As 20 Melhores Ferramentas de Agendamento de Grupo em 2021

A busca de tempo em uma agenda lotada pode ser um desafio, especialmente quando você está tentando encontrar tempo livre em sua própria agenda, bem como para dez outras pessoas.

A melhor maneira de minimizar o tempo gasto em tarefas simples é terceirizar esse trabalho – neste caso, um agendador de grupo. Um agendador de grupo irá permitir que você mitigue e-mails desnecessários de volta e para frente, e finalmente reduzir o atrito no seu fluxo de trabalho.

Aqui, vamos explorar algumas das melhores ferramentas de agendamento de grupo que você pode usar para criar um processo de agendamento mais eficaz.

O que procurar em uma ferramenta de agendamento de grupo

Antes de começar a comparar, ajuda saber o que torna boa uma ferramenta de agendamento de grupo. Simplesmente ter integração com seus aplicativos de agendamento não é suficiente.

Agendamento de grupos. Sua ferramenta deve ser capaz de se integrar com:

A maior parte dos aplicativos de agendamento de grupos são capazes de encontrar horários comuns para atender, mas alguns têm recursos adicionais como ser otimizado para funcionalidades móveis, privacidade, velocidade e transparência.

Próximo, vamos explorar nossas 19 ferramentas de agendamento favoritas. As descrições abaixo lhe darão uma idéia das capacidades e escopo de nossas aplicações favoritas.

HubSpot Meetings

HubSpot Meetings simplifica e automatiza o que costumava ser um processo muito árduo e frequentemente manual.

Bem integrado com o CRM gratuito do HubSpot, a função Meetings permite-lhe fazê-lo:

1. Cortar os e-mails de agendamento de reuniões
2. Propor transparência e flexibilidade para a sua equipa ou potenciais clientes agendarem consigo quando virem que está livre
3. Suavizar o processo de agendamento, fazendo perguntas chave aos clientes antes mesmo de a reunião acontecer

A ferramenta pode ser incorporada no seu site e definida para reflectir a sua marca nas comunicações do cliente e da equipa. Assim que um cliente introduz a sua informação para criar uma nova reunião, os seus dados são recolhidos numa base de dados, que pode usar para contacto futuro com eles e para aumentar a sua clientela à medida que obtém mais ligações.

HubSpot Meetings também oferece a opção de ligações para reuniões de grupo. Pode alterar as definições para que receba notificações assim que novas reuniões sejam criadas e incluir informação crítica de reunião dentro do link, como duração da reunião, assunto, etc.

Calendário

Calendário é uma das ferramentas de agendamento mais intuitivas disponíveis. Compatível com PCs e Macs, assim como dispositivos iOS e Android, o Calendário aproveita a aprendizagem da máquina para oferecer capacidade de agendamento inteligente.

Com Calendário, você pode marcar quantas pessoas quiser, e Calendário só mostra a hora em que todos estão disponíveis. Se você precisar remarcar, um clique revela que horas funcionam para todos na sua equipe.

O plano gratuito oferece agendamento ilimitado, conectividade com calendário (Gmail, Office 365, Outlook e iCloud) e notificações por e-mail e SMS sobre agendamento e alterações de agendamento. Outros planos incluem acesso adicional aos membros da equipe, análise da equipe, integração de CRM e mais.

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Doodle é indiscutivelmente o melhor agendador disponível para smartphones no mercado. Actualmente compatível com o iOS e Android, o Doodle conta fortemente com a função de pesquisa de opinião para as datas de reunião disponíveis para as crowd-source.

Doodle primeiro permite-lhe configurar uma página MeetMe, onde pode mostrar os seus tempos livres e escolher a sua marca designada. Pode configurar uma sondagem das suas datas e horas disponíveis e permitir que as pessoas votem nos horários que lhes sejam convenientes, enviando-lhes um link via e-mail ou direccionando-os para uma URL.

Doodle oferece várias opções de resposta – não apenas o binário sim/não – e permite que os eleitores classifiquem ou expliquem as respostas. Você pode ver quem respondeu e quem não respondeu e manter as respostas para um número limitado, se necessário. É compatível com os calendários mais utilizados.

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Calendário de Boomerang

Calendário de Boomerang é uma extensão do Google que se liga ao seu navegador Firefox ou Chrome. Uma vez instalado, ele se conecta ao seu Calendário Google e Gmail, então se você não usar esses serviços de e-mail, essa pode não ser a escolha para você.

Bibi Lauri Raven, fundador do BibiBuzz, descreve o Calendário Boomerang como tal:

“Ele é perfeito e não adiciona a ‘desordem de aplicativos’. Também tem em conta os diferentes fusos horários e está integrado no Gmail, Chrome e no meu Calendário Google. Enquanto eu estou enviando um e-mail, eu posso facilmente puxar meu calendário para deixar as pessoas escolherem a melhor hora para ter uma chamada. Eles só vêem as horas em que estou disponível, não os meus outros compromissos e actividades”

Como ela mencionou, é uma ferramenta muito bem integrada com o seu e-mail e calendários. Ao digitar um e-mail, você pode incorporar o seu horário no corpo do texto. Existem alguns outros métodos também, mas o seu principal apelo é que está centralizado e funciona inteiramente dentro da sua página de e-mail. O evento é criado quando um convidado escolhe uma hora, e essa hora é automaticamente registada no seu calendário.

No entanto, o plug-in é um pouco contraditório – é orientado para a privacidade, na medida em que protege os detalhes da sua agenda de serem mostrados, mas para utilizar o serviço, tem de lhe conceder acesso a algumas das suas informações privadas, incluindo o seu calendário, contactos e e-mail.

Este pode não ser o serviço a escolher se você ou seus convidados preferem um certo grau de anonimato online.

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Mixmax

Mixmax é um agendador incorporado em seu e-mail. Compatível especificamente com o Gmail, esta plataforma é particularmente boa para aqueles que trabalham em vendas. Alguns dos recursos de vendas que ela inclui são:

• LinkedIn Sales Navigator integrations
• Salesforce auto-create features
• Sales dialer
• Beast mode

Mixmax torna o agendamento de e-mails fácil. Você pode usar templates customizáveis para enviar e-mails, rastrear as aberturas e cliques, enviar notificações e usar comandos de barra para agendar seus clientes. Você pode até incorporar links e outras mídias no e-mail usando Mixmax.

Aqui está como Yura Riphyak, Fundador e Chief Product Officer do YouTeam, coloca:

“Esta ferramenta de agendamento se destaca por uma simples razão: ela permite que você agende reuniões diretamente no corpo do seu e-mail. Isso não só facilita a conversão em campanhas de outreach, mas também corta o excesso de atrito em todos os pontos de comunicação que levam a uma reunião”

Austin Mullins, fundador da Conversion Creatives, também usa Mixmax. Ele aprecia a capacidade de lançar links diretamente em seus e-mails – “Como os potenciais clientes não precisam clicar para ver os horários disponíveis, aumenta a probabilidade de eles realmente escolherem um horário”, diz ele.

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WhenIsGood

WhenIsGood é uma opção muito simplista, mas é eficaz para o agendamento de grupos. Embora outras opções possam ser melhores para aqueles que precisam de um serviço intensivo em recursos, esta é uma boa opção para suas necessidades básicas.

Primeiro, você cria uma conta e configura um calendário cobrindo os dias em que você está disponível. Você pode escolher intervalos de tempo com base nos seus requisitos de tempo de atendimento e selecionar a janela de tempo que você está disponível. Depois de escolher uma janela de tempo, você pode adicionar suas informações e criar o evento.

Criar o evento gera três links. Cada link tem um propósito:

• Um é fazer alterações no seu calendário
• Um é enviar com convites para reuniões
• Um é tratar dos resultados da sondagem

Quando você envia o link para as pessoas escolherem a partir da sua disponibilidade, elas selecionam os horários que funcionam para elas, e ele é sincronizado com o seu link de resultados da sondagem. A partir daí, você pode decidir os horários ideais de reunião para todos os envolvidos. Não tem mais integrações, mas faz o truque.

Kaleigh Moore, copywriter extraordinária para negócios de SaaS e eCommerce, usa a ferramenta e descreve o que ela gosta sobre isso aqui: “O meu agendador de reuniões favorito é uma ferramenta muito simples chamada WhenIsGood. A versão básica é gratuita e faz tudo o que eu preciso – além disso, é extremamente simples de usar. Não requer treinamento ou download ou qualquer coisa necessária por qualquer parte. Apenas uma forma simples de criar um horário de reunião ideal para duas ou mais pessoas”

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YouCanBook.Me

YouCanBook.Me é outra ferramenta popular de agendamento de grupos para equipes. É uma ferramenta simples mas poderosa. O sistema se integra com GCal, Office 365 e iCal. Além disso, a ferramenta é boa para grandes organizações porque você pode usar o calendário para reservar várias pessoas, serviços ou locais.

É otimizado para móveis e personalizável – você pode adaptar suas cores e notificações para atender às suas necessidades. O seu sistema de reservas de clientes permite aos seus clientes escolher os seus horários especificados no fuso horário correcto. Você pode adicionar buffers entre compromissos e ajustar a duração dos compromissos.

Ryan Farley, co-fundador da LawnStarter, descrevendo porque ele ama o YouCanBook.Me: “Eu amo absolutamente usar o YouCanBook.Me para o agendamento do calendário. Agendar reuniões sem ele pode levar meia dúzia de e-mails de ida e volta de cada vez. Em vez disso, eu apenas envio a alguém o meu link de reserva e digo: “Para facilitar as coisas, quer encontrar um espaço que funcione para si aqui?” Adicionalmente, posso bloquear os horários na minha agenda, e gerir a duração dos slots que quero disponíveis”

Jeroen Corthout, co-fundador do Salesflare, ecoa esse sentimento, embora ele note que “o design não é tão moderno como algumas outras ferramentas, mas é altamente personalizável e pode caber em qualquer workflow que queira construir.”

Overall, é uma ótima ferramenta para equipes e grupos que buscam barbear algumas horas por semana em e-mails de volta e volta.

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24Sessões

24Sessões é uma ferramenta de agendamento de grupos rica em recursos que é a favorita entre as equipes de vendas de alto-funcionamento. Ela também inclui compartilhamento de vídeo e tela, o que a torna uma ótima ferramenta para atender a maioria das funcionalidades de reuniões de vendas.

Os clientes podem reservar suas reuniões com base na sua disponibilidade. O calendário contabiliza as diferenças de fuso horário e permite o acompanhamento de dados. Ele sincroniza com GCal e Office 365.

Keller Tiemann, fundador da Leadsurance, descreve porque ele ama a ferramenta:

“Ele cobre as coisas mais importantes como integrar um calendário em nosso site, ou uma página de desembarque independente, para nossos clientes em potencial e clientes para agendar reuniões. Também cria automaticamente compromissos de calendário e lembretes para todos e envia links para a sala de reuniões do video chat. 24Sessions oferece recursos de discagem, gravações de reuniões, a capacidade de receber vários participantes e muitas outras funcionalidades que nos permitem usá-lo para tudo, desde programar demonstrações até dar suporte aos nossos clientes mais complexos. Ele tornou o agendamento e a hospedagem de reuniões eficientes e em tempo hábil para nós.”

Se você está procurando por um recurso de agendamento de grupos e equipes de vendas, esta é uma boa solução para você.

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TimeTrade

TimeTrade é uma ferramenta sólida de agendamento de grupos. É otimizado para celulares, e você pode combinar clientes com funcionários e serviços. Além disso, a ferramenta permite que você habilite chamadas com vídeo para compromissos e você pode conectar a TimeTrade ao seu CRM para facilitar o fluxo de processos.

Paul Granger, fundador da Website Promoter, adora o foco móvel da TimeTrade – “Com 80% dos usuários de dispositivos móveis afirmando nunca sair de casa sem o telefone, você pode dizer com segurança que uma das melhores maneiras de automatizar o agendamento de grupos seria através do seu dispositivo favorito”

Notificações são facilmente habilitadas tanto para você quanto para seus clientes. Você pode definir suas próprias regras para o design e disponibilidade de reuniões e até mesmo verificar suas análises usando esta ferramenta.

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Cogsworth

Cogsworth é um serviço de agendamento com foco na experiência suave do cliente que se integra ao Office 365 e ao GCal. É personalizável com base na localização, disponibilidade e serviços fornecidos.

Por um processo de perguntas passo-a-passo, você pode agendar os seus compromissos. Você terá que entrar com seus compromissos:

• Que tipo de reunião quer (e por quanto tempo)
• Com quem se quer encontrar
• Um fuso horário, data, e hora
• Seu nome
• Seu número de telefone
• Seu e-mail
• Confirmar sua reunião

Você pode orquestrar buffers de compromissos e fusos horários em seu calendário, enviar notificações, traduzir texto e certificar-se de que seu calendário seja incorporado ao seu website.

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Skedify

Skedify é uma opção sólida se você tiver uma grande organização com necessidades de agendamento vastas e complicadas. É muito bom para equipes ou franquias porque você pode adicionar um certo tempo disponível de equipes e sincronizar calendários individuais dentro do calendário mestre.

Permite-lhe escolher:

• O local da sua reunião
• A hora
• As pessoas que devem participar

Skedify oferece muitas integrações – permite-lhe atribuir tarefas e acompanhar a experiência do cliente, enquanto adere às medidas de segurança necessárias.

Johan Vandecasteele, co-fundador da LeadStreet, usa Skedify com alguns dos seus clientes. Como ele diz, “Funciona muito bem com situações complexas”. Um cliente tem mais de 100 franquias, e você pode agendar uma reunião com qualquer uma delas diretamente do site. Construímos uma sincronização personalizada com o HubSpot que funciona super suavemente”

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MeetingBird

MeetingBird é uma extensão cromada criada pelos inventores do Front, que funciona como um e-mail de grupo para várias pessoas. O seu calendário é exibido em conjunto com o seu e-mail. Para utilizar esta ferramenta, você deve ter o Office 365 ou Gmail.

Oferece muitas das mesmas habilidades operacionais que muitos outros aplicativos desta lista – exibindo seu calendário aos entrevistados, criando eventos e notificações, fornecendo modelos de reuniões e oferecendo geração de enquetes.

No entanto, ele se destaca de uma forma única – permite que você economize tempo para si mesmo. E esse é realmente o objetivo de todas essas coisas, não é?

Baptiste Debever, chefe de crescimento no Feedier, diz: “É uma ferramenta muito versátil e integrada. Ela joga muito bem com a ferramenta G Suite e também pode ser integrada com o Zoom. All-in-all, eu gosto da ferramenta, e ela potencializa a maioria dos recursos que eu preciso, de graça”

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Calendly

Calendly é uma escolha muito comum para empreendedores de tecnologia. Tem uma interface muito simples e esteticamente agradável. É de fácil utilização e oferece compatibilidade de cross-software, tornando-a uma escolha popular para clientes externos. Conecta-se com o Outlook, Microsoft Office 365, iCal e Google Calendar.

Para usar a ferramenta, você simplesmente digita sua disponibilidade no Calendly, que então fornece um link para o seu calendário. Ao se comunicar com as pessoas com quem você precisa marcar uma reunião, basta enviar-lhes seu link e ele mostrará as horas em que você está disponível.

Eles podem então escolher o nome, horário, duração e local da reunião. Isto irá gerar uma reunião no seu calendário, e uma notificação será enviada para lembrá-lo e aos seus convidados antes do início da reunião.

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ScheduleOnce

ScheduleOnce é uma boa ferramenta para as equipas de vendas. Ele prioriza a fácil conexão entre os potenciais clientes da sua empresa e a equipe de vendas para alimentar diretamente o funil.

É facilmente incorporado ao seu website, marketing e campanhas de e-mail marketing, assim, em vez de apenas permitir a captura de leads, seu potencial cliente pode agendar imediatamente a partir de seu primeiro ponto de contato.

Distribui então automaticamente as informações da reunião para os membros apropriados da equipe. Esses eventos serão sincronizados em todos os calendários dos participantes.

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Acuity Scheduling

A funcionalidade do Acuity Scheduling é ampla, mas quanto mais você paga, mais você sai do serviço.

Todos os planos pagos são compatíveis com o Google Apps, Office 365, Exchange e Outlook. A videoconferência também é enfatizada, portanto Zoom, GoToMeeting e Join.me são integrados.

A ferramenta não é simplesmente para embutir um agendador no seu site, embora ela permita que você faça isso. Ela também permite que você controle a fatura, a contabilidade, os pagamentos e o envio de e-mails em massa. Os seus clientes podem ver a sua agenda e reservar o seu próprio tempo para o ver. O fácil acesso faz com que seja mais simples remarcar e pagar-lhe online.

Em alguns aspectos, é o canivete suíço dos agendadores.

Aqui está como John Doherty, fundador da Credo, descreve sua decisão de mudar para a Acuity: “Nós tentamos a maioria das ferramentas de agendamento lá fora, e recentemente decidimos que vamos mover todos os nossos agendamentos para a Acuity Scheduling porque nos dá a capacidade de API para fazer integrações personalizadas para nossa plataforma, ainda permite redirecionamentos personalizados para rastreamento de metas, e nos permite adicionar vários usuários a vários tipos de reuniões conforme necessário.”

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Rallly (Web)

Em contraste com a função Calendário Boomerang mencionada anteriormente nesta lista, Rallly é a melhor opção para aqueles que se preocupam com a exposição de suas informações privadas.

Tem desvantagens, no entanto – como a falta de integração generalizada de e-mail, a incapacidade de escolher os horários e uma escassez geral de capacidades de personalização profunda.

É baseado em pesquisas como muitos dos outros aplicativos e plugins desta lista, mas ao contrário dos outros, Rallly permite que seus entrevistados mantenham seu anonimato, mesmo que decidam se envolver na parte de discussão. Depois de criar sua enquete, você pode convidar as pessoas compartilhando o link ou enviando um e-mail para elas.

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FreeBusy

FreeBusy é freqüentemente uma opção favorita para empresas B2B, especificamente porque se integra com tantos serviços diferentes. Ele opera como uma extensão ou plugin Chrome para o e-mail do Outlook.

Aqui estão os calendários que ele suporta:

• Outlook
• Oracle
• Microsoft Exchange
• Office 365
• OwnCloud
• Salesforce
• Google
• IBM Verso
• iCloud
• Yahoo
• Zimbra
• Zoom (para videochamadas)

Quando você se inscrever, você recebe um URL único que hospeda seu calendário. Você pode enviar esse link para pessoas que queiram agendar com você, e elas podem se inscrever na sua página, ou você pode adicionar participantes a uma reunião que você criar e oferecer um dos seus horários disponíveis.

Se isso não funcionar, elas podem referenciar o seu URL. Você também pode incluir tempos de reserva em torno de suas reuniões, para que você não seja apressado. Além disso, você pode restringir certos indivíduos de solicitar horários de reunião.

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Vyte.in

Vyte.in é um agendador que funciona melhor com o iOS. É um sistema baseado em pesquisas que permite aos usuários votar nas datas e horários de reuniões sugeridos, uma vez que eles recebem um e-mail com as informações.

Vyte.in lembra-se da disponibilidade do respondente e depois sugere horários de reuniões para você. Ele registra seu horário de reunião no seu calendário assim que todos concordarem com os detalhes. É claro que os questionados também podem apenas olhar para a sua agenda com o URL personalizado Vyte.in generates.

O recurso Pro é onde ele realmente brilha – o Pro permite que você crie buffers (como o FreeBusy) entre as reuniões e evita que você mesmo faça overbooking, permitindo que você anote as datas mesmo que elas sejam tímidas.

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Meetin.gs

Meetin.gs é um agendador pessoal compatível com as aplicações Google e o Office 365. Ele funciona melhor através de dispositivos móveis que operam no Android e iOS. Como muitos outros aplicativos, ele permite que você faça sua própria página – com uma URL única que você pode enviar – dedicada ao seu calendário. Você pode personalizar a duração, localização e estilo de reunião que quiser, depois enviar convites.

Este aplicativo permite que o usuário veja todas as suas reuniões em uma linha do tempo e tome agenda ou notas de reunião dentro do aplicativo para que todos possam acessar. O recurso de crowd-sourcing e compartilhamento facilita a passagem de notas ou agendas para seus empregadores ou funcionários.

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X.ai

X.ai é debatidamente um dos aplicativos mais exclusivos desta lista, pois é executado inteiramente por inteligência artificial. Mais uma vez, se a privacidade é sua preocupação, este pode não ser o serviço para você, mas se você preferir eficiência, esta é uma boa opção.

É compatível com as aplicações Google, Okta e Outlook. Quando você registra sua conta, você permite o acesso a todas as suas informações pertinentes – calendário, contatos, e-mail, IDs, etc.

Quando você configura um evento, envie um e-mail para o convidado e CC o endereço de e-mail do seu bot, que será dado a você conforme você configurar. No email, escreva o nome do bot e depois as instruções do evento. Se precisar de mais esclarecimentos, o bot pode enviar um email ao convidado com a sua disponibilidade de agenda e pode a partir daí obter os detalhes. Assim que uma reunião for acordada, um convite será enviado a todas as partes envolvidas.

Max Benz, fundador do EasyContent, explica porque a ferramenta é particularmente útil: “Você pode pensar que o termo ‘IA’ é usado com muita freqüência, e você pode estar certo, mas esta ferramenta definitivamente resolveu o meu ponto de dor. A ferramenta permite que eu configure reuniões via e-mail ou Slack. A X.ai me permite criar reuniões diretamente, mas também toma conta da conversa para encontrar uma data e hora adequadas para uma reunião, se necessário. Basicamente, ela atua como meu assistente pessoal ‘AI’ … o que foi um pouco estranho primeiro (mas os resultados falam por si mesmos)”

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Ultimamente, as opções são infinitas para as ferramentas de agendamento de grupos. A escolha é sua, qual delas se adequa ao seu fluxo de trabalho pessoal. Se você valoriza a privacidade, eficiência ou transparência, qualquer um destes serviços vale a pena investigar para o seu negócio.

Se você está procurando uma maneira rápida e fácil de agendar reuniões ou compromissos, confira HubSpot Meetings.