser tomados para criar um projeto formal de acordo com os detalhes aqui descritos.

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Nome do candidato Título Assinatura Data
Preto, J. Presidente e COO >
Castanho, A. PV executivo > >

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