Apesar de os faxes tradicionais serem rapidamente substituídos por e-mail e serviços de fax pela Internet, ainda assim é importante saber como usar este trabalho de trabalho. Aqui estão algumas instruções básicas para enviar e receber um fax.
Enviar um fax:
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- Certifique-se de que o fax está ligado a uma fonte de alimentação e também ligado a uma tomada de telefone de trabalho.
- Disligue o telecopiador.
- Digite o número do telecopiador de destino.
- Reuna os documentos que deseja enviar e coloque-os na ordem em que deseja que sejam recebidos.
- Preencha uma folha de papel separada chamada folha de rosto com o nome do destinatário, número de fax/número de telefone, o seu nome, o seu número de telefone, uma mensagem curta e o número de páginas (incluindo a folha de rosto).
- Põe os documentos virados para cima na bandeja de alimentação do telecopiador com a folha de rosto em cima
- Discar o número de fax do destinatário (instruções de marcação para chamadas internacionais)
- Pressione o botão “fax” ou “enviar”, dependendo do modelo específico do telecopiador
Agora o telecopiador digitalizará cada uma das páginas do documento na sua memória. Depois de digitalizar todas as páginas, ouvirá uma série de tons de fax. Estes tons assinalam o “aperto de mão” entre o telecopiador emissor e o receptor, estabelecendo uma ligação de comunicação. Aguarde alguns minutos enquanto o fax é enviado. Se o telecopiador tiver um pequeno ecrã, procure uma confirmação de que o telecopiador foi recebido. Alguns aparelhos de fax também imprimem um pequeno relatório de confirmação.
Aí está como receber um fax:
- Certifique-se de que o telecopiador está ligado à corrente, ligado e ligado a uma tomada de telefone funcional. Esta tomada telefónica pode ser a sua linha telefónica normal ou uma linha de fax dedicada. O importante é que o remetente tenha o número certo.
- Certifique-se de que o telecopiador tem tinta suficiente no seu cartucho de toner. Os cartuchos de toner têm normalmente algum tipo de indicador quando o toner está baixo. A maioria dos telecopiadores modernos também o alertam quando o toner está baixo.
- Certifique-se de que há papel de impressora suficiente carregado na bandeja de papel do telecopiador. Ventilar o papel (passe o polegar pelo fundo, separando as páginas individuais) para evitar encravamentos de papel na máquina.
- Se houver um telefone na máquina de fax, o telefone irá tocar. Não o pegue.
- Espere pelos tons de “aperto de mão” que indicam que o telecopiador está a falar com o aparelho do remetente.
- O telecopiador começará automaticamente a imprimir cada página do telecopiador.
- Verifique a folha de rosto para ter a certeza de que recebeu tantas páginas quantas foram enviadas.
- Se for um documento importante, é etiqueta de escritório ligar ou enviar um e-mail ao remetente para confirmar que recebeu o fax.
Na página seguinte, falaremos sobre como resolver problemas comuns no telecopiador.