Modelo Paystub Excel

Embora todos os funcionários gostem de receber o seu cheque de pagamento, o talão de pagamento que acompanha o dinheiro também é essencial. Este modelo Paystub Excel fornece detalhes de seu pagamento a partir do período de pagamento. E embora os holerite não sejam exigidos pelos regulamentos federais, mais da metade dos estados exigem registros de holerite. Desses, onze estados exigem que os empregadores forneçam uma cópia física do holerite, ao invés de uma digital.

Mas, mesmo que você não opere seu negócio em um desses estados, o Fair Labor Standards Act exige que você mantenha registros precisos das horas trabalhadas e dos pagamentos efetuados. Na verdade, a lei lista catorze registros básicos diferentes que o empregador deve manter para cada trabalhador não isento.

Estes registros são as informações normalmente contidas em um holerite. Portanto, mesmo que você não entregue uma cópia deles aos seus empregados, você ainda precisa manter um registro. Isso significa que você precisa de um sistema para rastrear o pagamento do empregador, deduções e horas trabalhadas.

Esta calculadora de folha de pagamento Excel pode ajudá-lo a agilizar o processo de manutenção de registros com uma base de dados simples. E, se você quiser criar comprovantes de pagamento para imprimi-los e entregá-los aos seus funcionários, há um método simples de fazer isso.

Embora o Excel seja principalmente uma planilha, ele também tem a capacidade de ser usado como uma base de dados simples. A chave para fazer com que esta base de dados de funcionários do Excel funcione corretamente está nessas características da base de dados. Em seguida, o pay stub usa o VLOOKUP para extrair dados do banco de dados.

Template Contents

Quando você baixar o arquivo ZIP para este modelo Excel da base de dados de funcionários, você receberá duas planilhas diferentes:

• PayStub Excel Template com base de dados por funcionário
• PayStub Excel Template com base de dados por funcionário

Bambas destas planilhas contêm várias planilhas. Em cada modelo de folha de cálculo, encontrará:

• Direcções de utilização,
• Uma folha de configuração para personalizar o modelo,
• Uma base de dados de salários dos funcionários para introduzir os registos dos funcionários, e
• Um modelo de folha de cálculo para que possa imprimir folhas de cálculo para cada funcionário

A única diferença entre os dois ficheiros está no modelo de folha de cálculo. Eles são quase idênticos em uso, mas uma diferença chave os diferencia.

Na planilha de planilhas do PayStub Excel Template com Banco de Dados com Nome do Funcionário, você cria folhas de salário de funcionários com base no nome do funcionário.

Na planilha de planilhas do PayStub Excel Template com Banco de Dados com Nome do Funcionário, você os cria usando o número de identificação do funcionário.

Você precisará decidir o que faz mais sentido para o seu sistema de gerenciamento de banco de dados de funcionários. Depois de decidir, você pode começar a personalizar o modelo e colocá-lo para usar.

Direções

No verso de cada modelo, você encontrará uma planilha com instruções de uso. Estas folhas de trabalho contêm uma versão simplificada destas instruções escritas.

Existem breves instruções para a Folha de Trabalho de Configuração, para a Folha de Trabalho do Salário e para a Folha de Trabalho da Base de Dados. Você também encontrará algumas notas úteis sobre as três, para que você possa usar as planilhas de forma mais eficiente.

O modelo de pay stub vem com dados de exemplo para que você possa ver como o modelo funciona, e como você pode criar pay stubs usando seus próprios dados. Basta apagar os dados de amostra para criar um formulário em branco.

Após você baixar e descompactar o modelo, você pode digitalizar rapidamente estas direções. Dessa forma você tem uma melhor idéia do que você estará fazendo para preparar os comprovantes de pagamento de seus funcionários.

Configuração do modelo

Após ter lido a planilha Como Usar, você pode navegar para a página de Configuração. Aqui é onde você personaliza suas datas, títulos e categorias.

O modelo de holerite cobre um período de doze meses, com um holerite a cada mês. Você pode ajustar os nomes dos meses e as datas de transferência para atender às necessidades da sua empresa. A data de transferência é a data em que a sua empresa envia o dinheiro aos seus funcionários. Isto será normalmente um a três dias úteis antes do dinheiro ser adicionado às contas bancárias dos seus empregados com um depósito direto.

Na outra seção, você pode acompanhar os ganhos e deduções. Esta base de dados pode rastrear até oito desses.

Na coluna “Títulos Salariais”, você pode documentar o que os ganhos e deduções precisam ser contabilizados. Então na coluna “Categoria Salarial”, use o menu suspenso para indicar se cada título salarial em particular é um salário ou uma dedução.

Todas as alterações que você fizer no formulário de configuração serão refletidas no banco de dados do Excel e no gerador de rubricas salariais do empregado.

Banco de dados salariais do empregado

Desde que você tenha os meses, datas de transferência, títulos salariais e categorias salariais corretos, você completou o processo de configuração inicial. Agora você pode começar a trabalhar na base de dados do pessoal.

Uma Visão Geral

Quando você abre a base de dados pela primeira vez, isso pode ser um pouco avassalador. Uma vez que este formulário se destina a acompanhar a remuneração dos funcionários durante um ano inteiro, existem doze secções mensais diferentes para registar a remuneração. Há também uma seção para adicionar informações básicas sobre cada empregado. Aqui está uma imagem ampliada de parte desta enorme base de dados.

Este modelo tem espaço para 50 empregados. Você pode adicionar linhas adicionais, mas terá de o fazer antes da última linha da base de dados. Dessa forma as fórmulas também são automaticamente adicionadas.

Se você não precisar de 50 linhas, você também pode excluir linhas do banco de dados. Siga as instruções neste post para inserir ou excluir linhas:

Inserir ou excluir linhas e colunas

Freeze Panes to Always View Column and Row Headers

Desde que esta planilha seja tão grande, você pode achar benéfico o congelamento de painéis. Isto bloqueia as linhas e colunas que você selecionar, para que elas estejam sempre visíveis, mesmo quando você rolar. Congelar os painéis pode ajudar a agilizar sua entrada de dados, já que você não estará tentando lembrar para que serve cada célula ou terá que rolar de volta para os cabeçalhos.

Para bloquear painéis, por favor siga as instruções neste artigo:

Freeze Panes to Lock Rows and Columns

Cabeçalhos coloridos

Para ajudar a mantê-lo organizado e distinguir cada seção da base de dados, há cores na linha do cabeçalho. A seção em roxo é para registrar as informações dos funcionários. Depois, cada mês alterna entre teal e marrom, para ajudá-lo a ver facilmente onde cada um termina e onde começa o próximo.

Minimizar e Maximizar Grupos Mensais

Para tornar a planilha do Excel mais acessível, você também pode minimizar os meses que não estiver usando. Acima de cada seção mensal, na linha do título da coluna, há sinais de mais (+) e menos (-). Clique neles para expandir ou minimizar cada grupo.

Como usar

Após ter congelado as planilhas e minimizado os meses que não está trabalhando, você está pronto para começar a inserir informações na seção roxa do formulário.

Para cada funcionário, você registra as informações:

• IDentificação do funcionário
• Nome
• Título
• Departamento
• Direcção/Gestor
• Nome do banco
• Nome da conta bancária
• Número da conta bancária

Vai querer ter cuidado ao introduzir esta informação, para assegurar uma entrada de dados precisa.

Próximo, você pode navegar para o grupo do mês para o mês atual. Aqui, você entrará todos os números para o pagamento e benefícios dos seus empregados. Há uma coluna para cada um dos rendimentos e deduções que você incluiu na página Configuração. Se precisar de fazer quaisquer alterações a estes títulos de coluna, modifique-os na página Configuração. Assim, as alterações são reflectidas em toda a base de dados e não apenas no mês actual.

Após introduzir todos os dados para o período de pagamento, pode começar a gerar fichas de pagamento dos funcionários.

Salary Slip

A folha de pagamento foi concebida para ser utilizada como um modelo de folha de pagamento e permite imprimir uma folha de pagamento personalizada para cada membro da sua equipa.

Aqui está o aspecto do modelo de folha de pagamento:

Você vai querer atualizar a célula que diz, “The Spreadsheet Page” no canto superior esquerdo para mostrar o nome da sua empresa. Você pode digitar diretamente, ou carregar um logo.

Após você mudar essa célula, o pay stub está pronto para ser usado. Ele puxa todas as informações de pagamento que você digitou para este funcionário e cria uma folha de salário confidencial.

Isso inclui:

• Earnings (salário, refeições, transporte, subsídio de saúde, etc.),
• Deductions (seguros, impostos, etc.)),
• Pagamento bruto (o modelo usa salário fixo, não um salário por hora),
• Pagamento líquido,
• Período de pagamento (o padrão é mensal, mas você pode personalizar o modelo para se ajustar ao período de pagamento quinzenal, se necessário),
• Data de transferência (a data em que o depósito direto foi feito),
• Detalhes bancários, e
• Detalhes da posição (seu título, departamento e gerente).

Terá de gerar um talão de pagamento separado para cada funcionário, e imprimi-los um de cada vez. Este é um processo simples, exigindo apenas uma entrada manual.

Para começar a imprimir os talões de pagamento, você precisa saber qual versão da pasta de processamento da folha de pagamento você está utilizando.

Gerar uma folha de pagamento por nome de funcionário

Se você estiver usando o modelo do PayStub Excel com banco de dados por nome de funcionário, você verá uma seta suspensa ao lado do campo Nome do funcionário:

Você simplesmente seleciona o funcionário correto nas opções suspensas, e todas as outras informações dessa pessoa serão automaticamente preenchidas. Então este formulário está pronto para ser impresso.

Então, selecione um novo nome e imprima o próximo comprovante de pagamento. Você irá repetir este processo de seleção e impressão para cada funcionário da empresa.

Gerar um comprovante de pagamento por número de identificação do funcionário

Se você estiver usando o modelo do PayStub Excel com banco de dados por identificação do funcionário, você verá uma seta suspensa ao lado do campo ID do funcionário:

Você simplesmente seleciona o número de identificação do funcionário que você deseja visualizar, e então imprime o formulário. Você pode fazer isso para cada funcionário.

Adicionar informação de pagamento do funcionário a cada mês

Após você terminar de imprimir os talões de pagamento para cada funcionário, você pode minimizar o mês que você acabou de completar. Então, quando for hora de executar novamente o modelo de folha de pagamento, você pode maximizar o mês seguinte.

Para preparar a folha de pagamento de cada mês, você precisa:

• Atualizar qualquer informação pessoal ou de pagamento do funcionário,
• Atualizar o período de pagamento,
• Adicionar quaisquer novos funcionários,
• Entrar todas as deduções e despesas,
• Gerar um holerite para cada funcionário, e
• Imprimir um holerite para cada funcionário.

>

Mantendo um ano completo de registos nesta base de dados única, pode facilmente voltar atrás e responder a quaisquer perguntas sobre a remuneração dos funcionários. Você terá a informação que precisa prontamente disponível.

Conteve o formulário confidencial

Desde que este é um registo oficial do salário dos funcionários, você precisa de manter a sua base de dados segura. Não é algo que você quer que qualquer pessoa faça alterações em.

Para garantir que nenhuma alteração não autorizada seja feita, você pode considerar proteger o documento com uma senha e conceder somente o acesso ao seu pessoal de folha de pagamento. Para criar uma folha de trabalho protegida, siga as instruções neste post:

Proteger uma folha de trabalho

Proteger uma folha de trabalho evitará que as pessoas façam alterações. Mas elas ainda serão capazes de abrir o arquivo e visualizar informações confidenciais. Para evitar que pessoas não autorizadas abram a planilha, você pode proteger o documento do Excel no nível do arquivo.

Dependente do sistema tecnológico que você tenha configurado, você pode considerar:

• Criptografar o arquivo,
• Requerir uma senha para abrir o arquivo, ou
• Restrição do acesso ao arquivo com permissões de Gerenciamento de Direitos de Informação.

Para mais detalhes sobre segurança para planilhas do Excel, você pode ler este post:

Proteção e Segurança no Excel

Track Your Employee Pay

A partir do momento em que você tiver suas proteções configuradas, você terá uma forma confidencial de rastrear o pagamento dos funcionários. Isto irá ajudá-lo a cumprir as leis de emprego estaduais e locais, e registrar detalhes de pagamento para cada empregado.

Cada ano, você pode começar um novo modelo, e dar aos empregados uma chance de atualizar suas informações de pagamento. Então você pode começar a usar o modelo para gerar recibos de pagamento para cada pessoa na folha de pagamento.