O que é uma requisição de compra?

No aprovisionamento, há termos que são semelhantes, mas diferentes o suficiente para causar confusão. Uma fonte comum de confusão é a diferença entre uma requisição de compra e um pedido de compra. Entender a diferença entre estes dois importantes documentos é essencial para um fluxo de trabalho suave dentro da sua empresa.

O que é uma requisição de compra?

Uma requisição de compra é um documento formal que é usado quando um funcionário precisa comprar ou pedir algo em nome da sua organização. Este documento informa os gerentes de departamento ou a equipe de compras da decisão para que o departamento de compras possa iniciar o processo de compra dos produtos ou serviços solicitados. O departamento financeiro também utilizará a requisição de compra para coordenar os relatórios com o departamento de contabilidade.

Como uma requisição de compra é diferente de uma ordem de compra

As ordens de compra (OP), por outro lado, são emitidas uma vez que uma requisição de compra tenha sido aprovada. O PO serve como o documento juridicamente vinculativo que é enviado ao fornecedor com um pedido de bens ou serviços.

“Quando surge uma necessidade de compra, a pessoa ou departamento que a necessita criará uma requisição de compra e a enviará para a equipe apropriada para aprovação. Uma vez aprovada, essa requisição pode ser convertida em um pedido.”

Por que sua organização deve usar requisições de compra em seu processo de compras

Em qualquer empresa, sempre há uma necessidade comercial de algo, seja material básico de escritório ou consumíveis, equipamentos, matérias-primas ou serviços.

Se os gerentes de departamento tiverem permissão para fazer pedidos diretamente aos fornecedores, há uma chance maior de fraude. Para evitar este problema, muitas empresas operam com um departamento de compras que se encarrega de encontrar e verificar fornecedores e supervisionar todo o processo de encomenda, desde a requisição de compra à encomenda, até à recepção das mercadorias, entregando depois tudo às contas a pagar para pagamento das facturas. O departamento de compras cria um workflow para assegurar a prevenção de fraude, o que poupa o dinheiro da empresa a longo prazo e mantém as compras agregando valor à empresa.

O formulário de requisição de compra é um documento interno. Com este documento, o suprimento não pede mercadorias diretamente dos fornecedores, mas, em vez disso, inicia um processo formal. A requisição vem do departamento onde os bens ou serviços serão usados, depois passa por um processo de aprovação – baseado na necessidade, orçamento disponível, e assim por diante. Esse processo é o que proporciona à empresa o controle interno sobre o processo de compras. Se o processo de aprovação for seguido corretamente e a requisição de compra for aprovada, o processo continua convertendo a requisição em um pedido oficial que é enviado ao fornecedor. Se for negada por qualquer razão, a requisição não se torna um pedido oficial e nenhum dinheiro muda de mãos.

Por exemplo, o departamento de TI pode estar interessado em comprar novos equipamentos de servidor para melhorar a segurança e facilitar um pouco o trabalho deles. Ou o chefe do departamento de TI ou o membro da equipe de compras designado usará o formulário de requisição de compra para fazer um pedido formal para os servidores. Em seguida, ele será enviado ao pessoal necessário para aprovação. Quando aprovado, o suprimento fará um pedido ao fornecedor do servidor.

O mesmo se aplica quando os materiais básicos estão com pouco material. Um gerente de departamento irá preencher uma requisição de compra para indicar quais materiais são necessários e em que quantidade. Eles podem até sugerir ao fornecedor onde os materiais devem ser comprados. Ele será enviado ao departamento de compras, que irá então analisar o pedido e aprová-lo, alterá-lo ou negá-lo. Se o pedido for alterado ou negado, eles devem fornecer raciocínio sobre o porquê desta decisão ter sido tomada. Se aprovada, o departamento é dado o passo adiante para criar um pedido de compra e solicitar formalmente os itens ao fornecedor.

Requisições de compra Iniciar o processo de compra

Departamentos em toda uma organização precisarão de coisas de tempos em tempos, e este documento iniciará o processo. A equipe de compras atuará com base na força do documento para tomar suas decisões. Se surgir algum problema, o documento serve como prova de comunicação.

Paper Trails Keep Everyone Accountable

Sem um sistema de checks and balances adequado, qualquer funcionário tem o potencial de se envolver em fraudes – encomendando coisas na empresa para uso pessoal. O processo de compra formal impede que isso aconteça e garante tanto a precisão quanto a necessidade. Os gerentes de departamento irão examiná-lo antes de enviá-lo ao departamento de compras para formalizar o pedido com o fornecedor.

Isso é importante para fins de auditoria porque você pode ver quem solicita o quê, quem aprova o quê, e quando, para garantir que não haja problemas com excesso de estoque ou itens desnecessários. Os documentos podem sempre ser referenciados para determinar os factos se alguma vez surgir um problema.

O negócio está protegido

Ao usar requisições de compra, há menos potencial de fraude. Não é provável que haja uma situação em que os funcionários trabalhem com vendedores para roubar do negócio. Os bens da empresa também são protegidos porque a requisição é a prova de que os bens foram encomendados. O documento pode ser acompanhado para garantir que a entrega foi feita. O uso de uma requisição de compra facilita o rastreamento dos ativos caso ocorra um problema.

Ao dedicar tempo para centralizar o sistema de compras e exigir que todos os funcionários usem documentos formais de requisição para solicitar as coisas de que precisam, o fluxo de trabalho se torna mais eficiente e é mais fácil de gerenciar efetivamente. Os compradores também se beneficiam porque podem agrupar as compras e aproveitar termos mais favoráveis com os fornecedores.

PLANERGIA torna mais fácil para qualquer pessoa da sua equipe criar uma requisição e enviá-la através de aprovação. Uma vez aprovada, a requisição converte-se num pedido e recebe um número de pedido que está ligado ao pedido de compra original, que depois é facilmente transferido para uma factura para pagamento. Todos os documentos são ligados para que se possa ver a progressão de um item através do workflow, e a pista de auditoria mostra quem tomou quais ações e quando.

Pode uma requisição de compra parecer “apenas um documento”, ela tem um lugar importante no processo de suprimento de uma organização. Ela serve como uma ferramenta de controle, ajuda na prevenção de fraude e garante que todas as compras sejam autorizadas.