Ninguém gosta de mudanças, mas à medida que o seu negócio cresce, você não tem outra escolha senão abraçá-lo. Você precisa considerar a adoção de soluções eficientes como EDI para agilizar as transações com parceiros comerciais. Mas dada a grande variedade de software e serviços de EDI no mercado atual, pode ser difícil encontrar aquele que melhor se adapte às necessidades da sua empresa. Se você é novo na EDI ou um usuário de longo prazo, este guia do comprador o ajudará a entender melhor suas escolhas para que você possa encontrar a solução EDI mais adequada para oferecer uma vantagem estratégica à sua empresa.
Especificamente, este guia lhe fornecerá informações sobre os seguintes tópicos:
O que é o software EDI?
Electronic Data Interchange (EDI) software é uma tecnologia robusta que facilita a troca de documentos comerciais de um computador para outro em um formato eletrônico padrão entre parceiros comerciais, permitindo que eles trabalhem juntos de forma eficiente. Milhares de documentos de negócios padrão podem ser enviados automaticamente através do software EDI. Alguns exemplos comuns incluem status de envio, faturas, pedidos de compra, documentos de inventário e informações alfandegárias.
EDI tecnologia elimina comunicações B2B manuais, permitindo às empresas economizar tempo e dinheiro em toda a cadeia de suprimentos, aumentar a velocidade de processamento, reduzir erros, melhorar a colaboração entre parceiros comerciais e aumentar a satisfação e lealdade dos clientes. Como a EDI é totalmente sem papel e requer pouca ou nenhuma intervenção humana, os documentos comerciais fluem diretamente do sistema informático do remetente (por exemplo, um sistema logístico ou um software ERP) para o sistema informático do destinatário (por exemplo um sistema de gestão de encomendas).
Características do software EDI
| Função | Descrição |
|---|---|
| Tradução do EDI | Identifica os dados necessários para escrever, recuperar a informação necessária de qualquer sistema correspondente (ERP ou ordem de venda, por exemplo), organiza os dados em uma estrutura que o fornecedor possa entender (atende ao formato de seu sistema ou a uma estrutura de pedido pré-acordada), e envia o pedido ao fornecedor |
| MapeamentoEDI | Transporta a informação para um formato que é mais facilmente utilizado em novos ambientes. Isto inclui arquivo plano, XML e outros. |
| Transformação segura | Utilização de protocolos como FTP Seguro e HTTPS para assegurar a comunicação e manter suas transações entre as partes envolvidas. |
Benefícios do Software EDI
EDI existe desde o final dos anos 60, e os benefícios sempre provaram ser dramáticos. Veja aqui alguns dos benefícios do software EDI:
| Benefícios | Descrição |
|---|---|
| Velocidade melhorada | Acelerar o ciclo de negócios em cerca de 61%. As mensagens EDI podem ser enviadas automaticamente usando fluxos de trabalho pré-configurados, assim as transações entre parceiros de negócios podem ser concluídas em apenas alguns minutos ao invés de dias ou semanas. |
| Exactidão aumentada | O processamento manual das transações tem um risco maior de erro humano, o que pode afetar muito o seu negócio. Especialistas estimam que os problemas de qualidade dos dados custam às empresas americanas aproximadamente 3 trilhões de dólares por ano. A EDI pode proporcionar cerca de 30 a 40% de redução nas transações com erros. |
| Custos de transação reduzidos | Diminua os custos de transação em cerca de 35%. Para compradores que lidam com numerosas transações, o software EDI permite economias de até milhões de dólares anualmente devido a descontos em pagamentos antecipados. |
| Melhor experiência do cliente | Assegure a sincronização das expectativas entre o vendedor e o comprador, reduzindo assim a ambigüidade entre as partes e alcançando níveis mais altos de satisfação do cliente. Algumas estimativas sugerem que a EDI pode diminuir o tempo do ciclo de encomendas em cerca de 20%, melhorando as transacções e relacionamentos entre parceiros de negócios. |
| Gestão melhorada do inventário | Gestão do inventário é crucial, pois afecta todas as áreas do seu negócio – desde o piso do armazém até ao apoio ao cliente. Ao automatizar o processo de troca de documentos comerciais, você pode facilmente aumentar a visibilidade da sua cadeia de suprimentos. A EDI tem um recurso de rastreamento que lhe permite determinar facilmente que inventário você tem e onde ele está. E como a EDI fornece atualizações em tempo real, você pode efetivamente alocar seus recursos, prevenir faltas e praticamente eliminar o excesso de estoque. |
O que sua empresa precisa?
Se sua empresa for uma pequena empresa, uma organização sem fins lucrativos ou uma corporação multinacional, você deve ter uma maneira precisa, eficiente e oportuna de trocar documentos comerciais com seus parceiros comerciais. Isto significa a integração da solução EDI no seu atual sistema de comunicação B2B. Sem um sistema baseado em EDI, passar ordens e outros documentos para parceiros de negócios é dispendioso, demorado e sujeito a erros.
Existem muitos tipos diferentes de EDI, incluindo EDI direto (também conhecido como ponto a ponto), EDI baseado na Web, uma rede EDI e integração completa B2B. Cada tipo de EDI tem seus benefícios e desvantagens dependendo do tamanho e da necessidade do seu negócio.
- Startups e outras pequenas empresas: Startups e outras pequenas empresas que procuram comprar uma solução EDI podem normalmente sobreviver com um EDI baseado na web, que pode ser acessado e utilizado através de navegadores web como o Google Chrome e o Firefox. Usando navegadores web, você pode simplesmente preencher formulários padronizados com os dados comerciais que você deseja compartilhar. O EDI baseado na web é muitas vezes a forma mais fácil e acessível para pequenas e médias empresas começarem a trocar dados comerciais com os seus parceiros comerciais usando o EDI. Além disso, como muitos dos parceiros de soluções EDI baseados na web com grandes varejistas como Target e Walmart, as complexidades que vêm com uma configuração EDI típica são reduzidas.
- Os usuários EDI existentes que procuram funcionalidades adicionais: À medida que o seu negócio se expande e você se conecta a mais clientes, o seu software EDI deve escalar sem a necessidade de contratar pessoal dedicado para gerir as suas capacidades EDI. Se você não tiver planos de crescimento claros, você pode considerar a possibilidade de obter um EDI baseado em nuvem para garantir uma escalabilidade ilimitada aliada a estruturas de preços gerenciáveis e flexíveis.
- Grandes empresas: As grandes empresas normalmente lidam com um grande volume de transações, portanto, provavelmente seguem uma abordagem híbrida na qual combinam diferentes tipos de EDI para garantir que sejam capazes de trabalhar com eficiência com todos os seus parceiros comerciais. Cada vez mais, as grandes empresas procuram parcerias com fornecedores de EDI conceituados que possam gerir o dia-a-dia do seu sistema de EDI.
Melhor Software EDI
Escolher a solução EDI certa para a sua empresa é bastante difícil, uma vez que existe uma vasta gama de escolhas disponíveis no mercado. Enquanto algumas organizações preferem gerir o seu próprio sistema EDI interno, muitas procuram trabalhar com um fornecedor de EDI. Qualquer que seja o caminho escolhido, aqui estão algumas das soluções populares de EDI a considerar:
- TrueCommerce é um sistema de EDI e eCommerce que fornece às pequenas e médias empresas uma plataforma única a partir da qual podem gerir todas as suas transacções de EDI. Concebido para acelerar os processos da cadeia de fornecimento, o TrueCommerce liga as empresas a uma plataforma comercial robusta com acesso a mais de 10.000 retalhistas em todo o mundo.
- B2BGateway é uma solução EDI acessível e totalmente gerida que lhe permite adicionar parceiros comerciais que não são capazes de EDI. Adicionar seus parceiros de negócios ao sistema é muito fácil, pois eles só têm que pagar uma taxa única, mais uma pequena taxa de manutenção mensal. Além disso, se você quiser ter sua interface EDI e programas de contabilidade, B2BGateway se integra totalmente com Microsoft SBA, QuickBooks e Sage 50c.
Common Pain Points of EDI
Embora o EDI seja muito promissor, há alguns desafios também. Aqui estão alguns dos problemas mais comuns do EDI:
- Preocupações de segurança. Embora o EDI esteja bem estabelecido e seja usado em muitos setores e organizações, ainda há questões relativas ao compartilhamento de informações com parceiros EDI ou organizações EDI de terceiros. Esses problemas incluem a falta de confiança, o risco das informações confidenciais serem expostas devido a violações de segurança e os potenciais problemas legais devido a regulamentações governamentais ou organizacionais.
- Atualizações de aplicativos podem causar interrupção de dados. Alguns softwares empresariais podem interromper as conexões EDI, mesmo aqueles que funcionaram bem no passado. O software de gerenciamento de relacionamento com o cliente, programas de planejamento de recursos empresariais, software de contabilidade e muitos outros sistemas avançados podem obter atualizações ou melhorias regulares que os tornam incompatíveis com o software usado por seus parceiros comerciais.
- Problemas de integração de software. As soluções EDI podem atolar seus recursos de TI ou colocar um grande custo de treinamento sobre a empresa. Sem treinamento adequado e cumprimento rigoroso do novo protocolo, a transição do compartilhamento manual de documentos para a EDI pode ficar confusa. Além disso, como há vários padrões envolvidos na implementação do EDI, as pequenas empresas podem ter dificuldade em trocar dados com empresas maiores que fazem uso da última versão de um padrão de documento.
- Custo de implementação e manutenção. Enquanto o EDI oferece enormes benefícios de economia de custos, o redesenho e implementação de aplicativos de software para caber no EDI no sistema atual pode ser bastante caro, especialmente para empresas de pequeno e médio porte. Manter um sistema EDI também pode ser caro, especialmente se o volume de dados que você está manipulando estiver crescendo rapidamente.
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Tendências de mercado do software EDI
- Aumento do uso de EDI baseado em nuvem. À medida que a computação em nuvem entra em um espectro mais amplo de atividades empresariais, espera-se que o sistema EDI baseado em nuvem aumente seu uso, especialmente entre empresas de pequeno e médio porte. Cada vez mais empresas hoje estão buscando migrar conexões, aplicativos, dados e integração à nuvem. A computação em nuvem está mudando as regras para a implementação da tecnologia EDI e modelos de consumo de serviços.
- EDI móvel. Dispositivos móveis como smartphones e tablets estão mudando a forma como as empresas interagem com seus parceiros comerciais. Algumas empresas estão começando a desenvolver aplicativos para ajudar a mobilizar a sua cadeia de suprimentos. Como agora os aplicativos corporativos estão se tornando populares, é apenas uma questão de tempo até que você possa baixar um aplicativo móvel relacionado ao EDI das lojas de aplicativos.
Selecionar serviços e software EDI
O fluxo de documentos EDI é fundamental para considerar as diferentes ofertas de serviços e software disponíveis no mercado:
- Um documento empresarial é criado no seu sistema de contabilidade ou ERP.
- O documento empresarial é traduzido do seu formato nativo, do sistema de contabilidade, para um arquivo de documento EDI.
- O novo documento EDI é enviado para o fornecedor EDI VAN (rede de valor acrescentado).
- O fornecedor EDI VAN entrega electronicamente o documento na caixa de correio EDI do destinatário pretendido
- O destinatário do documento traduz o documento EDI de volta para um documento empresarial legível e processa-o.
Dado o número de passos no fluxo de documentos EDI, não é surpreendente que existam fornecedores que se concentram em cada passo. Há também provedores de soluções ponta a ponta. Na verdade, alguns sistemas ERP incluem o EDI como um módulo integrado que faz parte do sistema subjacente.
O primeiro passo do fluxo de documentos EDI é converter um documento empresarial em um arquivo EDI. Muitas soluções de software no mercado fornecem a tradução EDI. Uma consideração importante ao rever o software de tradução EDI é a compatibilidade com o seu software de contabilidade/ERP. A interoperabilidade é a principal preocupação ao avaliar as ofertas de tradução EDI.
Os fornecedores de EDI VAN tratam da entrega do documento EDI. O provedor de VAN irá mapear o documento de acordo com os padrões do destinatário, fornecer serviços de teste e garantir a entrega adequada do arquivo.
Uma das considerações mais importantes ao adquirir uma solução EDI é a abrangência do serviço. Se você está procurando por um software de tradução, um fornecedor de VAN para fazer parcerias ou uma solução ERP completa que incorpora recursos EDI, há um grande número de opções disponíveis para a sua empresa considerar. Se você está procurando descobrir as que são apropriadas para o seu negócio, considere utilizar nosso serviço gratuito de busca de software.