Como escrever e actualizar o seu Manual do Funcionário para 2021

Actualizado em 17 de Fevereiro de 2021

Manuais do Funcionário em 2021: O Guia Definitivo

Um bom manual do funcionário é uma ferramenta valiosa. No entanto, muitos empresários ignoram a importância de um manual do empregado bem escrito.

O seu manual é uma ferramenta útil para a sua empresa? De facto, um bom manual do colaborador será:

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• Estabelecer expectativas para novas contratações
• Codificar, organizar e actualizar as políticas da empresa
• Simplificar o onboarding
• Ajudar novas contratações a serem bem sucedidas
• Facilitar o treino e a execução
• Proteger contra problemas de conformidade

Neste artigo, mergulhamos profundamente nos manuais dos funcionários: o quê, porquê e como. Para ajudá-lo a encontrar o que você precisa, organizamos este guia em cinco seções:

1. O que é um Manual do Funcionário?
2. O que é legalmente necessário incluir no seu Manual do Funcionário?
3. Exemplos do Manual para Inspirar Você
4. O Desafio de Manter os Manuais Atualizados
5. 20 Razões pelas quais você pode precisar atualizar o seu Manual do Funcionário

O que é um Manual do Funcionário?

Nesta seção, explicamos a importância de um bom manual. Em primeiro lugar, é essencial para um bom funcionamento. Ele deve ser a autoridade para as políticas. Em segundo lugar, é fundamental para mais do que a formação de novas contratações. É o primeiro lugar a procurar esclarecimentos legais, por exemplo. Em terceiro lugar, você pode usá-lo para mostrar a cultura da sua empresa.

O que eu preciso para um Manual do Funcionário?

Agora discutimos a sua importância, o que você precisa colocar no seu manual?

Atualmente, praticamente tudo. Afinal, é um manual do usuário para novos funcionários, gerentes e líderes. Certamente, se você está começando do zero, espere fazer vários rascunhos. Leve o seu tempo e obtenha a entrada de todos.

Indeed, um Sistema de Gestão de Recursos Humanos (HRMS) facilita as coisas.

Agora, vamos mergulhar. A maioria das grandes empresas cobre o seguinte no seu manual:

• Políticas da empresa
• Compensação/benefícios
• Termos de emprego
• Deduções da folha de pagamento
• Disciplina
• Tempo livre pago (PTO)
• Viagens de negócios
• Tempo livre
• Não discriminação
• Conflito de interesses
• COVID-19-medidas de prevenção de infecção relacionadas
• Propriedade intelectual
• Retaliação
• Teletrabalho
• Código de conduta
• Tempo e Frequência
• Ethics
• Código do vestido
• Segurança
• Dispositivos móveis
• Mídia social
• Cannabis

Importante, um manual do empregado deve ser um documento vivo. Portanto, revise-o com freqüência e atualize-o quando for necessário. Por exemplo, quando uma nova lei é aprovada. De facto, actualizações proactivas previnem problemas. Por exemplo, as empresas que criaram uma política de mídia social há 20 anos economizaram muito trabalho. Da mesma forma, as empresas que treinaram seus gerentes de contratação em questões de entrevistas ilegais evitaram processos judiciais. Além disso, aquelas que abordaram o assédio sexual estavam à frente do jogo.

O que é legalmente necessário ter no seu Manual para Novos Funcionários?

Agora discutimos o ‘o quê’, vamos discutir o ‘porquê’. Por que você precisa de um manual? Além disso, será que a lei o exige? Na verdade, o Departamento Federal do Trabalho não exige que você tenha um manual, por si só. No entanto, eles exigem que você informe os empregados sobre os seus direitos. Como resultado, alguns empregadores prescindem de um manual de sinalização do local de trabalho. Durante o embarque, eles entregam uma pilha de papéis. Os empregadores inteligentes têm a sinalização de local de trabalho exigida e um bom manual do empregado.

Como é que um manual incompleto pode causar problemas? Considere esta situação descrita em Reddit:

Não sabia que eu deveria me inscrever antes dos meus três meses para o seguro de saúde. Nunca me disseram isto, apenas assumi que não podia até os meus três meses acontecerem. Eu comecei a bisbilhotar e descobri que deveria ter feito isso antes, aparentemente. Há alguma coisa que eu possa fazer? A cobertura de saúde dava-me mesmo jeito. Reddit

Lei do Estado, Federal, Local e Sindicato do Trabalho

Antes de começar a escrever um novo manual (ou atualizar um), entenda que muitas leis do local de trabalho estão em jogo. Se você tem empregados em mais de uma cidade ou estado, você precisará de seções específicas de localização, por exemplo.

Cláusula de Emprego de Vontade

‘Vontade’ significa que qualquer uma das partes pode terminar a relação de trabalho a qualquer momento. Em todos os estados, exceto Montana, você assume este acordo por padrão. Portanto, se você tem empregados em Montana, certifique-se de soletrar isto.

Equalquer Emprego e Antiassédio

A Comissão de Igualdade de Oportunidades para Empregados (EEOC) regulamenta isto. Assegure-se de descrever o comportamento inaceitável em detalhes. Além disso, diga aos seus empregados o que fazer se eles estiverem sujeitos a assédio ou veja isso acontecer com um colega de trabalho. Além disso, descreva o que você fará se um funcionário alegar assédio.

Federal Medical Leave Act (FMLA)

Além do cartaz da FMLA, as informações devem ser fornecidas por escrito. Como resultado, se um funcionário precisar tirar licença, ele pode ver o seu manual para instruções detalhadas.

Occupational Safety and Health Administration (OSHA)

Para ter um local de trabalho seguro, seus funcionários precisam conhecer suas políticas de segurança. Como você faz isso? Primeiro, ensine-as de muitas maneiras diferentes. Use o treinamento presencial. E não se esqueça dos cartazes para que os funcionários os mantenham em primeiro plano. Acima de tudo, apresente-os no manual no primeiro dia. Afinal de contas, você quer que suas novas contratações entendam seu compromisso com a segurança.

Políticas de Local de Trabalho Livre de Drogas

A Lei de Local de Trabalho Livre de Drogas de 1988 terminou em 2010. No entanto, o seu estado pode ter um programa semelhante. Portanto, é uma boa idéia ter uma política de abuso de substâncias, quer seja ou não uma lei no seu estado. Se você faz testes de drogas, por exemplo, as suas políticas não devem discriminar. Resumindo, certifique-se de conhecer as leis e explique-as no seu manual.

Pagamento final e TDP não utilizado

As questões do fim do emprego podem estar sujeitas a uma lei federal ou estadual, dependendo de onde você mora. Por causa disso, fale com a sua equipa jurídica. Alguns estados, por exemplo, exigem que os empregadores paguem PTO não utilizado.

COBRA

Seu manual deve descrever o que acontece quando um empregado desiste ou é demitido. Se você oferecer benefícios de saúde, os ex-funcionários têm o direito de se inscreverem no COBRA. (COBRA é um acrônimo para o Federal Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act. Entre outras coisas, ele oferece cobertura de saúde contínua após a separação. Na utilização prática, refere-se ao plano de benefícios oferecidos pela empresa sob COBRA). Ex-funcionários que se candidatem ao COBRA necessitarão de formulários de inscrição. Portanto, se se tiver um HRMS, incluir um link para esses formulários no manual.

Tempo e Presença

Remembrar, as leis salariais e horárias estão ligadas à guarda de horas do empregado. Como resultado, saber como acompanhar as horas é essencial. O seu manual deve explicar como os empregados fazem o relógio de ponto por turnos. Inclua regras para refeições e intervalos, PTO, salário mínimo, horas extras e semana de trabalho justa, por exemplo.

Relatações Gerais

Pode haver um monte de documentos flutuando por aí. Proteja-se de políticas antiquadas ou mal redigidas que foram criadas antes das leis atuais. Diga claramente que o manual supera quaisquer outras regras. Isto também lhe dá uma medida de proteção contra políticas informais ou ‘assumidas’. Ambas podem contradizer as políticas ou leis oficiais. No mínimo, proteja-se afirmando que as políticas estão sujeitas a mudanças.

Conhecimento e Acordo do Empregado

HRMS com assinatura eletrônica simplificam o treinamento dos funcionários. Os funcionários podem ler as políticas em formato digital. Em seguida, assine que eles as entendem e as seguirão. Funcionários, gerentes e pessoal administrativo podem pesquisar no banco de dados rapidamente por qualquer formulário. Documentos eletrônicos simplificam os relatórios.

Exemplos do Manual do Funcionário para Inspirar Você

Agora que discutimos os exemplos do manual do funcionário, vamos rever alguns exemplos do manual do funcionário. Veja como estes departamentos de RH deram vida ao seu manual do empregado. The Motley Fool Employee Handbook Nós temos um orgulho especial em nos chamar de “tolos” – com um F. Harkening capital de volta a Shakespeare. É o nosso cartão de visita para sermos irreverentes. Para instruir e divertir. E para dizer a verdade. Para que os nossos Valores Fundamentais possam ser resumidos simplesmente como “Sê Tolo”. Motley Fool Employee Handbook

Tesla Employee Anti-Handbook “Qualquer pessoa na Tesla pode e deve falar com qualquer outra pessoa de acordo com o que eles pensam ser a maneira mais rápida de resolver um problema para o benefício de toda a empresa. Você pode falar com o seu gerente. Além disso, você pode falar com o gerente do seu gerente. E você pode falar diretamente com um VP de outro departamento. Além disso, pode falar com o Elon – pode falar com qualquer um sem a permissão de mais ninguém”. Tesla Employee Anti-Handbook

Trello Employee Handbook Novas contratações na Trello são tratadas com um manual organizado em um quadro Trello. Completo com fotos encantadoras de adoráveis cães e gatos. Você pode vê-lo aqui.

O Desafio de manter os manuais atualizados

É preciso um esforço contínuo para manter o manual do funcionário atualizado. Isto é especialmente verdade para pequenas empresas sem um diretor de RH. Em primeiro lugar, a pessoa encarregada nem sempre tem tempo para resolver o problema da mesquinhez. Em algumas empresas, escrever e actualizar o manual é uma tarefa temível. Como resultado, ninguém está ansioso para tomar posse e o dinheiro é passado de um lado para o outro. Em segundo lugar, os custos de impressão afundam os orçamentos apertados. Isto é uma infelicidade. Afinal, as pequenas empresas precisam de um bom manual tanto quanto as maiores.

Problemas com manuais de funcionários desatualizados

Nesta seção, vamos falar de problemas com manuais desatualizados. Um manual desatualizado pode fazer mais mal do que bem. Especialmente se as políticas não forem compatíveis. Um manual incompleto causa confusão. Além disso, ele pode ser particularmente problemático para novas contratações.

Considere este exemplo: E se um novo empregado assumir que os benefícios de saúde começam imediatamente? Suponha que a sua empresa tem um período de espera de 60 dias. O empregado termina sua cobertura anterior antes que os novos benefícios comecem a funcionar. Então a nova contratação tem uma grande despesa médica. Você vai ter um funcionário irritado com uma montanha de despesas médicas.

Isso não é maneira de começar um novo emprego. Aqui está um cenário melhor: O manual explica claramente o período de espera. As novas contratações são enviadas por e-mail com um link para o manual do empregado assim que aceitam a oferta de emprego. No e-mail, encoraje a nova contratação a ler o manual em breve. Especialmente a seção sobre políticas de benefícios. A HR pode utilizar o HRMS para monitorar o progresso e lembrar o novo contratado de terminá-lo. Quando o tiverem lido, o funcionário recém-contratado assina para verificar se compreende e concorda em cumprir as regras.

Por que você pode precisar de múltiplas versões do manual

Se você tem trabalhadores em muitos estados, você pode precisar de uma seção separada para cada estado. Fale com o seu advogado de negócios ou com o Departamento do Trabalho estadual. Por exemplo, se você está baseado na Califórnia, você pode precisar de uma seção separada para trabalhadores em cidades específicas. A Califórnia também aprovou recentemente uma nova lei de treinamento antiassédio. Além disso, o estado de Nova York expandiu as licenças qualificadas além da lei federal.

Seu Manual Representa Sua Empresa

Quando seu manual do funcionário está desatualizado, ele se reflete mal em sua empresa. Como resultado, muito em breve todos o ignoram. Os funcionários têm de perguntar ao seu gestor ou ao pessoal de RH sempre que têm uma pergunta. Informações incorretas e políticas informais espalhadas pela força de trabalho.

20 Razões pelas quais você pode precisar atualizar seu manual de funcionários

Neste capítulo, discutimos 20 razões específicas pelas quais você pode precisar atualizar seu manual de funcionários.

Compliance

Atualizar seu manual de funcionários não é simplesmente uma questão de conveniência. É necessário para a conformidade legal. É importante lembrar que ele pode e será usado como um documento legal. Você será mantido de acordo com as normas que você documentar. Se você ainda não atualizou seu manual de licenças de emergência do coronavírus e expandiu o FMLA, agora é a hora.

Ao estabelecer suas políticas de conformidade, considere como treinar seus funcionários e documentar sua compreensão e concordância em seguir as regras. Milhões de empresas americanas estão se voltando para o Learning Management Systems (LMS) para um treinamento de conformidade acessível e eficaz dos funcionários.

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Legalização da maconha

Além disso, muitos estados legalizaram a maconha. No entanto, a cannabis permanece ilegal a nível federal. Como resultado, há confusão sobre o que isto significa a nível local. Se o seu estado legalizou a maconha, claramente, é hora de atualizar o seu manual do funcionário. Por exemplo, isto pode afectar as suas políticas de testes de drogas. Descobrir THC em um teste de drogas em um estado que legalizou o uso recreativo de maconha pode não implicar um crime. No entanto, o seu negócio pode estar alinhado com as leis federais.

Agendamento de Horas Extras e Atualizações FMLA

Certeza, as leis estão mudando o tempo todo. Por exemplo, recentemente tem havido mudanças significativas nas leis relacionadas com a programação. Isto inclui horas extras e tempo livre pago (PTO). A melhor prática é designar um gerente de RH para acompanhar as mudanças na legislação trabalhista. Além disso, não deixe de falar com seu advogado e empresa de folha de pagamento para obter ajuda nesta área.

Alterações nas Leis Estaduais de Discriminação

Fala de leis, por exemplo, mais de 20 estados têm atualmente leis especiais relacionadas à discriminação. Além disso, muitos estados estão considerando novas leis. À medida que as leis evoluem, é importante manter o ritmo no seu manual do funcionário. A propósito, muitas empresas adotaram uma política mais rigorosa do que a do FBI.

Nova localização

Se sua empresa abriu uma nova localização, é hora de atualizar o manual do seu funcionário. Os funcionários devem ser capazes de encontrar o endereço oficial do seu novo local de trabalho. Você também deve comunicar o propósito e função, para que os funcionários saibam quais áreas do seu negócio são responsáveis por questões que surjam. O manual é o melhor lugar para listar endereços oficiais, funções do site e informações de contato.

Oferecer um novo produto ou serviço

Todos os funcionários devem entender o seu produto ou serviço oferecido. Quando novos produtos forem lançados, adicione-os à seção de produtos do seu manual do funcionário. Além disso, liste os produtos ou serviços que não são mais oferecidos. Não os remova simplesmente, mas os rotule. Os funcionários precisam de um método oficial para disponibilidade de produtos.

Novos Tipos de Funcionários

Você pode definir funções e tipos de funcionários para esclarecer a elegibilidade de benefícios. Por exemplo, você pode ter contratados independentes, trabalhadores sazonais, temporários ou não-residentes. Esboce considerações especiais ou exclusões, quando necessário. Por exemplo, novos contratados independentes podem ser inelegíveis para um benefício específico.

Políticas de Mídia Social

O uso de mídia social continua a evoluir à medida que novas plataformas surgem. Algumas gerações estão usando as mídias sociais como sua principal forma de comunicação. Certamente, as mídias sociais podem ser uma poderosa forma de comunicação, promoção e marketing. Também pode ser um dreno para a produtividade. Assim, esclareça sua política sobre o uso pessoal e da empresa das mídias sociais. Seja especialmente específico sobre as consequências das violações.

Conhecimento do assédio sexual e implicações legais

A consciência sobre o assédio sexual no local de trabalho tem vindo a aumentar nos últimos anos. Casos públicos, ativismo e notícias noturnas fazem com que todos pensem sobre isso. Agora é a altura perfeita para actualizar o manual do seu funcionário sobre políticas de assédio sexual. Se não for uma actualização, talvez um esclarecimento. Ele pode ajudar os funcionários a entender melhor a sua política. Os funcionários terão perguntas depois de verem as notícias e ouvirem sobre as consequências terríveis. Certifique-se de que o seu manual do funcionário é claro e conciso sobre assédio sexual.

Retaliação

Retaliação do empregador é agora a acusação mais frequentemente apresentada ao EEOC. A retaliação é quando um empregador pune um empregado por uma ação protegida. Por exemplo, denunciar ou apresentar uma queixa. Reveja as suas políticas. Assegure aos seus empregados que eles podem levantar questões. Além disso, explique os procedimentos para a comunicação de problemas. Se o seu manual tem instruções, é menos provável que você se encontre numa situação complicada. Isto ajudará sua equipe a resolver problemas de uma maneira padronizada.

Política de Entrevista

Muitos estados proibiram perguntas sobre o histórico salarial durante as entrevistas. De facto, a sua equipa de gestão e contratação precisa de saber isto. A violação pode colocá-lo em litígio dispendioso. É também um bom momento para pensar no engajamento dos funcionários. Não é suficiente atualizar o seu manual do empregado com novas leis. Você também precisa ter certeza de que os funcionários estão realmente engajados com o conteúdo.

Teletrabalho

A sua empresa começou a permitir o trabalho remoto? Claramente, é hora de atualizar o seu manual por muitas razões. Uma das principais é as suas regras de tempo e presença. De facto, o teletrabalho requer o seu próprio conjunto de regras. E o mais importante, esboce quando você espera que os funcionários remotos estejam no trabalho. Explique os procedimentos de registro de horas e presenças. Da mesma forma, atualize as políticas sobre pausas e tempo flexível.

Criminal Background Checks

Há novas leis estaduais sobre verificações de antecedentes. Esta é uma área a ser vigiada, especialmente se você estiver fazendo verificações de antecedentes criminais de forma rotineira. Portanto, atualize seu manual do funcionário para incluir instruções, políticas de privacidade e práticas aceitáveis. Além disso, certifique-se de que seus gerentes estejam a par de tudo. Na verdade, se estiver com problemas, isto pode colocá-lo em água quente. Além disso, fale com seu consultor jurídico para saber como seu estado está lidando com eles.

Nível Estatal Refeições e Quebra de Leis

Reveja e atualize suas refeições e quebre leis com freqüência. Porque a não comunicação destas aos seus funcionários pode resultar em multas. Certamente, é uma área importante a ser vigiada.

Esclarecimentos jurídicos

Se a sua empresa tem políticas ‘não escritas ou ‘assumidas’, você está em uma fina base legal. Certamente, elas não são políticas no sentido legal e não serão defensáveis. Consequentemente, elas podem minar a integridade de todo o seu manual do funcionário.

Por exemplo, existe uma linguagem ambígua? Ou circunstâncias implícitas? Se sim, você está abrindo a porta para a interpretação. Certamente, a interpretação pode seguir um milhão de caminhos diferentes. Tire um tempo para rever o seu manual do funcionário para ver se existe uma linguagem ambígua. Actualize-o para clarificar a sua posição. Não deixe nenhuma pedra por virar (ou sem ser editada). Na verdade, quando os funcionários têm um ponto de alavancagem, há espaço para disputa.

Políticas de Igualdade

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O seu manual do funcionário deve conter políticas equitativas. Especificamente, aquelas que definem as interações entre a gerência, os funcionários e a empresa. De facto, reveja o seu manual do colaborador para se certificar de que as suas políticas são equitativas. Da mesma forma, certifique-se de que os gestores compreendem as políticas. Você prejudica o seu manual do funcionário se um gerente demonstrar favoritismo. Portanto, reveja o seu manual e reveja quaisquer áreas que não estejam claras. Acima de tudo, certifique-se de que todas as políticas sejam iguais e aplicadas equitativamente.

Acesso à nuvem

Você está tirando vantagem do acesso à nuvem para o seu manual de funcionários? Se não, este é o momento perfeito para começar. Os manuais de pessoal baseados na nuvem são fáceis de acessar, e estão disponíveis sempre e em qualquer lugar. Além disso, você pode atualizá-los em tempo real, conforme necessário. Não fica melhor do que isso. Como resultado, você não precisará reimprimi-lo ou distribuir seções adicionais.

Identificação de funções de trabalho

Os seus funcionários devem ser sempre capazes de rever as funções de trabalho atualizadas. Portanto, cada função de trabalho deve incluir responsabilidades e expectativas básicas. Em um sistema baseado em nuvem, você pode dar acesso, conforme necessário. Dessa forma, apenas os funcionários com essa função podem vê-los.

Streamline Onboarding

Como discutido anteriormente, os manuais baseados em nuvem melhoram o onboarding. O manual do seu funcionário é a melhor maneira de estabelecer expectativas. Consequentemente, dê a novas contratações acesso imediato ao seu manual. Então você pode ler o progresso no seu HRMS.

Marcos de Crescimento

Você pode ter se tornado recentemente sujeito às regras do ‘grande empregador’. Estas são federais na maioria dos casos e estão principalmente relacionadas com as leis de discriminação e a Lei de Cuidados Acessíveis (ACA). Suas obrigações, entretanto, dependem de quantos empregados você tem. Em primeiro lugar, se tiver pelo menos um empregado, você deve providenciar salário igual para trabalho igual a empregados do sexo masculino e feminino. (Você deve fazer isso de qualquer forma.) Em segundo lugar, se você tem 15 a 19 empregados, você está coberto pelas leis que proíbem a discriminação. Com base em raça, cor, religião, sexo (incluindo gravidez, orientação sexual, ou identidade de gênero). Além de origem nacional, deficiência e informação genética (incluindo histórico médico familiar). Além disso, você está sujeito à lei que exige que os empregadores forneçam salário igual para trabalho igual.

WorkforceHub for Employee Handbooks

Em conclusão, queremos apresentar-lhe o HRMS WorkforceHub da Swipeclock. WorkforceHub ajuda você a gerenciar seu manual de funcionários de forma eficiente. Para mais informações, agende uma demonstração hoje.

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Estratégista de conteúdo e blogueiro corporativo (2000+ posts). Seu trabalho tem sido apresentado no G2’s Learning Hub, Human Resources Today, CloserIQ, Better Buys e mais de 500 sites de negócios. Ela toca bandolim bluegrass e gosta de caminhadas na região selvagem da rocha vermelha do sul de Utah. Conecte-se comigo no LinkedIn

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