Organizational Planning Guide: Tipos de Planos, Passos e Exemplos

O planejamento organizacional é como traçar o caminho da sua empresa em um mapa. Você precisa saber em que direção você está indo para se manter competitivo.

Mas o que é exatamente o planejamento organizacional e como você o faz de forma eficaz? Este guia irá cobrir:

• Os Diferentes Componentes ou Tipos de Planos Organizacionais?
• Os 5 Passos do Processo de Planejamento Organizacional
• Exemplos de Planejamento Organizacional
• Ferramentas de Planejamento Organizacional

O que é Planejamento Organizacional?

O Planejamento Organizacional é o processo de definir a razão da existência de uma empresa, estabelecer metas com o objetivo de realizar todo o seu potencial e criar tarefas cada vez mais discretas para atingir essas metas.

Cada fase do planejamento é um subconjunto do anterior, sendo o planejamento estratégico o mais importante

Existem quatro fases de um plano organizacional adequado: estratégico, tático, operacional e de contingência. Cada fase de planejamento é um subconjunto do anterior, sendo o planejamento estratégico o mais importante.

Tipos de Planejamento Organizacional

Estratégico

Um plano estratégico é o quadro geral da empresa. Ele define as metas da empresa para um determinado período de tempo, seja um ano ou dez, e assegura que essas metas estejam alinhadas com a missão, visão e valores da empresa. O planejamento estratégico geralmente envolve os gestores de topo, embora algumas empresas menores optem por trazer todos os seus colaboradores quando definem a sua missão, visão e valores.

Tático

A estratégia tática descreve como uma empresa irá implementar o seu plano estratégico. Um plano tático é composto de várias metas de curto prazo, normalmente realizadas no prazo de um ano, que suportam o plano estratégico. Geralmente, é responsabilidade dos gerentes médios definir e supervisionar estratégias táticas, como planejar e executar uma campanha de marketing.

Operacional

Os planos operacionais englobam o que precisa acontecer continuamente, no dia-a-dia, para executar os planos táticos. Os planos operacionais podem incluir planos de trabalho, políticas, regras ou regulamentos que estabelecem padrões para os funcionários, assim como tarefas específicas relacionadas a metas dentro da estratégia tática, como um protocolo para documentação e tratamento de faltas ao trabalho.

Contingência

Planos de contingência aguardam nas asas em caso de crise ou evento imprevisto. Os planos de contingência cobrem uma gama de cenários possíveis e respostas apropriadas para questões que variam do planejamento de pessoal à preparação avançada para ocorrências externas que poderiam impactar negativamente o negócio. As empresas podem ter planos de contingência para coisas como responder a um desastre natural, software com mau funcionamento ou a partida repentina de um executivo de nível C.

>

Os 5 Passos do Processo de Planejamento Organizacional

O processo de planejamento organizacional inclui cinco fases que, idealmente, formam um ciclo.

>

Planejamento estratégico, tático, operacional e de contingência enquadram-se nestes cinco estágios.

Desenvolver o plano estratégico

Passos nesta fase inicial incluem:

• Reveja sua missão, visão e valores
• Reúna dados sobre sua empresa, como métricas indicadoras de desempenho de seu departamento de vendas
• Realize uma análise SWOT; Faça um balanço dos pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças de sua empresa

>

• Estabeleça grandes objetivos que levem em conta sua missão, visão, valores, dados e análise SWOT

>

Transforme o plano estratégico em passos táticos

Neste ponto, é hora de criar planos táticos. Traga os gerentes médios para ajudar a fazer o seguinte:

• Definir metas de curto prazo – metas trimestrais são comuns – que suportam o plano estratégico para cada departamento, como estabelecer uma quota para a equipe de vendas para que a empresa possa cumprir sua meta estratégica de receita

>

• Desenvolver processos de revisão do cumprimento das metas para garantir que as metas estratégicas e táticas estejam sendo cumpridas, como executar um relatório de CRM a cada trimestre e submetê-lo ao Chief Revenue Officer para verificar se o departamento de vendas está atingindo sua cota
• Desenvolver planos de contingência, como o que fazer no caso de mau funcionamento do CRM da equipe de vendas ou de violação de dados

Planejar operações diárias

Planos operacionais, ou os processos que determinam como cada funcionário passa seu dia, são em grande parte de responsabilidade dos gerentes médios e dos funcionários que se reportam a eles. Por exemplo, o processo que um representante de vendas segue para encontrar, nutrir e converter um lead em um cliente é um plano operacional. Planos de trabalho, fluxos de trabalho de atendimento ao cliente ou políticas da GDPR que protegem as informações de clientes potenciais, tudo isso ajuda um departamento de vendas a atingir sua meta tática – neste caso, uma cota de vendas – de modo que eles se enquadram no guarda-chuva dos planos operacionais.

Esta etapa deve incluir o estabelecimento de metas e objetivos que os funcionários individuais devem atingir durante um período definido.

Os gerentes podem optar por estabelecer alguns planos, tais como planos de trabalho, eles mesmos. Por outro lado, as tarefas individuais que compõem um plano de vendas podem exigir a entrada de toda a equipe. Esta etapa também deve incluir o estabelecimento de metas e objetivos que os funcionários individuais devem atingir durante um determinado período.

Executar os planos

É hora de colocar os planos em ação. Teoricamente, as atividades realizadas no dia-a-dia (definidas pelo plano operacional) devem ajudar a atingir metas táticas, o que, por sua vez, suporta o plano estratégico geral.

Monitorar o progresso e ajustar os planos.

Nenhum plano está completo sem períodos de reflexão e ajuste. Ao final de cada trimestre ou do período de metas de curto prazo, os gerentes intermediários devem rever se atingem ou não os pontos de referência estabelecidos no segundo passo, e então submeter relatórios com base em dados aos executivos de nível C. Por exemplo, isto é quando o gerente do departamento de vendas executaria um relatório analisando se um novo processo para gerenciar o pipeline de vendas ajudou ou não a equipe a atingir sua cota. Uma equipe de marketing, por outro lado, poderia analisar se seus esforços para otimizar a publicidade e as páginas de destino conseguiram ou não gerar um certo número de leads para o departamento de vendas.

Dependente do resultado dessas análises, sua org pode querer ajustar partes de seus planos estratégicos, táticos ou operacionais. Por exemplo, se a equipe de vendas não alcançou sua cota, seu gerente pode decidir fazer mudanças em seu plano operacional de pipeline de vendas.

Exemplos de Planejamento Organizacional

Estes modelos e exemplos podem ajudá-lo a começar a pensar sobre como formatar seu plano organizacional.

Estratégico

Este é um plano estratégico de uma empresa fictícia de uma única página com duração de dois anos. Observe que as metas listadas na seção “Objetivos Estratégicos e Metas Organizacionais” seguem o modelo de metas SMART: Elas são específicas, mensuráveis, acionáveis, relevantes e baseadas no tempo.

Planeamento da Força de Trabalho

As empresas precisam usar o planeamento da força de trabalho para analisar, prever e planear o futuro do seu pessoal. O planejamento da força de trabalho ajuda a identificar lacunas de habilidades, ineficiências, oportunidades para o crescimento dos funcionários e para se preparar para futuras necessidades de pessoal.

Aqui está um exemplo de um organograma ao vivo onde as empresas podem visualizar sua estrutura de gestão e planejar para o futuro.

Utilizar o Pingboard como uma ferramenta para planejar e unir sua força de trabalho. Comece hoje de graça!

Tático

>

Este é um plano de ação de dois anos para uma administração, que também poderia ser descrito como um plano tático. Na seção superior estão listados os objetivos estratégicos para toda a organização-aka que são relevantes para este departamento, enquanto os objetivos mais táticos para o gerente deste departamento estão listados abaixo.

Operacional

Cheque este modelo de plano estratégico. Você notará que as tarefas para um funcionário individual se enquadram no planejamento operacional. Observe o espaço dentro de cada item para o gerente deixar feedback para o funcionário.

Contingência

> Este plano de contingência cobre como proteger informações sensíveis de saúde em caso de uma emergência de TI. Detalhes são delineados, incluindo o propósito do documento de várias páginas, os padrões que devem ser cumpridos e os passos para cumprir esses padrões.

O Planejamento Organizacional é Vital para um Negócio de Sucesso

Embora o planejamento organizacional seja um processo longo e complexo, ele é parte integrante do sucesso de sua empresa. Felizmente, o processo torna-se mais automático e intuitivo com reuniões regulares de planejamento e revisão.

Utilizar o software de organograma do Pingboard para ajudá-lo a planejar e comunicar sua estratégia. Com o Pingboard os usuários podem construir e compartilhar múltiplas versões de seu organograma para ajudar com planos de sucessão, redesigns organizacionais, planos de fusões e aquisições. O Pingboard também ajuda na contratação de planos, permitindo que você comunique funções abertas no seu organograma ao vivo para que os funcionários entendam onde a sua empresa está crescendo e quais funções eles podem solicitar. O diretório de funcionários do Pingboard ajuda a encontrar sucessores para funções específicas, permitindo que os gerentes busquem em sua força de trabalho as habilidades e experiência necessárias para preencher uma posição.

Inicie o planejamento hoje – sem riscos!