Declaração de trabalho. Por mais simples que pareça, acertar uma não é tarefa fácil. Mas nada é mais fundamental para o sucesso de um projeto. Se a declaração de trabalho for muito vaga, muito ampla ou muito genérica, pode deixar espaço para várias interpretações, o que pode levar a problemas no final do caminho. Isso é verdade para um projeto interno, e é duplamente verdade quando há vendedores envolvidos.
“A falha em executar corretamente uma declaração de trabalho é muitas vezes a razão pela qual as partes acabam em uma disputa”, diz David M. Greenberg, um advogado do grupo de tecnologia, mídia e prática de telecomunicações do escritório de Greenberg Traurig LLP em Nova York.
Para acertar seu projeto da primeira vez, siga estas diretrizes para escrever uma declaração de trabalho efetiva, ou SOW, como é carinhosamente chamada.
Entenda o que é uma SOW.
Uma SOW define o escopo do trabalho requerido e o tempo em que ele deve ser executado. É “a pedra angular de um acordo”, diz Nick Scafidi, gerente de compras de TI do fornecedor de energia National Grid USA em Westboro, Massachusetts. “Ele estabelece expectativas, resultados, o que é aceitável, o preço, o cronograma de preços”. Sem isso, é como dizer a um empreiteiro, ‘Construa-me uma casa’, dizendo-lhe quando, de que tipo ou de que tamanho”.
Saber o que incluir.
Bruce Russell, que assinou vários SOWs quando era chefe de operações numa empresa de desenvolvimento de software, diz que um bom inclui estas coisas:
- Fornecimentos maiores e quando são esperados.
- As tarefas que suportam os deliverables, bem como que lado — a empresa contratante ou o provedor de serviços — executarão essas tarefas.
- O processo de governança do projeto, juntamente com a freqüência com que os comitês de governança se reunirão.
- Que recursos são necessários para o projeto, que instalações serão usadas e quais equipamentos serão necessários, assim como requisitos de testes.
- Quem pagará quais custos e quando.
“A declaração de trabalho reúne todos os elementos no início”, diz Russell, agora professor executivo da Northeastern University’s College of Business em Boston. “E quanto mais precisa, mais quantitativa, melhor.”
Definir o sucesso.
Uma declaração de trabalho deve esclarecer para todas as partes o que constitui sucesso ou fracasso, diz Melise R. Blakeslee, uma advogada do grupo de propriedade intelectual, mídia e transações tecnológicas da McDermott Will & Emery LLP em Washington.
“Você tem que descrever adequadamente o que é o trabalho e os critérios de como ambos concordam” que algo é concluído com sucesso, diz Ruth Anne Guerrero, gerente de padrões do Project Management Institute Inc. em Newtown Square, Pa., e uma ex-gerente de projetos de TI.
Por exemplo, ela diz, se você espera que seu fornecedor desenvolva requisitos de usuário, seu SOW deve declarar que o fornecedor deve entrevistar grupos de usuários específicos e fazer com que eles aprovem os requisitos antes que o trabalho seja considerado feito. Isso define melhor o sucesso do que simplesmente dizer: “O fornecedor irá produzir os requisitos do usuário”.
A definição de sucesso depende do projeto, diz Guerrero. Os líderes do projeto de TI precisam especificar se a implementação bem-sucedida é definida pela velocidade, tempo de resposta, facilidade de uso ou todos os três e depois quantificá-los na SOW.
Não se esqueça de um cronograma.
As implementações bem sucedidas não podem ser definidas apenas pela velocidade ou capacidade de resposta do sistema. Afinal, de que serve uma grande aplicação se leva uma década para ser construída? É por isso que uma SOW precisa de incluir elementos de tempo. Guerrero recomenda o uso de linguagem que permite alguma flexibilidade em vez de uma data fixa no calendário. Uma SOW deve especificar, por exemplo, que os requisitos do usuário final devem ser cumpridos dois meses após a assinatura do contrato — redação que ainda faz o projeto avançar enquanto acomoda possíveis problemas, como um atraso na assinatura do contrato.
Uma SOW deve também designar horários específicos para revisões formais, para que todos os envolvidos possam confirmar que estão no caminho certo, diz Matt Liberatore, professor no departamento de decisão e tecnologias de informação e o John F. Connelly Chair em gestão na Faculdade de Comércio e Finanças da Universidade de Villanova em Villanova, Pa.
Pagamento de marcos.
Outra componente chave para manter o trabalho no caminho certo é estabelecer marcos específicos no SOW e amarrar o pagamento à conclusão bem sucedida, diz Blakeslee.
Quando Scafidi escreve uma SOW, ele especifica que os pagamentos aos fornecedores são feitos após a aceitação dos produtos chave. Ele também observa que ele reterá uma parte do pagamento até que o fornecedor prove que todos os entregáveis funcionam em conjunto.
Utilizar linguagem que todos possam entender.
O departamento de TI e seus vendedores não são os únicos que usam a SOW, diz Blakeslee. Por isso não o escreva como se só as pessoas de TI o vissem. “Deve ser compreensível para os usuários finais, prestadores de serviços, gerência e para um juiz”, diz ela.
Seja específico.
Embora numerosas partes tenham que entender a declaração de trabalho, ser preciso na descrição do escopo e dos requisitos do projeto, diz Blakeslee. Ela tem visto documentos que estabelecem objetivos vagos, tais como “trabalharão com o melhor de suas habilidades”. Ela compara isso a um proprietário de casa contratando um pintor com instruções para “usar o melhor esforço possível”.
“Se o pintor fizer isso mas pintar a sua casa de roxo em vez de branco, então você não teria uma reclamação contra ele”, diz ela.
Scafidi tem tomado tal conselho a peito. Em vez de dizer que uma tarefa levará “uma quantidade razoável de tempo”, escreve Scafidi, “A tarefa especificada não levará mais do que quatro horas”.
“Os advogados se sentem bem quando temos uma definição clara e inequívoca sobre coisas como essa”, diz ele.
Recorde as necessidades de pós-produção.
Guerrero recomenda a inclusão de requisitos de pós-produção na SOW. Explique os testes e o suporte que você precisará do fornecedor, diz ela. E se você planeja ter pessoas internas apoiando o sistema após a instalação, a SOW deve abordar se o fornecedor irá treinar seu pessoal. Tal linguagem, diz ela, garante que o fornecedor não “apenas entrega o sistema e se afasta”.
Pratt é um escritor contribuinte do Computerworld em Waltham, Mass. Contacte-a em [email protected].