Orientação para Novos Empregados Mais uma Lista de Verificação para Mantê-lo no Caminho

A orientação para novos empregados é a primeira experiência oficial que novas contratações têm com seus empregadores depois que eles se juntam à equipe. Ela deve proporcionar uma boa introdução à cultura da empresa, às funções do empregado e uma oportunidade de preencher qualquer papel exigido. Recomendamos o uso de uma lista de verificação para garantir que você proporcione a melhor experiência possível.

Fornecemos uma nova lista de verificação de orientação de contratação para ajudá-lo a lembrar de tarefas básicas como folha de pagamento e papelada de conformidade, instalação do escritório e crachás de segurança, e as tarefas mais importantes – fazer com que a nova contratação se sinta bem-vinda.

Download da lista de verificação da nova contratação Onboarding como PDF ou DOC

Uma nova lista de verificação de orientação para a contratação ajuda a sua empresa a manter-se no topo das tarefas de orientação para os novos funcionários, para garantir que as suas novas contratações tenham um bom começo. Ela inclui novos formulários de contratação como I-9 e W-4 que precisam ser preenchidos. Também inclui tarefas como a configuração de sistemas de TI e a preparação do espaço de trabalho do funcionário.

No mínimo, você deve incluir o seguinte no seu novo processo de orientação de contratação:

• Apresentações do empregado-gerente
• Sessão de informação da empresa (fundo, missão, valores)

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• Treinamento no trabalho

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• Tempo para assinar a papelada da nova contratação

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• Revisão do procedimento de segurança

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• Benefícios do pacote

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• Passagem do espaço de trabalho (se aplicável)

A nossa nova lista de orientação de contratação pode ser baixada, e você pode modificá-la de acordo com as necessidades do seu negócio. Isto irá ajudá-lo a garantir que não perderá nenhuma papelada de contratação importante durante o processo de orientação. Inclui todas as tarefas básicas de orientação de novos funcionários, tais como apresentações que precisam de ser feitas, papelada que precisa de ser preenchida e prazos.

Terá de modificar o modelo para incluir itens relevantes para o seu negócio, tais como visitas ao escritório, passes de estacionamento, encomenda de uniformes, ou os passos para obter fotos para um crachá de funcionário ou comunicado de imprensa. O download do nosso template evita que tenha de criar a sua própria lista de verificação a partir do zero.

Abrigo e Orientação Durante o Processo de Nova Contratação

Após ter completado o processo de contratação de empregados, então você estará pronto para os próximos passos: orientação e a bordo. O processo de nova contratação começa muito antes do primeiro dia do empregado. Ele começa quando um empregado aceita sua oferta e continua durante todo o primeiro ano com o onboarding e treinamento. Normalmente leva cerca de oito meses para que o novo empregado seja totalmente produtivo.

Proporcionando um sólido onboarding como parte do seu novo processo de orientação do empregado garante que o tempo não seja desperdiçado e que o empregado provavelmente ficará. Veja na imagem abaixo as etapas básicas do novo processo de contratação, e note que a orientação começa no primeiro dia do empregado.

O novo processo de contratação ilustrado em cinco etapas

Todas estas etapas estão incluídas na lista de verificação da nova contratação acima. Vamos entrar em mais detalhes sobre algumas das tarefas abaixo para que você tenha um bom senso do que fazer e quando fazer.

Dia Um: Boas-vindas e Orientação

Dia Um é quando você precisa fazer duas coisas importantes a cada nova contratação. A primeira tarefa – a nova contratação – é a mais urgente mas não a mais importante. O que é mais importante é fazer com que a nova contratação se sinta bem-vinda. No final do primeiro dia, você vai querer que a sua nova contratação seja convencida de que eles tomaram uma grande decisão ao entrar no seu negócio.

O seu trabalho no Dia Um é inspirá-los e motivá-los a voltarem no Dia Dois. Você pode fazer isso certificando-se de que toda a papelada seja feita corretamente (mais urgente) e que eles se sintam bem-vindos ao seu negócio (o mais importante).

Atividades a considerar fazer durante a primeira semana de orientação são:

• Encontrar reuniões individuais com os membros-chave do pessoal com quem a nova contratação irá trabalhar
• Folhas de batota, tais como a lista telefónica da empresa, mapa do escritório, ou instruções de correio de voz
• Dê-lhes uma lista de quem faz o quê em seu departamento, caso tenham perguntas

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• Dê-lhes uma cópia do organograma e explique como a empresa está estruturada

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• Mostrar-lhes onde estão localizados os cartazes de leis trabalhistas e oferecer-se para responder perguntas

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• Dê-lhes uma visita ao edifício para que saibam onde estão as salas de conferências, máquinas de copiar, e saídas de emergência são
• Descreva o treinamento que eles receberão, e quando / onde ele ocorrerá
• Certifique-se de saber onde encontrar manuais de usuário, documentos e materiais de referência
• Deixe-lhes sombra, para que vejam como é um dia na vida de um colega de trabalho
• Certifique-se de ter todas as ferramentas necessárias para o seu trabalho: um computador, VPN, crachás, chaves, URLs de sites e IDs

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• Associá-los à missão, visão, valores e plano estratégico da empresa

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• Empreender tempo com seu supervisor para revisar a descrição de seu trabalho e responder perguntas

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Atribuir diferentes membros da equipe, gerentes e colegas de trabalho para ajudar nas tarefas acima. Mesmo que você não tenha um programa formal de tutoria, escolha um colega para fazer o check-in com a nova contratação a cada dia durante as primeiras semanas. Essa pessoa pode ser um recurso para a nova contratação para fazer perguntas – sobre coisas relacionadas e não relacionadas ao trabalho, como enviar um fax e onde ir para o almoço.

HR Dica: Para ajudar o empregado a sentir-se bem-vindo e garantir que não fique com os pés frios, considere pedir a um colega para convidá-lo para almoçar todos os dias da primeira semana. No primeiro dia, você pode até mesmo cobrir o custo do almoço para que o supervisor ou o mentor do colega os leve para fora. Use essa primeira semana para ajudar a sua nova contratação a construir relações com os seus colegas de trabalho, para que eles comecem a sentir-se leais à sua empresa e à sua equipa.

New Hire Paperwork

New hire paperwork é a parte do RH que é mais assustadora para os novos donos de negócios. Ter uma lista de verificação ajuda para não se esquecer de nada de crucial. Aqui está uma lista de todos os documentos e formulários que você pode precisar que o funcionário preencha, reveja e/ou assine. Usando os links abaixo, você encontrará artigos, modelos ou instruções para cada um desses documentos para ajudar a facilitar a gestão do onboarding.

• I-9: Use para verificar a elegibilidade de emprego. Peça ao empregado para trazer identificação no seu primeiro dia.
• W-4: Use para recolher as retenções fiscais dos empregados. Pode haver uma versão de imposto estadual do W-4 que também precisa ser preenchida.
• Manual do empregado: Peça ao funcionário para rever e assinar o manual do funcionário.
• Outras políticas da empresa: Políticas exclusivas da sua empresa que não estão cobertas no manual do funcionário; exemplos incluem políticas de assédio sexual, políticas de licença maternidade e políticas de tempo livre.
• Emprego por vontade própria: Certifique-se de que o funcionário compreenda sua política de emprego.
• Formulário de depósito direto: Use-o para reunir informações bancárias para a folha de pagamento do empregado se você oferecer depósito direto.
• Ficha de dados do empregado com informações de contato de emergência: Em caso de emergência.
• Carta de oferta assinada: Peça uma cópia assinada se você ainda não a recebeu.

HR Dica: Considere a revisão da papelada durante os primeiros dias em vez de entregar ao novo contratado uma pilha de documentos e ir embora. Considere revisar cada item com a nova contratação para evitar que eles fiquem sobrecarregados. Por exemplo, você poderia completar a folha de pagamento e a documentação do I-9 no primeiro dia, a documentação de benefícios no segundo dia, as apólices no terceiro dia, o manual no quarto dia, etc.

Se mais de uma nova contratação começar no mesmo dia, você pode agendar tempo com eles para revisar juntos as apólices importantes, como evitar assédio sexual ou revisar todo o manual do funcionário, permitindo que eles façam perguntas. Itens que não são usados de imediato, como o formulário de despesas do funcionário, podem esperar e ser revistos assim que o funcionário agende a sua primeira viagem de negócios.

Ajudar o seu novo funcionário a sentir-se bem-vindo

Como mencionado, esta é a parte mais valiosa da experiência de orientação do novo funcionário, porque ajuda o funcionário a sentir-se bem-vindo. Eles podem conhecer a sua equipa, aprender as prioridades do seu supervisor, compreender a missão da empresa e sentir-se parte da empresa.

Um novo funcionário também se pode sentir perdido sobre a forma como se enquadra no quadro geral do negócio. Pingboard permite criar um organograma que você pode compartilhar com todos os seus funcionários para ver onde o trabalho deles se encaixa dentro da empresa. É gratuito para até 50 funcionários, é atualizado automaticamente através da integração com ADP, BambooHR, Google G Suite e outros softwares de RH, e transforma seu organograma em um banco de dados pesquisável acessível através do aplicativo Pingboard.

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Onboarding-Primeira Semana no Trabalho

A primeira semana no trabalho é de arrasar na maioria das novas contratações. É o seu trabalho fazê-los sentir-se bem-vindos, encorajá-los a aprender os seus processos, sistema e cultura, e certificar-se que eles têm uma pessoa para ajudá-los com perguntas durante esses primeiros dias.

Quem deve fazer o onboarding é uma pergunta que muitos empregadores têm. Embora o RH tenha um papel importante, acontece que as novas contratações querem uma mistura de pessoas envolvidas. A gestão é a mais importante. Não é surpresa que os empregados queiram saber o que os líderes do negócio esperam deles no seu novo emprego. Portanto, os líderes empresariais, considerem o tempo de agendamento com suas novas contratações.

Perguntas frequentes (FAQs) sobre orientação de novos funcionários

Qual é a diferença entre orientação e onboarding?

A orientação do funcionário e onboarding são ambas muito semelhantes; no entanto, a orientação ocorre quando o funcionário inicia o trabalho – para algumas empresas, dura um dia e com outras é uma semana ou mais. Normalmente é estruturado – às vezes é realizado em um formato de classe – e consiste em recebê-los e apresentá-los à empresa, bem como preencher toda a papelada necessária, como por exemplo, para folha de pagamento ou benefícios.

O embarque é mais um processo contínuo de colocar o funcionário a par dos processos e ajudá-los a se tornarem mais engajados; normalmente continua até o funcionário estar mais estabelecido dentro da empresa.

Posso conduzir várias orientações de funcionários de uma só vez?

Pode conduzir várias orientações de uma só vez; de fato, você deve se esforçar para fazer isso sempre que possível. Isso poupa-lhe tempo de ter que conduzir a mesma sessão várias vezes e também dá às novas contratações a oportunidade de se conectar com pessoas como elas que são novas na empresa. Desde que você siga um formato estruturado que funcione para todos os cargos (você pode sempre configurar mini-sessões separadas para treinamento específico), deve funcionar bem.

Que assuntos devem ser abordados em um programa de orientação de funcionários?

Você deve dar uma calorosa recepção, além de rever os procedimentos da empresa (tarefas relacionadas à segurança e não relacionadas à segurança), benefícios e compensações, nova papelada de contratação, tempo livre pago, treinamento, layout do prédio, e assim por diante. Você precisará personalizar o programa para o seu negócio, mas esta é uma informação geral que pode ser aplicada a qualquer empresa.

Bottom Line

Os funcionários são uma mais-valia para a sua empresa se eles forem capazes de realizar o trabalho para o qual você os contratou. Para garantir isso, certifique-se de que as suas novas contratações tenham um bom começo. A nossa nova lista de orientação para a contratação faz mais do que garantir a gestão de toda a documentação da nova contratação. Se utilizada, ajudará a reduzir a rotatividade, contratar as suas novas contratações e reduzir o tempo que leva para os seus novos funcionários serem produtivos.